Muallif:
Laura McKinney
Yaratilish Sanasi:
10 Aprel 2021
Yangilanish Sanasi:
1 Iyul 2024
Tarkib
Mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga elektron pochta xabarlarini yuborish zarurati tug'ilganda, ba'zi odamlar bu qiyin. O'tmishda har doim qog'ozga xat yozishda elektron pochta orqali qanday qilib xat yozishingiz kerak? Mijozlarga xizmat ko'rsatish so'rovlari uchun qanday konvensiyalar yoki protokollar mavjud? Garchi har bir kasb, mintaqa va madaniyat turli xil qoidalarga ega bo'lsa-da, mijozlarga xizmatni elektron pochta orqali yuborishda maqsadingizga erishishingizni ta'minlash uchun umumiy ko'rsatmalar mavjud.
Qadamlar
3-qismning 1-qismi: Veb-saytlarni o'rganish
Javob izlayapman. Kompaniyaning mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga elektron pochta orqali xabar yuborishdan oldin, kompaniya veb-saytida sizning savolingizga javob yo'qligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Ko'pgina kompaniyalar tez-tez so'raladigan savollar va qo'llab-quvvatlash sahifalarida umumiy savollarga javob berishdi.
- Kompaniya veb-saytidagi ushbu qo'llab-quvvatlash bo'limlariga sahifaning pastki qismiga o'tib, "Kontakt", "Yordam" yoki "Mijozlarga xizmat ko'rsatish" havolalarini bosish orqali osongina kirishingiz mumkin.
Mijozlarga xizmat ko'rsatish sahifasini toping. Agar veb-sahifaning pastki qismida Mijozlarga xizmat ko'rsatish havolasini topa olmasangiz, qidiruv maydonchasidan foydalanishingiz mumkin. Ma'lumotlarni kiritish uchun matn maydoni yoki bosh sahifaning yuqori o'ng burchagidagi lupa belgisi bo'lishi mumkin. "Mijozlarga xizmat ko'rsatish" yoki "aloqa" kabi qidiruv so'zlarini kiriting va Enter tugmasini bosing.- Odatda, "Biz bilan bog'laning" sahifasida kompaniyalar mijozlarga izoh berishlari yoki shikoyat qilishlari uchun elektron pochta ma'lumotlarini taqdim etishadi.
- Nusxasini olganingizga ishonch hosil qilish uchun ushbu sahifani tekshiring; aks holda xabarlarni arxivlashda yordam beradigan elektron pochta manzilini toping, shunda siz elektron pochta manzilingizni pochta xabarlarini yuborish uchun ishlatasiz.
- Odatda, "Biz bilan bog'laning" sahifasida kompaniyalar mijozlarga izoh berishlari yoki shikoyat qilishlari uchun elektron pochta ma'lumotlarini taqdim etishadi.
Qidiruv satridan foydalaning. Mijozlarga xizmat ko'rsatishning elektron pochta manzillarini topishda foydalangan qidiruv satrida so'rashingiz kerak bo'lgan mavzuni toping. Shu tarzda mavzular yoki savollarni qidirish elektron pochta xabarisiz javob olishga yordam beradi.- Ehtiyotkorlik bilan qidirish elektron pochta xabarlarini yuborish kerak bo'lganda minnatdor bo'lishga yordam beradi. Agar muammo haqida elektron pochta xabarini yozish allaqachon veb-saytda bo'lsa, mijozlarga xizmat ko'rsatish guruhi sizni qiyin va passiv mehmon, shuning uchun potentsial mijoz deb o'ylashi mumkin.
- Tez-tez beriladigan savollarni ko'rib chiqing. Ko'p hollarda sizning savolingiz allaqachon berilgan savollar bo'limida. Ko'pgina veb-saytlar ushbu bo'limni mijozlarga xizmat ko'rsatishga yuborilgan elektron pochta xabarlari sonini kamaytirish uchun qo'llab-quvvatlaydi.
