Tarkib

• Qadamlar
• Maslahat
• Sizga nima kerak

Ofis fayllarini tartibga solish oddiy ish emas, ayniqsa katta hajmdagi fayllar va hujjatlarni tartibga solish haqida gap ketganda. Biroq, ushbu muammoni oldindan rejalashtirish va hujjatlarni topshirish tizimiga qaror qilish orqali engishingiz mumkin. Bu sizning biznes profilingizni tashkil qilishda yordam beradi va muhim hujjatlarni tezroq topishingizni ta'minlaydi. Sizning vazifangizni boshlash uchun sizning ofis yozuvlaringizni qanday tashkil qilish kerakligi haqida quyidagi maqolani tekshirishingiz mumkin.

Qadamlar

3-qismning 1-qismi: Vaqtni to'g'ri tartibga soling

1. 

   O'rtangizda chalg'itmaslik uchun arizangizni tartibga solish uchun belgilangan vaqtni ajrating. Ishga kirishishdan oldin yangi profil yaratishga karton va stikerlarni tayyorlang. reklama

3-qismning 2-qismi: Hujjatlar va yozuvlarni tartibga solish

1. 

   
   
   Hujjatlar va fayllar uyumlarini kichikroq, boshqariladigan bo'laklarga bo'ling.
   • Birma-bir ishlov berish uchun stekni qayta ishlash va keraksiz qog'ozlarni tozalash yoki yo'q qilish, ularni kamaytirish va ortiqcha miqdorni cheklash.
   • Qolgan hujjatlar va fayllarni ikkita alohida qismga ajrating, biri kelgusi oylarda qayta ishlanishi kerak bo'lgan fayllar uchun, ikkinchisi shoshilinch qayta ishlashni talab qilmaydigan arxiv fayllari uchun.

2. 

   
   
   Mijoz profilingiz bo'lsa, papkalarni alifbo tartibida tartibga soling. Masalan, agar har bir biriktiruvchi shaxs yoki kompaniyaning nomi bo'lsa, siz yozuvlarni o'sha odamning nomiga qarab saralashingiz mumkin. Bunday holda, mijozning to'liq ismini o'z ichiga olgan har bir profil kartasiga yorliq qo'yishingiz kerak.Muqovalaringizni alfavit bo'yicha tartiblang, so'ngra qaysi tortmachaning nomi ma'lum bir harf bilan boshlanishini ko'rish uchun hujjat yorlig'iga belgi qo'ying.

3. 

   
   
   Agar yozuvlar biznesning ko'plab qismlariga tegishli bo'lsa, toifalar bo'yicha saralash. Ba'zi yozuvlar hisob-fakturalar, kafolatlar yoki shartnomalar bilan bog'liq bo'lib, ularni turli toifalarga ajratishingiz kerak. Har bir yozuvni tegishli ravishda etiketlang va barcha tegishli hujjatlarni yozuvga qo'ying. Ikkilamchi profil yaratishingiz kerak bo'lishi mumkin, shuning uchun har bir toifani belgilash uchun osilgan qopqoqni va ikkinchi darajali qopqoqni ishlating.
   • Muhim qog'ozlarni tezda topishingiz uchun shoshilinch hujjatlar portfelini yarating.
   • Vaqtinchalik fayllarni oldiga va arxiv fayllarini tortmasining orqa qismiga qo'ying, shunda siz ishlov berishga muhtoj bo'lgan fayllarga osonlikcha kirishingiz mumkin.
   reklama

3-qismning 3-qismi: Yozuvlarni oylar bo'yicha saralash

1. 

   Yuqoridagi usullardan foydalanish bilan bir qatorda siz bog'lovchilaringizni Month (and Year-) bo'yicha tartibga solishingiz mumkin. Agar darhol uni tartibga solishga vaqtingiz bo'lmasa, hujjatlaringizni sanani qayta ishlash uchun oylik yozuvingizga yozib qo'yishingiz mumkin. Ushbu qadam, shuningdek, hujjatlarni qayerda tezroq saqlash kerakligini aniqlashga yordam beradi.
   • Oylik profil boshqa turdagi hujjatlarni saqlash uchun ham javob beradi.

2. 

   Yil oxirida oylik yozuvda qolgan qog'ozlarni tekshiring va shablon, shuningdek, yangi profil guruhi (toifadagi ism) tizimda yo'qligini bilib olishingiz mumkin. Yangi yilda ushbu hujjatlar uchun profillar yarating.

3. 

   Qolgan qog'ozlarni oyga klip qiling. "Aralash" guruhi (Yil) ostida faylda saqlang. reklama

Maslahat

• Yozuvlaringizni tartibga solgandan so'ng, ofisda tartibni saqlashingiz kerak. Ish yuritish tizimini tuzating va qog'ozlarni joyiga qaytaring.
• Yangi ish yuritish tizimiga aralashmaslik uchun keraksiz hujjatlarni tashlab yuboring, qayta ishlang yoki yo'q qiling.

Sizga nima kerak

• Shkaflarni topshirish
• Muqova osilgan
• Qattiq qopqoq
• Stikerlar
• Belgilagichlar