Tarkib

• Qadamlar
• Maslahat
• Ogohlantirish

Shubhasiz, hayotlarida ko'pchilik odamlar ba'zida shikoyat xati yozishlari kerak. Siz biron bir mahsulot yoki xizmatdan norozi bo'lganingizda, muloyim shikoyat xati yozish orqali siz ham, kompaniyangiz uchun ham foyda keltiradigan tarzda muammo bilan shug'ullanishingiz mumkin. Murakkab bo'lmagan shikoyat xati yozish ham qo'rqitmaydi - faqat muammoni aytib berish va muloyim chora so'rash kifoya.

Qadamlar

3-usulning 1-usuli: Shikoyat xati yozing

1. 

   Maktubingizni mijozlarga xizmat ko'rsatish xizmatiga yuboring. Muvaffaqiyatning eng yaxshi imkoniyatini olish uchun shikoyat xatingizni to'g'ridan-to'g'ri kompaniyaning mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga yuboring. Mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limi shikoyatlarni ko'rib chiqishga ixtisoslashgan va sizning pochtangiz samarali ko'rib chiqilishi mumkin.
   • Mijozlarga xizmat ko'rsatish menejeri yoki direktorining ismini bilib olishga va ularni to'g'ridan-to'g'ri ularga yuborishga harakat qiling. Siz maktubingizni eng yaxshi tilaklar bilan yoki eng yaxshi tilaklar bilan ochishingiz kerak Bobom, buvim, miss va menejer yoki direktorning ismi. Agar siz mijozlarga xizmat ko'rsatish menejerining ismini topa olmasangiz, uni yozing Hurmatli janob yoki xonim.
   • Mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limining manzilini kompaniyaning veb-saytida, risolalarida yoki mahsulotning qadoqlash yoki yorliqlarida topish mumkin.

2. 

   
   
   Ishning mohiyatini tezda bilib oling. Xatning birinchi satrida nima uchun shikoyat yozayotganingizni va nimadan shikoyat qilayotganingizni aniq ko'rsatib o'tishingiz kerak. Har qanday tegishli seriya raqamlari yoki seriya raqamlari bilan birga xizmatlarni sotib olgan yoki olgan sana, vaqt va joyni o'z ichiga olgan iloji boricha ko'proq dalillarni taqdim etishga harakat qiling.
   • Qabul qiluvchining maktubning pastki satrini 5 soniyadan kamroq vaqt ichida aniqlay olishi uchun, uzoq muddatli yoki beparvolik bilan tanishishdan saqlaning.
   • Dastlabki jumladan keyin xatboshida batafsilroq ma'lumot berishingiz yoki muammoli vaziyatni tushuntirishingiz mumkin, ammo xatning birinchi satri o'quvchining e'tiborini iloji boricha tezroq sizning shikoyatingizga yo'naltirishi kerak.
   • Masalan, siz shunday bir narsani boshlashingiz mumkin: "Men ushbu xatni sizning kompaniyangizdan ..., shahar ... kuni sotib olgan nuqsonli sochlarini fenidan shikoyat qilish uchun yozyapman."

3. 

   
   
   So'rovingizni ayting. Agar siz yangi mahsulotga, pulni qaytarib berishga, ta'mirlashga yoki boshqa tovon puliga almashtirishni xohlasangiz, buni xatingizning ikkinchi xatboshisida ko'rsating. Bu sizga oldindan formatlangan javob yoki boshqa umumiy mulohazalarni qabul qilishdan qochishga yordam beradi, shuningdek muammoni siz xohlagan yo'nalishda hal qilishga yordam beradi.
   • Iloji boricha foydali fikr bildirishga harakat qiling va shu bilan birga kompaniya bilan munosabatlarni davom ettirish istagingizni bildiring. Agar siz pulni qaytarib berishni yoki boshqa turdagi tovon puli talab qilsangiz, boshqa joylarda boshqa biron bir muammolarni hal qilish rejasi to'g'risida kompaniyani xabardor qilsangiz, ular sizning muammoingizni hal qilishga unday olmaydi.
   • Agar siz kompaniyani yanada jiddiy muammoni hal qilishini istasangiz, uni xatingizda aniq qilib qo'ying, ammo buni tushunishingizni ko'rsatib, uzoq vaqt talab qilishi mumkin.
   • Birinchi xatda qonuniy choralar ko'rasiz deb tahdid qilmang. Bu boshqa chora topilmaganda oxirgi chora, lekin avval shikoyat xati yuboring va kompaniyadan javob kuting.

4. 

