Tarkib

• Qadam bosish
• 3-dan 1-usul: To'g'ri formatni tanlash
• 3-dan 2-usul: Xabaringizni yozing
• 3-dan 3-usul: Elektron pochtangizni yuborish uchun tayyorlang

Ko'p odamlar rasmiy elektron pochta xabarlarini yozishni istamaydilar. Odatda shaxsiy va norasmiy xabarlarni yuborish uchun elektron pochtadan foydalanasiz. Agar o'qituvchiga, ish beruvchiga, mijozga, davlat idorasiga yoki boshqa rasmiy manzilga elektron pochta xabarini yuborishingiz kerak bo'lsa, ba'zi oddiy ko'rsatmalarga amal qilishingiz mumkin. Xabaringizni aniq va aniq saqlang va uslub, ohang va formatlashning umumiy qabul qilingan standartlariga rioya qiling. Elektron pochtangizni yuborishdan oldin o'qishni va tekshirishni unutmang.

Qadam bosish

3-dan 1-usul: To'g'ri formatni tanlash

1. Neytral elektron pochta manzilidan foydalaning. Elektron pochta manzilidan foydalanuvchi nomi, taxallus yoki taxallusni emas, balki haqiqiy ismingizning o'zgarishini ishlatganingiz ma'qul. O'zingizning ismingizdan oshmaydigan, qo'shimcha raqamlar va harflarsiz elektron pochta manzilini yaratish uchun siz nuqta va / yoki tire yoki tire yordamida foydalanishingiz mumkin.
   • Masalan, [email protected] kabi elektron pochta manzili unchalik professional ko'rinishga ega emas. [email protected] manzili esa ancha jiddiy taassurot qoldiradi.
2. Professional shriftga rioya qiling. Ko'pgina elektron pochta provayderlari sizga juda ko'p sonli turli xil shriftlar va uslublar uslublarini tanlashga imkon bermaydi. Qanday bo'lmasin, Times New Roman yoki Arial kabi shrift bilan rasmiy elektron pochta orqali an'anaviy uslubga rioya qilish yaxshidir. Comic Sans yoki Old English kabi dekorativ shriftlardan foydalanmang. Quyidagilarni ham yodda tuting:
   • Elektron pochtangizni shrift o'lchamini, masalan, 12 o'lchamdagi shrift hajmida yozing.
   • Elektron pochtangizning mazmuni va maqsadi bilan bog'liq holda ularni ishlatish asosli bo'lmasa, kursiv, ajratilgan yoki rangli shriftlar kabi maxsus uslublardan saqlaning.
   • Matnning hammasini katta harflar bilan yozmang. Agar siz hamma narsani katta harflar bilan yozsangiz, siz oluvchiga baqirganga o'xshaysiz.
3. Qisqa va aniq mavzuni tanlang. Mavzularingizda elektron pochta manzilini aniq tasvirlaydigan kalit so'zlardan foydalaning, bir necha so'zdan oshmasligi kerak. Shunday qilib, siz o'quvchining sizning xabaringizni e'tiborsiz qoldirishiga yordam berasiz, chunki elektron pochtada mavzu yo'q, mavzu juda noaniq yoki elektron pochta muhim emas degan taassurot qoldiradi.
   • "Savol", "Mendan kelgan xabar" yoki "Muhim mavzu haqida elektron pochta" kabi mavzular juda noaniq yoki ortiqcha, shuning uchun umuman foydasiz.
   • Boshqa tomondan, "12 mart kuni bo'lib o'tadigan jadval, mehmonlar ro'yxati, tushlik afzalliklari va yig'ilishlarga umumiy nuqtai" kabi mavzu juda uzoq. Bundan tashqari, ushbu sarlavha bir nechta mavzularni qamrab oladi.
   • "Eskalatorga etkazilgan zarar 12 mart kuni" kabi sarlavha qisqa va tushunarli. U qabul qiluvchini bitta asosiy mavzuga va tegishli sanaga ishora qiladi.

