Muallif:
Lewis Jackson
Yaratilish Sanasi:
5 Mayl 2021
Yangilanish Sanasi:
1 Iyul 2024
Tarkib
Tadbirlarni tashkil qilish juda qiyin vazifa bo'lib tuyuladi va agar sizda rejangiz va rejangiz bo'lmasa, ishlar yanada murakkablashadi. Shunday qilib, bundan qochishga harakat qiling - bir necha oy oldin tayyorgarlik ko'ring va tadbir davomida xotirjamlikni saqlang.
Qadamlar
4-usulning 1-usuli: Tadbirdan bir necha oy oldin rejalashtirish
Tadbirning maqsadini aniqlang. Tashkilotingizning maqsadini aniqlash tadbiringizni to'g'ri yo'lda saqlashga yordam beradi. Jamiyatni tarbiyalash uchun tadbir rejalashtirmoqdamisiz? Potentsial homiylarni ishontirasizmi? Muayyan shaxsni yoki guruhni maqtaysizmi? Ushbu maqsadni iloji boricha batafsilroq ko'rib chiqing. Siz nima qilsangiz ham (ta'lim bering, ishontiring, maqtang va hokazo), nima uchun yana shunday qilasizmi?
- Buni o'zingizning vazifangiz haqidagi bayonot yoki muvaffaqiyatga erishish sharti deb o'ylang. Nimani aniq bilishni bilsangiz, buni ancha osonlashtirasiz!
Maqsadlarni belgilang.Aynan Siz nimaga erishmoqchisiz? Tadbirga kelgan odamlarning soni emas, balki bu sodir bo'lganligi emas - tadbir qanday bo'lishini xohlaysiz? Tashkilotingizga 5 ta yangi a'zo? 20 million dongni ko'tardingizmi? Boshqalarning fikrini o'zgartirish kerakmi? Hammani hayajonlantirasizmi?- Tadbirdan eng ko'p xohlagan 3 ta natijani o'ylab ko'ring va ularni amalga oshirishga e'tibor bering. Siz bitta moliyaviy maqsadni, bitta ijtimoiy maqsadni va bitta shaxsiy maqsadni tortishingiz mumkin - bu sizga bog'liq!
Ko'ngillilarni yig'ing. Tashkiliy qo'mitaning turli sohalarida yaxshi va yaxshi a'zolar kerak. Ular sizga rejalashtirish, byudjetni tuzishdan tortib, taklifnomalarni yuborish, plakatlarni loyihalash, mehmonlarni kutib olish va tadbirdan keyin tozalash kabi barcha ishlarda yordam berishlari mumkin. Boshqacha qilib aytganda, ular sizga ishni bajarishda yordam beradi. Iloji bo'lsa, ishonishingiz mumkin bo'lgan ko'ngillilarni toping!- Tashkilotchilar va tadbir menejerlari siz rejada belgilangan jadvalga muvofiq ishlashiga ishonch hosil qiling. Tomonlar o'rtasidagi hamkorlik sizning ishingizni osonlashtiradi. Birovdan yordam so'raganda, boshidanoq undan kutgan narsalaringiz va tadbirda ularning ishtirok etish darajasi to'g'risida aniqroq bilib oling.
- Agar ko'ngilli topolmasangiz, tadbir guruhini yollang! Bu butunlay siz o'tkazadigan tadbir turiga bog'liq. Siz maydonni tadbir jamoasi bilan ijaraga olishingiz yoki uchinchi shaxsdan ijaraga olishingiz mumkin.
Bashoratli byudjet. Barcha xarajatlar, daromadlar, grantlar va boshqa g'ayrioddiy xarajatlar byudjetga kiritilishi kerak. Agar siz byudjet qilmasangiz, siz sarflagan narsangizni tushunmasdan, tadbirni qalin veksellar va bo'sh hamyon bilan yakunlaysiz. Birinchi kundanoq haqiqatparvar bo'ling, shunda keyin hayron bo'lmang!- Xarajatlarni past darajada ushlab turish usullarini toping. Bepul ishlash uchun ko'ngillilarni yollay olasizmi? Ijara uchun arzonroq joylarni ko'rib chiqing (masalan, kimningdir uyi)? Unutmangki, kichik, sodda, ammo muvaffaqiyatli uchrashuv muvaffaqiyatsiz bo'lgan hashamatli ziyofatdan ko'ra yaxshiroqdir.
Hodisa vaqti va joyini aniqlang. Bu omil juda muhim tadbir. Odamlar "Ha, men u erda bo'laman!" Deyishlari uchun sizning tadbiringiz vaqti va joyi qanday bo'lishi kerak? Tadbirni hamma bepul bo'lgan vaqtda va siz ijaraga oladigan qulay joyda o'tkazmoqchisiz!