   
   
   
   
   Tegishli hujjatlarni ilova qiling. Bu hisob-faktura, kafolat, siz yuborgan chekning nusxasi va iloji bo'lsa fotosurat yoki videoni o'z ichiga olishi mumkin. Barcha hujjatlar sizning xatingiz bilan birga yuborilishi kerak.
   • Iltimos, faqat topshirganingizga e'tibor bering nusxa ko'chirish lekin asl nusxalarini yubormaydi. Aks holda siz boshqalarga dalil keltirishingiz kerak bo'lsa, muhim ma'lumotlar yo'qolishi yoki yo'qolishi mumkin.
   • Shuningdek, xatingizga kiritilgan hujjatlarni aniq va aniq aniqlaganingizga ishonch hosil qiling. Masalan: "Iltimos, mening asl kvitansimning nusxasini, sochlarini fen mashinasi kafolati nusxasini va seriya raqami ma'lumotlarini ko'ring."

5. 

   
   
   Muammoni hal qilish uchun ularga oqilona muddat bering. Kompaniyani muammoni hal qilishini istagan aniq vaqtni berish foydalidir, shunda siz o'zingizni xavfsiz his qilasiz va muammoni tezroq hal qilinishini tezlashtirasiz.
   • Muddatni belgilash, shuningdek, xatingiz yo'qolishi va unutilib ketishining oldini olishga yordam beradi, bu sizning munosabatingizni va kompaniyani yanada taranglashtirishi va chalkashishiga olib keladi. .
   • Ammo, shuningdek, siz beradigan vaqtni oqilona ekanligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Odatda, sizning talablaringizga qarab, bir-ikki hafta muddat beriladi.

6. 

   
   
   Xatingizni xushmuomalalik bilan to'ldiring. Yordamingiz uchun odamga minnatdorchilik bildiring va yaxshiroq natijalarga erishish uchun qachon va qanday qilib sizga murojaat qilishlarini aytib bering.
   • Xatning oxirida xabar yuboring Yaxshi tilaklar, yoki Hurmat bilan. "Salom" kabi ba'zi bir norasmiy iboralar bilan tugamang.
   reklama

3-dan 2-usul: To'g'ri uslub va formatdan foydalaning

1. 

   Odobli bo'ling. Siz juda g'azablanishingiz mumkin va siz bunga haqli bo'lishingiz mumkin, ammo siz qo'pollik qilsangiz, qabul qiluvchini faqat mudofaaga qo'yasiz. Odob bilan, hurmat bilan yozing va tahdidlardan, kinoya yoki g'azabdan saqlaning. Yodingizda bo'lsin, sizning xatingizni o'qigan odamlar sodir bo'lgan voqealar uchun to'g'ridan-to'g'ri javobgar emaslar va ular g'azablangan mijozga qaraganda xushmuomalalik va mehribon mijoz bilan ishlashga juda g'ayratli yoki tayyor bo'lishadi. va qo'pol.
   • Siz shikoyat qilayotgan kompaniya qasddan xato yoki muammo tug'dirmasligini unutmang. Aksariyat kompaniyalar mijozlar ehtiyojini qondirishni uning mezoni sifatida ishlatishadi.
   • Qabul qiluvchini yomon niyatli odam emas, balki sizga yordam berishni xohlaydigan kishi sifatida ko'rib, yanada muvaffaqiyatli bo'lasiz.
   • G'azablanganda xat yozmang, tinchlanguncha kuting. Yoki xohlasangiz, xatni o'sha erda yozishingiz mumkin, lekin uni yuborishdan oldin bir yoki ikki kun kutib turing. Har holda, unchalik mos bo'lmagan usuldan foydalanishga harakat qiling.

2. 

   Qisqa, aniq yozing. Mijozlarga xizmat ko'rsatish vakillari kuniga yuzlab xatlarni qabul qilishlari mumkin, shuning uchun o'quvchi muammo nima ekanligini aniq bilishi uchun asosiy muammoga tezda kirish muhimdir. o'qishni boshlaganingizda. Agar sizning xabaringiz juda uzun yoki batafsil bo'lsa, o'quvchilar shunchaki tarkibni chetlab o'tishga moyildirlar va ular muammo nima ekanligini va hatto siz xohlagan echimni aniq bilishmaydi.
   • Juda ko'p keraksiz yoki ortiqcha tafsilotlarni qo'ymang.
   • Faqat bitta sahifada yoki taxminan 200 ta so'zda yozishga harakat qiling.

3. 