3-dan 2-usul: Xabaringizni yozing

1. Tegishli salomni tanlang. Har doim rasmiy elektron pochta xabarini tegishli salom bilan boshlang. Eng yaxshisi, manzilni ism-sharif bilan chaqirish (agar siz ularni bilsangiz). Printsipial jihatdan rasmiy elektron pochta xabarining salomi har doim "Aziz ..." bilan boshlanadi, so'ngra unvon (janob / xonim), shaxsning familiyasi va vergul. Agar siz allaqachon elektron pochta manzilini yuboradigan odamni bilsangiz, siz salomingizni "Aziz ..." bilan boshlashingiz mumkin, keyin uning ismi.
   • Agar elektron pochta manzilingiz kimning nomini bilishini bilmasangiz, "Hurmatli janob / xonim", "Hurmatli rais / Hurmatli kengash" yoki kerak bo'lsa "Kimga tegishli" kabi salomlardan foydalaning.
   • Elektron pochtangizni "Salom", "Salom", "Xayr" yoki boshqa oddiy tabriklar bilan boshlamang.
2. Agar kerak bo'lsa, birinchi xatboshida o'zingizni tanishtiring. Agar sizning xabaringiz hozirda siz bilan aloqasi bo'lmagan odamga, masalan, yangi mijozga yuborilgan bo'lsa, siz murojaat qilmoqchi bo'lgan kompaniyaning Ishga qabul qilish va tanlash bo'limi boshlig'i yoki munitsipalitet xodimi, avval ayting siz kimsiz va sizning xabaringiz sababi nima. Buni elektron pochtangizning boshida bir-ikki jumla bilan bajaring.
   • Masalan, potentsial ish beruvchiga elektron pochta xabarini yuborishni istasangiz, “Mening ismim Erik van Raam. Ushbu elektron xabarni yuborish sababi, men CarrièreXYZ.nl veb-saytida aytib o'tilgan ma'muriy yordamchi lavozimiga murojaat qilmoqchiman. "
3. Eng muhim ma'lumotlardan boshlang. O'zingizni tanishtirgandan va xabaringizning sababini umumlashtirgandan so'ng, elektron pochtangizning asosiy qismiga o'tishingiz mumkin. Eng muhim ma'lumotlarni deyarli yuqoriga qo'ying. Shu tarzda siz qabul qiluvchining qimmatli vaqtiga hurmat ko'rsatasiz va elektron pochtangizning maqsadini tezda aniqlaysiz.
   • Masalan, agar siz davlat idorasidagi davlat xizmatchisiga xat yozayotgan bo'lsangiz, birinchi navbatda: «Mening ismim Aletta van Raam. Men sizning elektron pochta manzilingizni Prokuratura xizmati veb-saytidan topdim. Sizga 2009 yil 31 dekabrda yo'l harakati qoidalarini buzganligi sababli kelgan chaqiruv varag'ini so'roq qilish uchun yozyapman. "
4. Qanday ekanligini to'g'ridan-to'g'ri ayting. Rasmiy elektron pochtada, muloyim bo'lib tursangiz, to'g'ridan-to'g'ri bo'lish mutlaqo muammo emas. Butani aylanib o'tib, siz faqat o'quvchingizning e'tiborini pasayishiga erishasiz, shu bilan siz nimani xohlayotganingizni yoki nimaga muhtojligingizni aniqlaysiz.
   • Masalan, o'qituvchiga elektron pochta orqali xabar yuborayotgan bo'lsangiz, bo'sh joyni keraksiz plomba bilan bo'shatmang: "Men Diana Franssen. Meni taniysizmi? Hozirda kimyo 221 mening eng sevimli fanim. Menga ma'ruzalarning tashkil etilishi yoqadi. Men har doim hamma narsani mukammal kuzatib borishim mumkin va imtihonda nimani kutishim kerakligini doim bilaman. Imtihonlar haqida gapirganda, keyingi imtihon haftasi haqida so'ramoqchi edim. "
   • Buning o'rniga quyidagicha yozish juda aniq: "Mening ismim Diana Franssen va men siz bilan Chemical 221da qatnashaman. Sizga kelgusi imtihon vaqtlarida yuzaga kelishi mumkin bo'lgan mojaro haqida savol bilan yozyapman".
5. Qisqa tuting. Elektron pochtaning belgilangan uzunligi uchun standart qoidalar mavjud emas. Shunga qaramay, elektron pochta xabarlari uchun bitta ekran (noutbuk yoki kompyuter) sirtining maksimal uzunligini saqlab qolish yaxshidir.
   • Agar sizning elektron pochtangiz nisbatan uzun bo'lsa, uni bir nechta qisqa xatboshilarga ajrating. Har bir xat boshida indentatsiya o'rniga, ikkita xatboshiga bo'sh satr qo'ying.
6. Tilingizni rasmiy ravishda saqlang. Siz rasmiy elektron pochta xabarini professional kontekstda yozasiz, shuning uchun siz tabiiy ravishda yaxshi taassurot qoldirishni xohlaysiz. To'liq jumlalar va muloyim iboralardan foydalaning. Quyidagi kabi narsalardan qoching:
   • Argo
   • Keraksiz qisqartmalar yoki qisqarishlar
   • Smayliklar va tabassumlar
   • Vulgar tili
   • Hazillar
7. Elektron pochtangizni to'g'ri yoping. Salomga taalluqli narsa yopilishga ham tegishli. Siz rasmiy elektron pochtani bir qancha maqbul usullar bilan yopishingiz mumkin. Har doim yopilish ostiga to'liq ismingizni va lavozimingizni kiriting. Elektron pochtangiz tarkibiga qarab siz quyidagi yopilishlardan birini yoki bir nechtasini ishlatishingiz mumkin:
   • "Javobingizni kutaman, men qolaman"
   • 'Hurmat ila,'
   • "Hurmat bilan"
   • - Oldindan katta rahmat,
   • "Do'stona tashakkur,"