- O'zingiz yashaydigan jamoat jadvalini ko'rib chiqing va tadbirda kimlar ishtirok etishini ko'rib chiqing. Agar siz uy bekalarini nishonga olsangiz, kun va mahalla tadbirlarini tashkil qilish eng yaxshi variant (siz qo'shimcha ravishda parvarish xizmatlarini ko'rsatishingiz mumkin). Agar talaba ishtirokchisi bo'lsa, tadbirni shahar markazida hafta davomida bir oqshom o'tkazing. Iloji bo'lsa, ularning joyiga borishingiz kerak Assambleya.
- Albatta, siz oldindan zahiralashingiz kerak bo'lgan ko'plab tadbir joylari bo'ladi. Ushbu joylarni iloji boricha tezroq ijaraga olish uchun murojaat qiling. Ular siz o'ylagandan ham qimmatroq bo'lishi mumkin!
Logistikani ko'rib chiqing. Siz har jihatdan logistika haqida o'ylashingiz kerak. Avtoturargoh qanday bo'ladi? Nogironlarning ishtirok etish qobiliyati? Voqealar maydoni bilan nima qilishingiz mumkin? Sizga qanday uskunalar kerak? Sizga pul evaziga qo'shimcha narsa kerak bo'ladimi (masalan, karnay ichimliklari, nishonlar, nashrlar)? Tadbirning muammosiz o'tishi uchun qancha odam kerak bo'ladi?
- Tadbirning barcha jihatlarini ko'rib chiqish uchun mulohaza yuritish va tashkilotchilar a'zolari bilan muhokama qilish juda muhimdir. Ko'rishingiz va qochishingiz mumkin bo'lgan to'siqlar bormi? Mehmonlarga turar joy kerakmi? Qanday istisnolar talab qilinadi?
Marketing va reklama haqida o'ylang. Tadbirga tayyorgarlik ko'rayotganda, plakat qoralamasini tuzing. Afishada sana, vaqt, joy, asosiy mehmonlar, tadbir nomi va tadbir mavzusi yoki yorlig'i haqida ma'lumot bo'lishi kerak. Tayyorgarlik vaqti juda erta bo'lganligi sababli, siz ushbu tarkibni diqqat bilan o'ylab ko'p vaqt sarflashingiz mumkin, ammo bo'limlarning barchasi birlashtirilganligini ko'rish uchun dastlabki qoralamani tuzishingiz kerak!
- Tadbirni targ'ib qilishning boshqa usullari haqida o'ylab ko'ring. Elektron pochta xabarlari yuborilsinmi? Pochta pochtasi? Facebook, Twitter yoki bir qator onlayn tadbir saytlarida ma'lumot berasizmi (batafsilroq keyinroq)? Sizga nima kerak oldin odamlarni jalb qilish uchun tadbirlar va sizga kerak bo'lgan narsalar yilda ularni ushlab turish uchun tadbirlar?
Ishni qayta tashkil eting. Ehtimol, siz hozir o'zingizni juda chalkash his qilyapsiz. Chuqur nafas oling va Excel dasturini oching. Tadbirda tadbirlar jadvalining loyihasini tayyorlang. Fikrlaringizni tartibga solish uchun bir nechta Excel jadvallaridan foydalaning. Bu paytda keraksiz hujjatlar kabi ko'rinishi mumkin, ammo yaqin ikki oy ichida siz o'zingizga g'amxo'rlik qilganingiz uchun o'zingizga minnatdor bo'lasiz.
- Har bir mashg'ulot uchun ish jadvalini (belgilangan muddatlar bilan) ishlab chiqing. Tashkilotchilarning barcha a'zolarini, qachon va qaerda kerakligini yozing. Shu tarzda, siz o'zingizning ishingizni rejalashtirishingiz va keyinroq savollardan qochishingiz mumkin.
4 ning 2-usuli: Tadbirdan oldin ishni 2 hafta davomida rejalashtiring
Hammasi tayyor ekanligiga ishonch hosil qiling. Vaqtni, joylashuvni, asosiy mehmonlarni, tadbir tashkilotchisini, tadbir nomi va yorlig'ini aniqlang. Bo'ladimi? har qanday narsa Yo'ldan adashishimiz mumkinmi? Oxirgi daqiqada o'zgarishlar bo'lishi mumkinmi? Ayni paytda hamma narsa qora va oq qog'ozda bo'lgani kabi aniq bo'lishi kerak.
Tashkilotchilar a'zolari bilan uchrashish. Byudjet, jadval va boshqalarni tasdiqlashni talab qilish. tashkilotchilar hamda tadbir menejerlaridan. Endi savollar bilan shug'ullanish uchun to'g'ri vaqt. Har kim o'z majburiyatlarini hali tushunganmi? Ular hamma narsaga qulaymi?