Kompaniya siyosatini o'rganish. Qidiruv satrida yoki tez-tez so'raladigan savollarda muammoingizga javob topa olmasangiz, ko'proq ma'lumotni "Biz haqimizda" bo'limida yoki Qaytish siyosati sahifasida topishingiz mumkin. Sichqonchani veb-sahifaning pastki qismiga olib boring va havolalarni toping. Savolingizga javobni o'z ichiga olgan har qanday havolani toping, jumladan: Biz haqimizda, tarkib, kredit kartalar, mavjud mahsulotlar, qaytarib berish siyosati, maxfiylik siyosati, foydalanish shartlari va boshqalar.- Ushbu havolalarda javob topilmasa ham, ma'lumotni o'qish elektron pochta orqali kerakli ko'makni olish uchun kompaniyangiz haqidagi qo'shimcha bilimlardan foydalanishingizga yordam beradi.
3-qismning 2-qismi: Elektron pochta xabarlarini yozish
Buni shikoyat yoki maqtov elektron pochtasi sifatida aniqlang. Mijozlarga xizmat ko'rsatishga yuborilgan barcha elektron pochta xabarlari shikoyat yoki savol emas. Ehtimol, siz ularni qo'llab-quvvatlagani uchun minnatdorchilik bildirmoqchisiz. Aksariyat kompaniyalar ushbu ijobiy elektron pochta xabarlarini, shuningdek savollar yuboradigan elektron pochta xabarlarini mamnuniyat bilan qabul qilishadi.
- Aslida, ba'zida shikoyatlar elektron pochtaga qaraganda tezroq va to'g'ridan-to'g'ri bo'ladi. Elektron pochta faqat minnatdorchilik bildirganingizda yoki darhol javob bermasdan savol berganingizda mos keladi, ammo muammoni darhol hal qilishni istasangiz, eng yaxshisi qo'ng'iroq qiling.
Sarlavhangizni aniq yozing. Mazmunli sarlavha yozing va fikrga keling. Bu mijozlarga xizmat ko'rsatish xodimlariga elektron pochtangizni birinchi bo'lib kirish qutisida ko'rishga yordam beradi va shu bilan tezroq javob beradi. Qisqacha sarlavhalarni yozing, elektron pochta orqali xulosalarni kiriting va g'olib javobni so'rang.
- Misol: "Mening umrbod kafolatli Chacosimni it tishladi - almashish kerak"
Salom bilan boshlang. Siz aniq sarlavha yozganingizdan so'ng, keyingi qadam mijozlarga xizmat ko'rsatish xodimlarini kutib olishdir. Shoshma-shosharlik bilan masalani ko'tarmang. Shaxsiy qo'ng'iroq yoki uchrashuv paytida salomlarni sog'inmaysiz, to'g'rimi? Siz shunchaki "Hurmatli mijozlarga xizmat" deb yozishingiz mumkin.
- Salomlashish uchun ism toping. Ba'zi bir kichik va o'rta kompaniyalar mijozlarga xizmat ko'rsatish agentlari nomlarini sanab o'tishadi va xodimning ismini yozish siz kabi sevimli va mehribon kishini qo'llab-quvvatlashdan xursand qiladi.
- Siz tabrikni vergul yoki ikki nuqta bilan yakunlashingiz mumkin. Masalan, mijozlarga xizmat ko'rsatish yoki mijozlarga xizmat ko'rsatish uchun:
Standart imlodan foydalaning. Standartlarga muvofiq yozib, oluvchilarga hurmat ko'rsatib qo'ying. Barcha bosh harflarni, tartibsiz katta va kichik harflar kombinatsiyasini yoki qo'l yozuvi kabi ko'rinadigan shriftlarni ishlatmang. Siz faqat standart tinish belgilari, imlo va katta harflar bilan yozishingiz kerak. Bu sizning elektron pochtangizni qadrlashga yordam beradi.
Odobli ohangni saqlang. Shikoyat xati yozsangiz ham, g'azablanishingizni bildirsangiz ham muloyim bo'ling. Siz qimmatbaho mehmon bo'lasiz va buning evaziga ko'proq xushmuomalalik bilan davolanasiz.