3-dan 3-usul: Elektron pochtangizni yuborish uchun tayyorlang

1. Qo'shmoqchi bo'lgan barcha qo'shimchalarni qo'shing. Agar sizga elektron pochtangizga ba'zi qo'shimchalarni qo'shishingiz kerak bo'lsa, iltimos, ularni elektron pochta manziliga kiriting, qabul qiluvchiga elektron pochta orqali qo'shimchalar mavjudligini xabar qiling. Qo'shimchalarning soni va hajmini kichik tutganingizdan xursand bo'ling va an'anaviy va keng mos keladigan fayl turlarini tanlang.
   • Masalan, quyidagicha izoh qo'shing: "Men sizga rezyume va portfelimning nusxasini PDF formatida yuboraman."
2. Imlo va grammatik xatolar uchun elektron pochtangizni diqqat bilan tekshiring. Elektron pochta xizmati provayderingiz yoki matnni qayta ishlash dasturining imlo tekshirgichiga ko'r-ko'rona ishonmang. Elektron pochtangizni baland ovozda o'qish yoki birovdan sizdan uni tekshirishini so'rash - xatolarni, noto'g'ri yozishni yoki tushunarsiz jumlalarni tanlashning ajoyib usuli.
3. Elektron pochtangizda maxfiy ma'lumotlar yo'qligiga ishonch hosil qiling. Elektron pochta 100% xavfsiz aloqa tizimi emasligini doimo yodda tuting. Shuni yodda tutingki, elektron pochta serverlarini buzish mumkin yoki qabul qiluvchi ataylab yoki xohlamasdan, siz boshqalar bilan oshkor qilishni istamagan ma'lumotlaringizni baham ko'rishi mumkin.
   • Parollar, hisob raqamlari yoki boshqa maxfiy ma'lumotlarni elektron pochtaga qo'shishdan saqlaning.