- Yana bir bor tashkilotchilar bilan, shuningdek ko'ngillilar bilan uchrashib, yuzaga kelishi mumkin bo'lgan muammolar haqida o'ylang. Bu sizning harakatlaringizni rejalashtirish uchun eng yaxshi vaqt.
- Tashkilotchilarda ichki muammolar bo'lmasligiga ishonch hosil qiling. Barcha bo'lim rahbarlari, tashkilotchilar va ko'ngillilar bilan aloqada bo'ling.
Ishni turli odamlar orasida taqsimlang va tajribaga ega bo'lgan odam barcha faoliyatni muvofiqlashtirsin. Agar bu ayniqsa katta miqyosdagi tadbir bo'lsa, bir kishining nazorati ostida turli tadbirlarni muvofiqlashtirish uchun bir nechta odamni tayinlang. Ushbu rahbarga tashkilotchilar a'zolari ishonishlari shart.
- Tadbir boshlanishidan oldin mehmonlarni kutib olish va suhbatlashish uchun vaqt ajratish uchun bitta-ikkita a'zoni tayinlashingiz kerak.Asosan, ular barcha mehmonlarni ko'tarish va ularga g'amxo'rlik qilishlarini ko'rishga imkon berish uchun mas'ul resepsiyondir.
Voqealar bilan bog'liq barcha onlayn sahifalarni yangilab turing. Ehtimol siz allaqachon Facebook va Twitter-ni bilasiz, ammo targ'ib qilishda foydalanishingiz mumkin bo'lgan ko'plab boshqa onlayn saytlar mavjud, masalan Eventbrite, Evite va Meetup. Agar siz ushbu sahifalar haqida hech qachon eshitmagan bo'lsangiz, hoziroq qidirib toping! Agar sizning tadbiringiz chet elda bo'lsa va siz chiptalarni Internetda sotmoqchi bo'lsangiz, Ticketbud juda foydali.
- Va agar mavjud bo'lsa, tadbirning onlayn sahifasini, blogini yoki Facebook sahifasini yangilang. Siz voqea eslatmalarini yuborishingiz, fotosuratlarni joylashtirishingiz va voqealarga javoblarni boshqarishingiz mumkin. Internetda qanchalik faol bo'lsangiz, tadbir shunchalik keng tarqaladi. Agar siz bog'dorchilik, uyni bezatish yoki boshqa ijodiy sohalar bilan bog'liq tadbirni o'tkazayotgan bo'lsangiz, Pinterest-dan ham foydalanishingiz mumkin.
Homiylik va boshqa pul manbalarini mehmonlardan to'plang. Kelgusi haftalarda paydo bo'ladigan harajatlarning ko'p turlari mavjud va buning hammasini o'zingiz to'lashni xohlamaysiz! Boshlang'ich xarajatlar uchun ozgina harakat qiling - bu tadbirni ijaraga olish, jihozlar yoki ziyofatmi? Shuningdek, tadbirga tayyorgarlikni boshlashdan oldin yuqoridagi summalarning bir qismini to'lashingiz kerak bo'lishi mumkin.
- Hujjatlar, sertifikatlar, hisob-fakturalar va boshqa hujjatlar bilan ishlash tizimini yaratganingizga ishonch hosil qiling. Kelajakda ma'lumot olish uchun barcha hujjatlarni saqlashingiz kerak, shuning uchun siz tezroq uyushgan bo'lsangiz, kelajak shunchalik qulayroq bo'ladi, ayniqsa sizning sherikingiz professional bo'lmagan holda ishlaydi.
Tadbirni targ'ib qilish. Nashrlarni tayyorlang, reklamalarni boshlang, matbuotga nashr eting, taklifnomalar, telefon qo'ng'iroqlari, elektron pochta orqali aloqa guruhlari yuboring, potentsial ishtirokchilar yoki homiylar bilan uchrashing. Qanday qilib odamlar sizning tadbiringizni bilishadi va ishtirok etishadi? Siz beradigan ma'lumotlar to'liq ekanligiga ishonch hosil qiling, faqat ba'zi bir shubhali omillar bundan mustasno - mehmonning qiziqishini ham rag'batlantirish kerak!
- Maqsadli auditoriyangiz haqida o'ylab ko'ring. Agar siz oqsoqollarni taklif qilmoqchi bo'lsangiz, Snapchat dasturi orqali xabarlarni yuborish uchun vaqt sarflamaysiz. Ular boradigan joylarga boring yoki auditoriyangiz foydalanadigan vositalardan foydalaning.