   Qat'iy bo'ling. Maktub sizni jiddiy qabul qilayotganingizni, ayniqsa moliya bilan bog'liq jiddiy xarakterdagi shikoyatlar uchun qabul qilayotganingizni ko'rsatish uchun asosli faktlar bilan qat'iyatli ohangda yozilishi kerak.
   • O'zingizning qat'iyatliligingizni bir qator omillar, masalan, ishlatilayotgan tillarning sifati, kompaniyaning huquqlari va majburiyatlarini tushunishi, shuningdek o'z maktubingizdagi professional taqdimot orqali ko'rsating.
   • Bu omillarning barchasi sizning ishonchli ekanligingizni ko'rsatadi va sizning xatingizga javobga ijobiy ta'sir qiladi.

4. 

   Maktub aniq va aniq shaklda yozilgan bo'lishi kerak. Yuqorida ta'kidlab o'tilganidek, siz maktub formatida qanchalik professional bo'lsangiz, murojaatingizga ijobiy ta'sir ko'rsatasiz. O'zingizning ismingizni, manzilingizni va yozilgan sanangizni yuqori o'ng burchagiga, so'ngra jo'natmoqchi bo'lgan odamning ismi yoki lavozimini, chap tomonida, korpusining yuqorisida joylashgan manzilini kiriting. xatning mazmuni.
   • Maktubingizni yozing, shunda o'qish osonroq va tushunarli bo'ladi. Agar siz qo'l bilan yozishingiz kerak bo'lsa, xatingizni aniq va oson o'qilishini, silgi izlari va siyoh izlari yo'qligiga ishonch hosil qiling.
   • Imzoingiz uchun "Hurmat bilan" yoki "Hurmat bilan" satrlari ostida bo'sh joy qoldiring. O'zingizning imzoingiz ostida siz oson o'qish uchun ismingizni yozishingiz mumkin.
   • Xat chizig'ini aniq tartibda va teng ravishda joylashtiring, paragraflar o'rtasida teng masofani joylashtiring.

5. 

   Imlo va grammatik xatolarni tekshiring. Imlo va grammatik xatolar shikoyatingizga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin. Bosib chiqarishdan oldin kompyuteringizda imlo xatolari borligini sinchkovlik bilan tekshirib ko'ring yoki uni yuborishdan oldin boshqa birov o'qib chiqsin. reklama

3-dan 3-usul: Taraqqiyotni kuzatish

1. 

   Siz bergan vaqt chegarasini kuting. Sabr-toqatli bo'ling va birinchi xatda ko'rsatilgan muddat tugamaguncha boshqa choralar ko'rmang. Agar muddat tugasa va siz hali ham biron bir javob olsangiz, qo'ng'iroq qilishingiz yoki elektron pochta orqali kompaniya pochta xabarlarini olganligini tekshirishingiz mumkin.
   • Agar siz hali ham sizning xatingiz to'g'risida hech qanday ma'lumot ololmasangiz yoki kompaniyaning qaroridan norozi bo'lsangiz, siz o'zingizning xatingizni yuqori martabali shaxslarga yuborishingiz mumkin.

2. 

   Xatlarni ko'tarilgan ierarxiyada yuboring. Agar siz mijozlarga xizmat ko'rsatish direktori bilan suhbatlashishda muvaffaqiyatsiz bo'lsangiz, yuqori lavozimga ega bo'lgan odamni topishga harakat qiling va ularga xat yuboring. Har safar siz mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'yicha vakildan nazoratchiga, direktorga, vitse-prezidentga va hattoki kompaniya bosh direktorigacha bir darajani yuborasiz, shuningdek o'zingizning xabarlaringizni biriktirasiz. oldingi ofitserlarni yubordi. Bu sizga yangi kompaniyalar vakillari haqida ma'lumot beradi va shuning uchun masalani sud jarayonisiz hal qilish mumkin.
   • Xabarni to'g'ridan-to'g'ri yuqori shaxsga emas, balki yuqori lavozimdagi odamlarga yuborishdan oldin, avval mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga yozish yaxshiroqdir. Mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limi bunday shikoyatlarni ko'rib chiqishga ixtisoslashganligi sababli, bosh direktorga yuborilgan har qanday xat, ehtimol, ushbu bo'limga yuboriladi.
   • Shikoyat xatingiz bosh direktor tomonidan mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga qaytarib yuborilganda, ushbu bo'lim xodimlari sizga yaxshi javob bermasligi mumkin, chunki siz ularning menejeriga xabar bergansiz. ulardan o'tmasdan.
   • Bosh direktorga xat yuborganingizda esingizdan chiqmasin, uni aniq, ixcham va etarlicha yozing, chunki ular oldin nima bo'lganini bilishmaydi.