O'zingizni tanishtiring. Salomlashgandan so'ng, siz o'zingizni tanishtirishingiz kerak. Ismingizni kiriting va birinchi marta mijoz bo'lganingizni yoki bir necha marta sotib olganingizni ko'rsating. Ikkala holatda ham xodimlar sizni xursand qilishni xohlashadi. Agar kerak bo'lsa, sizning geografik joylashuvingizni (tashqi mahsulot yoki xizmatlar uchun) eslatib o'ting.
Aniq bo'ling. Elektron pochtada aniq so'zlardan foydalaning. "Mening mahsulotim" kabi umumiy atamalarni ishlatishdan saqlaning; Buning o'rniga siz mahsulot yoki xizmatning batafsil tavsifini va nima uchun elektron pochta xabarini yozishingiz kerakligini berishingiz kerak. Xodimlar muammoni aniq aniqlashlari uchun mahsulot / xizmat bilan bog'liq har qanday hodisani tasvirlab bering. Ushbu elektron pochta xabariga kerakli ma'lumotlarni kiritish elektron pochta xabarlarini qo'shishdan qochishga yordam beradi.
- Agar mavjud bo'lsa, mahsulot havolasidan foydalaning, shunda xodim siz ta'riflagan narsalar asosida darhol unga murojaat qilishi mumkin.
- Buyurtma raqamini elektron pochtaga yozing, chunki ko'pchilik xodimlar ushbu ma'lumotni so'rashadi. Ushbu raqam buyurtmalarni kuzatish va tizimda saqlash uchun ishlatiladi.
Aniq savollar bering. To'g'ridan-to'g'ri elektron pochta manziliga o'ting. Qo'ng'iroq qilmang. O'zingizning xodimlaringiz bilan salomlashib, o'zingizni tanishtirgandan so'ng, aniq so'zlardan foydalanib, nima sodir bo'layotganini aniq ko'rsatadigan yangi xat yozishni boshlang.
- Agar xohlasangiz, to'g'ridan-to'g'ri rag'batlantirishlarni so'rang. Biroq, siz chegirma so'rashdan uyalishingiz mumkin, buni elektron pochtada qoldiring. Agar siz nuqsonli mahsulotlar evaziga biror narsa olishni istasangiz, to'g'ridan-to'g'ri so'rang.
Qisqa xatboshilarini yozing. Qisqacha parchalarni yozing. Paragrafda oson o'qish uchun 1, 2 yoki 3 tagacha jumla yozing. Bu, shuningdek, xodimlarga elektron pochtani tezda qanday qilib birinchi o'ringa qo'yishni bilishga yordam beradi. Agar elektron pochtada juda ko'p so'zlar bo'lsa, ular tez-tez past darajaga tushib qolishadi, chunki ular o'qish va xohlagan narsani tushunishga vaqtlari yo'q.
Oddiy imzo bilan yakunlang. So'rovni yoki iltifotni umumlashtirish uchun elektron pochtani xulosa bilan yakunlang va nihoyat xayrlashing. "Samimiylik bilan" tugashi ishlaydi, ammo siz xayrlashuvni o'tkazib yuborishingiz va shunchaki elektron pochta imzoingizni qo'yishingiz mumkin. Shuningdek, shoshilinchlikni "Men sizning javobingizni kutmoqdaman" deyishingiz mumkin.
- Elektron pochta imzosi sizning ismingiz, kasbingiz va aloqa ma'lumotlarini o'z ichiga oladi. Siz elektron pochta imzolarini elektron pochta sozlamalarida formatlashingiz va yangi elektron pochta xabarlarini yozishda avtomatik ravishda paydo bo'lishini sozlashingiz mumkin.
Fayllarni biriktirmang. Siz birinchi marta kimgadir elektron pochta orqali hech narsa qo'shmasligingiz kerak. Ko'pgina veb-saytlarda fayllarni o'z ichiga olgan elektron pochta xabarlarini yo'naltiradigan spam-filtrlar mavjud, bu elektron pochta xabarlarini o'qishdan oldin Spam-qutiga o'tishiga olib keladi.
- Agar siz elektron pochta orqali ish joyiga ariza yuborayotgan bo'lsangiz va rezyumeingizni Word formatida qo'shishingiz so'ralsa, albatta faylni qo'shishingiz kerak.