Tadbir uchun kerakli narsalarni to'plang. Ushbu narsalar medal, o'yin, esdalik sovg'asi, mukofot yoki sertifikatni o'z ichiga olishi mumkin. Tajribasiz odamlar e'tibor berolmaydigan juda ko'p mayda va mayda-chuyda narsalar bor, lekin siz barcha eng kichik omillarni bilishingiz kerak. Mebel, ovozli uskunalar, stollar, dasturxon va boshqa katta, muhim narsalarni unutmang!
- Bu haqida o'ylash uchun vaqt ajratishingiz kerak bo'lgan yana bir narsa. Tayyorlashni unutgan 5 ta buyumni topguningizcha to'xtamang - sharikli ruchkalar va birinchi yordam to'plamlaridan tortib batareyalar, muz kuplari va uzatma kabellari. Siz har qanday vaziyatga tayyor bo'lishni xohlaysiz.
Saralash hamma narsa. Video yozuvlarni tashkil eting. Mehmonlar uchun transportni tashkil qiling. Tozalash guruhiga ovqat tayyorlang. Ro'yxat abadiy davom etishi mumkin, ammo saralashsiz siz tadbirni tashkil qila olmaysiz!
- Ovqat va ichimlik tayyorlang. Bu shuningdek nogironlar uchun turar joy kabi maxsus turar joylarni tashkil qilish uchun yaxshi vaqt. Mehmonlarning birortasi vegetarian yoki boshqa ovqatlanish ehtiyojlarini qondirishini tekshiring. Ko'pgina onlayn tadbirlarni chiptalarni sotib olish saytlarida "o'z-o'zidan savollar" bo'limi mavjud bo'lib, bu sizning mehmonlaringizning maxsus so'rovlarini baholashga yordam beradi.
- Stol va stullarni, fonlarni, mikrofonlarni, karnaylarni, kompyuterlarni, projektorlarni, podiumlarni tayyorlang - tadbir o'tkaziladigan joyda talab qilinadigan barcha narsalar.
Aloqa ro'yxatingizni tayyorlang. Sizda tashkilotchilarning telefon raqamlari, manzillari va elektron pochta manzillari bo'lishi kerak. VIPlar (ayniqsa, muhim mehmonlar) va tovarlar yoki xizmatlarni etkazib beruvchilar bilan o'xshash ro'yxatni tuzing. Biror kishi kelmasa yoki kechiksa, bu siz foydalanishingiz mumkin bo'lgan ro'yxat.
- Aytaylik, ziyofat jamoasi kechikdi. Siz nima qilasiz? Darhol ularning aloqa ro'yxatini oling va ularga qo'ng'iroq qiling. Oh, ular sizni shunday qiladi deb o'ylashadi uni olish uchun joyga 90 funt maydalangan cho'chqa go'shti? Nima bo'lsa ham. Siz ro'yxatni janob A ga berasiz, u yuk mashinasini olib, qog'ozdagi go'sht yig'ish manziliga boradi. Siz falokatning oldini oldingiz. Endi siz ushbu xizmat guruhini yollamasligingiz yoki aniqroq ko'rsatma bermasligingizni bilasiz!
Tadbir o'tkaziladigan joyga tashkilotchilar bilan boring. Atrofingizni kuzatib turing va to'xtash joyiga, hojatxonalarga, xonalarga va eshiklarga baho bering. Nusxa ko'chirishingiz, telefon qilishingiz va kerakli narsalarni sotib olishingiz mumkin bo'lgan joylarni qidiring. Umuman olganda, tadbir o'tkaziladigan joyni qo'lingizda ushlab turing.
- Joyni ijaraga olish uchun siz murojaat qilgan odam bilan suhbatlashing. Ular joyni boshqalarga qaraganda yaxshiroq tushunishlari kerak. Siz bilishingiz kerak bo'lgan muammo bormi? Vaqt cheklanganmi? Eshik ma'lum vaqtlarda qulflanganmi? Umid qilamanki bu bo'lmaydi - lekin siz yong'in signalizatsiyasini tekshirish jadvallari haqida ham bilib olishingiz kerak.
4-dan 3-usul: Tadbirdan 24 soat oldin tayyorlang
O'zingizni bosing. Siz buni qila olasiz. Xavotirga tushmaslik va xavotirga tushmaslik, xotirjam bo'lishingiz ayniqsa muhimdir. Siz bir necha oy davomida tayyorgarlik ko'rdingiz! Hammasi yaxshi bo'ladi. Siz qanchalik xotirjam bo'lsangiz, jamoadoshlaringiz qanchalik tinch bo'lsa, tadbir shunchalik ravon bo'ladi. Bundan tashqari, hamma narsa tez orada tugaydi!