3. 

   Agar qonuniy choralar ko'rishni istasangiz, advokatga murojaat qiling. Advokat bundan keyin nima qilishni biladi. Yodda tutingki, qonuniy choralar faqat so'nggi chora hisoblanadi. Maktubda qonuniy choralar ko'rish bilan tahdid qilsangiz, salbiy xulq-atvor paydo bo'lishi va har qanday da'voga zarar etkazishi mumkin. Va agar ular sizni aldayotganligingiz to'g'risida dalil ko'rsatishingizni so'rashsa, bu sizga teskari ta'sir ko'rsatishi mumkin. reklama

Maslahat

• Maktubda haqoratli so'zlar yo'q. Shuni yodda tutingki, siz istagan narsa kompensatsiya yoki muammoni hal qilishdir, agar o'quvchini xafa qilsangiz, u erga etib bormaysiz. Agar siz kuchli tildan foydalanmoqchi bo'lsangiz, passiv tildan qoching va to'g'ridan-to'g'ri va aniq tildan foydalaning. Masalan, kabi kuchli so'zlardan foydalanishingiz mumkin dahshatli yoki hatto nafratkabi oddiy so'zlarni ishlatish o'rniga hafsalasi pir bo'lgan.
• Agar siz ma'lum bir odam ustidan shikoyat qilish uchun yozsangiz, faqat uning kamchiliklari haqida gapiring va butun kompaniyani ayblamang yoki obro'sini to'kmang. Agar siz kompaniya siyosatidan shikoyat qilsangiz, auditoriyani yoki u siyosatni xafa qilmang. Muammoingizni va uni qanday hal qilishni istasangiz, shunchaki ayting.
• Xat yozishdan oldin, nima bo'lganligi haqida mulohaza yuritishga biroz vaqt ajrating. Hammasini aniqlab, nimani xohlayotganingizni bilib, kompaniyadan bu bilan shug'ullanishni so'raganingizdan so'ng, siz xatingizni yozishga tayyor bo'lasiz.
• Chiquvchi xatga ismingizni, manzilingizni, elektron pochtangizni va telefon raqamingizni (iloji bo'lsa, uy, ish joyingiz va mobil telefon raqamingizni) kiritganingizga ishonch hosil qiling. Bunga qo'shimcha ravishda, siz ham, o'quvchi ham sizning shikoyatingiz bilan bog'liq ishlarni ko'rib chiqishda davom etishi uchun o'quvchi ma'lumotlarini talab qilishni unutmang.
• Yozma shikoyatni yuborish elektron pochta, faks yoki o'z blogida yoki veb-saytida sharh yuborishdan ko'ra samaraliroq. Ko'pgina kompaniyalar rasmiy yozma shikoyatlarga ustuvor ahamiyat berishadi.
• Xatingizni diqqat bilan o'qing va hamma narsa halol, samimiy va tekshirilishi mumkinligiga ishonch hosil qiling.
• Guvohlardan qasamyod maktublarini yubormang. Aslida, agar siz sudga murojaat qilishingiz mumkin deb hisoblasangiz, guvohning bayonoti va ularning ismlarini saqlashingiz kerak. Biroq, sudga murojaat qilish juda qimmatga tushishi mumkinligini yodda tuting. O'zaro kelishuvga norasmiy usulda yoki ko'pi bilan vositachi orqali erishishga harakat qilish yaxshiroqdir.
• Bir nechta iste'molchi veb-saytlari mavjud, u erda siz o'zingizning shikoyatingizni ko'tarishingiz, shuningdek, kimdir siz bilan ushbu kompaniya bilan o'xshash vaziyatga ega ekanligini tekshirishingiz mumkin.
• Barcha yozishmalar nusxalarini va ularni yuborgan sanani saqlang.

Ogohlantirish

• Zo'ravonlikka tahdid soluvchi, mol-mulkni buzadigan yoki sog'liq va xavfsizlikka tahdid soluvchi tilni ishlatish noqonuniy hisoblanadi. Tahdidlar tazyiq sifatida ko'rib chiqilishi va sudda dalil sifatida ko'rib chiqilishi va ma'muriy jazolarga, hatto qamoq jazosiga olib kelishi mumkin. Muloyim bo'ling, qo'rqitadigan fikrlarni xayolingizdan olib tashlang va hatto kamroq yozing va ularga yuboring!