- Foydalanuvchi nomi, parol yoki kredit hisob qaydnomasi / hisob-kitob ma'lumotlarini taqdim qilmang.
Yuborishdan oldin diqqat bilan o'qing. Elektron pochta xabarini yozgandan so'ng, Yuborish tugmachasini bosishga shoshilmang. Elektron pochtani diqqat bilan o'qib chiqishingiz kerak, bu sizning tanlangan so'zlaringizga xalaqit beradigan xatolar yo'qligiga ishonch hosil qiling. Telefonda elektron pochta xabarini yozishidan qat'i nazar, avtomatik ravishda "mening iPhone-dan yuborilgan" grammatik xatolar va tinish belgilariga bahona bo'lolmaydi, shu bilan sizning professionalligingizni pasaytiradi.
So'rang. Agar bir necha kundan keyin javob elektron pochta xabarini olmagan bo'lsangiz, elektron pochtangiz spam-filtrlash orqali bloklangan yoki pastki elektron pochta sahifasiga yuborilgan bo'lishi mumkin. Avvalgi elektron pochta xabarlari haqida eslatma yuboring va ular sizning birinchi elektron pochtangizni olganmi yoki yo'qligini so'rang. reklama
3-qismning 3-qismi: Har doim odobli bo'ling
To'g'ri grammatika va imlo yozing. Siz buni tushunmasligingiz mumkin, ammo odobli ohangni saqlashning bir qismi to'g'ri grammatika va imlodan foydalanishdir. O'z xabaringizni izchil etkazishga e'tibor bering, bu sizning qabul qiluvchingizni hurmat qilishingizni va siz odobli odam ekanligingizni ko'rsatadi.
Malaka va bilimlarni ko'rsating. Mag'rurlik qilmang, balki so'zlarni to'g'ri ishlatish orqali mahoratingizni ko'rsating. Bundan tashqari, agar siz kompaniya veb-saytini o'rganib chiqsangiz va ularning siyosati haqida bir oz ma'lumotga ega bo'lsangiz, o'qib chiqdim, ammo muammoingizga javob topa olmaysiz.
Qo'ng'iroq qiladigan hazillardan saqlaning. Aqlli sharhlar va hazillarni kerakli joyda ishlatish kerak, shuning uchun ular hech bo'lmaganda birinchi marta yuborilganda jiddiy elektron pochtada ko'rinmasligi kerak. Xushchaqchaq so'zlar noo'rin deb hisoblanadi va biznesda ulardan qochish kerak.
- Bir necha elektron pochta orqali xodim bilan munosabatlarni o'rnatganingizdan so'ng, hazil qabul qilinadi va tushunish osonroq bo'ladi.
O'zingizni tajovuzsiz ifoda eting. Yomon mahsulot yoki xizmatdan g'azablanasizmi, elektron pochtada his-tuyg'ularni ifodalash kerakli natijalarni bermaydi. Muammoni hurmat va xushmuomalalik bilan taqdim etish zerikarli yoki tajovuzkor elektron pochtadan ko'ra samaraliroq.
- O'zingizning his-tuyg'ularingizni so'zlar bilan to'g'ri ifoda eta olmasligingizni unutmang. Agar siz tezda hal qilishni talab qiladigan muammodan xafa bo'lsangiz, telefon qo'ng'iroqlari samaraliroq bo'ladi.
O'zingizning sadoqatingiz va minnatdorchiligingizni eslang. Oxir oqibat, kompaniyaga bo'lgan sadoqatingizni va yillar davomida ularning xizmatlarini qadrlashingizni eslatib turish, xodimlar sizning elektron pochtangizni o'qish va ularga javob berishni yanada qulay his qiladi. Tezroq. reklama
Ogohlantirish
- Mijozlarga xizmat ko'rsatish uchun yuborilgan elektron pochta manzilida foydalanuvchi nomingiz, parolingiz yoki hisob-kitob ma'lumotlarini (kredit karta, debet karta yoki bank hisob raqamingiz) ko'rsatmang.