- Jiddiy ravishda, siz buni qila olasiz. Siz barcha mumkin bo'lgan muammolarni o'ylab, qo'lingizdan kelgan barcha ishni qildingiz - agar biror narsa noto'g'ri bo'lsa, muammoni qanday hal qilishni bilasiz. Va esda tuting: hech kim sizni ayblay olmaydi. Shovqinli mehmon, ovqat yaxshi emas - odamlar sizning hammasini nazorat qila olmasligingizni tushunishadi. Rohatlaning. Yaxshi bo'lasiz.
Tashkilotchilar a'zolari bilan so'nggi tekshiruv. Hodisa joyiga etib borish vaqti va qachon kelishi haqida hamma bilan suhbatlashganingizga ishonch hosil qiling. Siz istamagan narsa - tadbir kuni butun tashkilotchilar sizga qo'ng'iroq qilishganda, chunki siz orqa kirish joyi qaerdaligini bilmayapsiz.
- Hech kim hech narsa demasa yoki sizga savol bermasa ham, boshqalarning munosabatini aniqlash uchun qo'lingizdan kelganicha harakat qiling. Ularning barchasi o'z ishlaridan mamnunmi? Ular bir-birlari bilan kelishadimi? Agar yo'q bo'lsa, hamma bilan gaplashing va tugunni olib tashlashga harakat qiling. Ehtimol, kimdir boshqa bo'limga mos keladi yoki boshqalar bilan ishlaydi.
Barcha taklifnomalar va javoblarni tekshiring. Excel jadvalidagi mehmonlarni ro'yxatlang va odamlar sonini hisoblang. Aksariyat tadbirlarda tasdiqlangan ishtirokchilar soni bo'ladi emas tadbirda haqiqatan ham qatnashadigan odamlar sonini ko'rsatadi. Sizda 50 ta validator bo'lishi mumkin, ammo oxir-oqibat atigi 5 ta yoki 500 kishigacha qatnashadi. Validatorlar sonini bilishingiz kerak bo'lsa-da, juda kam yoki juda ko'p ishtirokchilar bo'lgan vaziyatni hal qilishga tayyor bo'ling!
- VIP mehmonlarga tadbir haqida eslatib qo'ying. "Eh, to'g'ri. Ertaga shunday emasmi?" Deydiganlar sonidan hayratda qolasiz. Oddiy qo'ng'iroq yoki matnli xabar yordamida siz bundan qochishingiz mumkin.
Tadbir o'tkaziladigan joyga boring va barchasi tayyor yoki yo'qligini tekshiring. Xona toza va tayyormi? Elektron qurilmalar o'rnatilgan va ishlayaptimi? Agar kerak bo'lsa, biron bir qurilmani oldindan o'rnatishingiz mumkinmi? Xodimlar tadbirga to'liq tayyorlandimi?
- Tadbirning etarli tarafdorlari bor-yo'qligini tekshirib ko'ring. Tabiiyki, agar kerak bo'lgandan ko'ra ko'proq tarafdorlaringiz bo'lsa yaxshi bo'ladi. Ehtimol siz kimnidir favqulodda vaziyatni so'rashingiz, mehmonga e'tibor berish uchun kimdir kerak bo'lishi yoki kutmagan muammoingizni hal qilishingiz kerak bo'lishi mumkin. Yoki, bilasizmi, sizga ko'proq kofe quyadigan odam kerak bo'lishi mumkin.
Tadbir ishtirokchilari uchun to'plamlarni tayyorlang. Ushbu to'plamga suv idishi, konfet barasi, yopishqoq yozuv, sharikli ruchka, risola va ularga kerak bo'lgan boshqa ma'lumotlar kiritilishi mumkin. Kichik esdalik sovg'alarini qo'shishni xohlasangiz, yaxshi fikr.Bu tadbir yaxshi tashkil etilganligini va shu bilan birga mehmonlarni o'zlarini qadrlashlarini his qilishlarini ko'rsatadigan ajoyib voqea.
- Ushbu to'plam mehmonlar yoki tashkilotchilar yoki ikkalasi uchun ham bo'lishi mumkin! Granola bar va sharikli qalam kimga yoqmaydi?
Hodisa haqida ma'lumot jadvalini (ishchi varaq yoki ishchi varaq). Bu erda vaqt va / yoki bo'limga bo'lingan barcha kerakli ma'lumotlar ro'yxati keltirilgan. Muhim tadbirlar bilan bir necha daqiqada vazifa dasturini tayyorlang. Ishlayotgan varaqning shablonini butunlay o'zingiz hal qiladi. Faqat o'qish oson bo'lishi uchun ma'lumotni minimal darajaga tushirishga harakat qiling.
- Agar siz haqiqatan ham qiyin bo'lsa, ularni yarating turlari boshqa ishlaydigan varaq foydali bo'lishi mumkin. Ma'ruzachilar qaerda va qachon bo'lishini biladigan boshqa mehmonlarning ro'yxatini bilishni xohlashadi. Tashkilotchilar uskunalar ro'yxati, vaqtlari va tozalash rejalarini xohlashadi. Ishlayotgan varaqni yaratish uchun etarli vaqtingiz bo'lsa, bu sizga juda foydali bo'ladi.
Tadbir o'tkaziladigan joyga olib keladigan narsalar ro'yxatini tuzing. Tadbirga borganingizda qanday yomon bo'ladi, hamma narsa tayyor, hamma u erda va siz uyda 12000 stakanni unutganingizni tushunasizmi? Bu yomon. Siz hammasini buzdingiz. Shunday qilib, ro'yxat tuzing, uni yana bir marta tekshiring va barcha ingredientlarni tayyorlang!
- Agar buyumlar turli joylarda tarqalgan bo'lsa, har bir kishiga aniq vazifa bering. Bunda vahima ichida 8 soat davomida yugurish va ushbu narsalarni yig'ish kerak emas. "Bitta daraxt yosh qilmaydi, uchta daraxt bir joyga to'planadi, shunda tog 'balanddir" - degan qadimgi odamlar.
4 ning 4-usuli: Hodisa sanasini boshqaring
Tadbir o'tkaziladigan joyga tashkilotchilar va ko'ngillilar bilan erta etib boring. Hamma hozir ekanligiga va elektronikaning to'g'ri ishlashiga ishonch hosil qiling. So'nggi savollaringiz bormi? Vaqt bo'lsa, keling alkogolsiz ichimliklar ichaylik, baham ko'raylik, barchani rag'batlantiramiz va dam olamiz! Siz buni qila olasiz. Siz tayyormiz
- Tashkilotchining maxsus nishoni yoki ba'zi taniqli narsalarni qo'lida olib yurishiga ishonch hosil qiling, shunda tadbir qatnashchilari kerak bo'lganda yordam so'rashlari mumkin. Ba'zan xaki kostyumlari etarli emas.
Ichkarida har xil narsalar va tashqarida. Pochta qutisiga sharlar kerakmi? Xona burchagidagi plakatlar? Eshik va yo'lak bo'ylab nima bo'ladi? Agar tadbir o'tkaziladigan joyga etib borish uchun sizning mehmonlaringiz xaotik labirintni bosib o'tishlari kerak bo'lsa, sizga ko'rsatma beradigan ko'plab belgilarni qo'yishingiz kerak.
- Xush kelibsiz bannerlar va bino oldidagi boshqa ma'lumot taxtalari ayniqsa foydali bo'ladi. Siz odamlar voqea joyini ko'chadan tanib olishlarini xohlaysiz. Bunga hayron bo'ladigan hech narsa yo'q!
- Tadbirda old stol va ro'yxatdan o'tgan mehmonlar mavjud. Eshikdan mehmonlar kirishganda, nima qilishlari kerakligini aniq ko'rishlari kerak. Aks holda, ular noaniqlik va noqulaylik holatida aylanib yurishadi. Yuqorida aytib o'tilgan qabul bo'limini eslaysizmi? Iltimos, mehmonni kutib olish va javob berish uchun eshik oldida turadigan odamni tayinlang.
- Suzuvchi musiqa! Musiqa tadbirdagi uyatchan muhitni yo'q qiladi.
Tadbir ishtirokchilari nima bo'layotganini bilishiga ishonch hosil qiling. Agar ma'ruzachi kechiksa, tadbirni kechiktirish to'g'risida xabar berishingiz kerak. Agar ovqatlanish kutilganidan ko'proq vaqtni talab qilsa, tadbirga tashrif buyurgan mehmonlar jadvaldagi har qanday o'zgarishlardan xabardor bo'lishlari kerak. Voqealar rejalashtirilganidek o'tishi juda kam uchraydi - shuning uchun jadvallar diqqat bilan bajarilmasa, tomonlar suhbatlashishda davom eting.
Suratga oling! Siz buni eslatib qo'yishingiz mumkin. Shu bilan birga, odamlar voqea onlarini tasvirga olish uchun kamerani ushlab turgan odamni ko'rishdan hayajonlanishadi. Sizning homiyingiz bannerini, banneringizni, kutib olish darvozasini, ziyofat zonasini va boshqalarni rasmga oling. Ushbu fotosuratlardan kelasi yil uchun ham foydalanishingiz mumkin!
- Agar iloji bo'lsa, do'stingiz yoki professional fotografingiz bu ishni bajarishiga ruxsat bering. Sizda yetarlicha ish bor! Siz mehmonlar bilan suhbatlashishingiz va ovqatlanishingiz kerak, shuning uchun fotosessiyani boshqasi hal qilishi kerak.
Tadbirdan keyin hujjatlarni qo'yish. Siz mehmonlarning idrokida biron bir g'oyani o'stirgan bo'lishingiz kerak va siz ularni tadbirni aniq fikrlar, mulohaza yoki harakatga qaror qilish bilan tark etishlarini xohlaysiz. Shunday qilib, risolani yoki ular olib kelishi mumkin bo'lgan har qanday narsani tayyorlang keyin tadbir.
- Siz ushbu bo'lim uchun yaqinda bo'lib o'tgan tadbirda ovoz berishni o'ylab ko'rishingiz mumkin. Ularga o'z fikrlarini, nimani yaxshilashni va keyingi tadbirda nimani xohlashlarini gapirishlari uchun vositani taqdim eting. Va, albatta, ular qanday qilib ishtirok etishlari mumkin!
Tadbirlar o'tkaziladigan joylarni tozalang! Hisoblagichni tekshiring, bannerlarni olib tashlang, mebellarni tozalang va hokazo. Siz saytni asl holiga qaytarishni xohlaysiz - ayniqsa, ijara haqini to'laganingizda va qaytmoqchi bo'lganingizda. Shuningdek, siz o'zingizning makon provayderingiz tomonidan qo'shimcha to'lovlardan qochishingiz mumkin. Tozalash jarayoni iloji boricha tezroq va yumshoq bo'lishi uchun ishni teng ravishda taqsimlang.
- Hech qanday qimmatbaho buyumlar qolmaganligiga ishonch hosil qilish uchun qayta tekshiring. Agar shunday bo'lsa, yo'qolgan buyum uchun da'vo arizasini tayyorlang.
- Agar siz biror narsaga zarar yetkazsangiz, iltimos, ushbu joyni ijaraga olish to'g'risida murojaat qilgan odamga xabar bering. Halollik va rostgo'ylik har doim eng yaxshi munosabatdir.
- Mumkin bo'lgan axlatni olib tashlang. Ta'minot bo'limi bundan keyin o'z zimmasiga oladi.
Tadbirdan keyingi barcha missiyalarga e'tibor bering. Siz o'tkazadigan tadbir turiga qarab, tadbirdan keyin sizda hech qanday ish bo'lmasligi mumkin, yoki minnatdorchilik bildiradigan odamlarning uzoq ro'yxati, shuningdek kutilayotgan kvitansiyalar bo'ladi. Sizni boshlash uchun ba'zi fikrlar:
- Tashkiliy qo'mitaning barcha a'zolariga, ayniqsa homiylar va ko'ngillilarga rahmat. Ularsiz tadbir tashkil qila olmaysiz!
- Pul masalalarini to'ldiring va ko'rib chiqing. Buni iloji boricha tezroq qilish kerak, kamroq kamchiliklar yaxshiroq.
- Sizga yordam berganlarga minnatdorchilik ziyofatini uyushtiring. Siz jamoadoshlaringizdan minnatdor bo'lishlarini xohlaysiz, shu bilan birga homiylaringiz ularning o'zgarishi va yaxshi sabab bo'lganligini ko'rishni xohlaysiz.
- Qiziquvchilarga esdalik sovg'alarini yoki boshqa nashrlarni tarqatish.
- Hisob-fakturalarni homiylarga va boshqalarga o'tkazing.
- Fotosuratlarni tadbirning onlayn sahifasida joylashtiring.
Tajribalarni o'rganish va keyingi safar yaxshiroq ishlash uchun yig'ilish o'tkazing. Hammasi tugagandan so'ng, nima qilishni boshqacha qilishni xohlaysiz? Nima ishlaydi va nima ishlamaydi? Bunday tadbirni o'tkazmoqchimisiz? Siz nimani bilib oldingiz?
- Agar barchadan javob olsangiz, barchasini o'qing. Agar siz mehmonlardan hech qanday javob olmasangiz ham, tadbir tashkilotchilaridan so'rang! Ular qanday fikrdalar? Ularga vaqt yoqdimi? Ehtimol, faqat granola bar va ruchka bepul bo'lgani uchun emasmi?
Maslahat
- Tayyorlanadigan hujjatlar ro'yxati:
- Vaqtinchalik byudjet
- Tadbirlar jadvali (tadbirdagi har bir dasturning vaqti)
- Taklifnoma
- Mehmonlar ro'yxati
- Harakatlar rejasi
- Ish jadvali (tugatish jadvali)
- Press-relizlar uchun hujjatlar
- Nutq
- Ishtirokchilar ro'yxati
- Tomonlarning chiqishlari (ma'ruzachining rezyumeini ilova qiling)
- Ish dasturi
- Jadval daqiqalarga bo'lingan
- Aloqa tarmoqlari ro'yxati (tashkilotchining telefon raqami)
- Qabul qilinadigan narsalar ro'yxati
- Bajarilishi kerak bo'lgan vazifalar ro'yxati
- Voqealar to'g'risida hisobotlar (bosish va boshqalar uchun)
- Tadbirdan oldin shaxslarni / bo'limlarni quyidagi yo'nalishlar bo'yicha javobgarlikni tayinlang:
- Donorlar
- Ishtirokchilar
- Muhim mehmon, ma'ruzachi
- Maqolalarni loyihalash, chop etish, to'plash va ushbu mahsulotlarni baholash
- Mukofotlar, esdalik sovg'alari, sovg'alar, bannerlar, sertifikatlar
- Avtotransport vositalari, ovqatlanish joylari, tadbirlarni o'tkazish joylari, bezatish, orqa fon, to'xtash joylari
- Media, PR (tashqi aloqalar), marketing
- Joyni tanlashda va narxlarni muhokama qilishda e'tiborga olish kerak bo'lgan omillar:
- Saytning sig'imi (ishtirokchilar soni, rasmiy ravishda qatnashmaganlar bundan mustasno)
- Oziq-ovqat mavjudligi (agar u erda ovqatlanish mumkin bo'lsa)
- Vaqt (tadbirning boshlanishi va tugash vaqti)
- Yoritish (agar voqea tunda sodir bo'lsa)
- Konditsioner bor yoki yo'q
- Kerakli jihozlar bilan ta'minlangan (mikrofon, karnay va boshqalar)
- Mebel (mebel, stol sochiqlari va boshqalar)
- Bu erda musiqiy va ko'ngilochar tadbirlar o'tkazilishi mumkinmi (kamroq rasmiy namoyishlar bilan)
- Generator
- O'tkaziladigan joyga oson kirish - joy shahar markazida bo'ladimi yoki yo'qmi (delegatlar hech qanday qiyinchiliksiz qatnashishi mumkinmi)
- Tashkilotchilar uchun maxsus xona, kiyim almashtirish xonalari va boshqalar.
- umumiy narx
- Hodisa kuni quyidagilar uchun javobgar shaxsni / bo'limni tayinlang:
- Umumiy muvofiqlashtirish
- Tualet
- Ovqat
- Maydonda ishlaydi
- Xost (MC)
- Kompyuterlar, proektorlar
- Fotosuratchi
- Qabul qiluvchi
- Olomonni boshqarish va olomon bilan PR
- Avtoturargoh maydoni
- Himoya qiling
- Hujjatlar va materiallarni tarqatish (sovg'alar va sertifikatlar muayyan shaxslarga, shuningdek barcha tadbir qatnashchilariga)
- Hodisa sanasini belgilashda e'tiborga olish kerak bo'lgan omillar:
- Asosiy mehmon va boshqa VIP mehmonlar kun davomida mavjud bo'ladimi
- Maqsadli auditoriyangiz uchun qaysi kun yaxshiroq?
- Har doim o'zingizning ishingiz va vazifalaringizni boshqa odamga topshirmasligingiz mumkin.
- Ish mas'uldir.
- Vaqtida. Agar siz kechiktirsangiz, ish haqida to'liq va darhol xabar berishingiz kerak bo'lgan odamga xabar bering.
- Muammolar paydo bo'lganda, boshqalarni ayblamang, ko'p o'ylamang va ko'proq stressni keltirib chiqaring, muammoni hal qilish yo'llarini toping.
- Favqulodda vaziyatlarda evakuatsiya rejangiz borligiga ishonch hosil qiling. Agar sizning tadbiringiz keng miqyosda bo'lsa, politsiya va shifokorlarning navbatchi ekanligiga ishonch hosil qiling.
Ogohlantirish
- Vahima yoki stressni boshdan kechirmang. Xotirjam holat yaxshi natijalarga olib keladi.
- Har qanday vaziyatga tayyor bo'ling. Ba'zan sizning nazoratingizdan chetda qoladigan narsalar bo'ladi. Agar siz tashkilotchilar a'zosi bo'lsangiz, kimdir sizga baqirsa, g'azablanmang, u kishi shunchaki keskin bo'lishi mumkin. Agar siz koordinator bo'lsangiz, stress yoki vahima qo'ymang. Iltimos, xotirjamlik bilan hamma narsani qiling. Mumkin bo'lgan vaziyatlar haqida o'ylashga harakat qiling va bu vaziyatlarda nima qilardingiz.
