Tarkib

• Qadam bosish
• 3-qismning 1-qismi: Veb-saytni ko'rish
• 3-qismning 2-qismi: Elektron pochtani yozing
• 3-qismning 3-qismi: Muloyim bo'ling
• Ogohlantirishlar

Ba'zi odamlar kompaniyaning mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga elektron pochta xabarini yuborish qiyin. Ilgari ular haqiqatan ham qog'ozga tushirilgan bo'lsa, qanday qilib bunday xatni elektron pochta shaklida yozishingiz mumkin? Mijozlarga xizmat ko'rsatishga savol berganda qanday turlar yoki protokollar qo'llaniladi? Bu sanoat, mintaqa va madaniyatga qarab farq qilsa-da, sizning elektron pochtangizni mijozlarga xizmat ko'rsatish xizmati tomonidan to'g'ri qabul qilinishini ta'minlash uchun ba'zi umumiy ko'rsatmalar mavjud.

Qadam bosish

3-qismning 1-qismi: Veb-saytni ko'rish

1. Javobni qidiring. Kompaniyaning mijozlarga xizmat ko'rsatish guruhiga elektron pochta xabarini yozishdan oldin, javob faqat veb-saytda emasligiga ishonch hosil qiling. Ko'pgina kompaniyalar tez-tez beriladigan savollarga javoblarni o'z veb-saytlarining maxsus sahifasida, odatda "Savol-javob" yoki "Tez-tez so'raladigan savollar" sarlavhasi ostida joylashtiradilar.
   • Siz odatda ushbu sahifalarni sahifaning oxirigacha aylantirib, keyin "Aloqa" yoki "Mijozlarga xizmat ko'rsatish" tugmachasini bosish orqali topishingiz mumkin.
2. "Mijozlarga xizmat ko'rsatish" sahifasini toping. Agar veb-saytning pastki qismida havolani ko'rmasangiz, ba'zida qidiruv maydoniga so'zni yozish orqali sahifani topishingiz mumkin. Siz odatda uy sahifasining yuqori o'ng burchagida lupa belgisi bilan maydonni ko'rasiz. "Mijozlarga xizmat ko'rsatish" yoki "aloqa" kabi so'zlarni yozing va keyin enter tugmasini bosing.
   • "Aloqa" sahifasida odatda mijozlar shikoyat yoki sharhlar yozishlari mumkin bo'lgan elektron pochta shakli mavjud.
     • Yuborilgan xabarning nusxasini olasizmi yoki yo'qligini bilish uchun ushbu sahifani tekshiring; agar yo'q bo'lsa, yozishmalaringizni tasdiqlovchi hujjat bo'lishi uchun veb-saytdan shaxsiy elektron pochta qayd yozuvingiz orqali kirishingiz mumkin bo'lgan elektron pochta manzilini qidiring.
3. Qidiruv maydonidan foydalaning. Mijozlarga xizmat ko'rsatish elektron pochta manzilini topishda foydalanadigan oynada o'zingizning savolingizni berishni xohlagan mavzuni qidiring. Agar siz mavzu yoki savolni shu tarzda qidirsangiz, elektron pochta xabarini yubormasdan javobingizni topishingiz mumkin.
   • Agar siz elektron pochta xabarini yuborganingizda aqlli ko'rinishni xohlasangiz, bu ham muhimdir. Agar javob veb-saytda aniq ko'rsatilganida, siz biron bir narsani so'rasangiz, ular mijozlarga xizmat ko'rsatishda siz talabchan va dangasa, shuning uchun foydasiz deb o'ylashlari mumkin.
   • Shuningdek, tez-tez so'raladigan savollarni (FAQ) ko'ring. Ko'pincha siz berishni xohlagan savol tez-tez beriladigan savollarga kiritilgan. Shuning uchun ko'pchilik veb-saytlarda mijozlarga xizmat ko'rsatishda elektron pochta xabarlarini minimal darajada ushlab turish uchun bunday sahifa mavjud.
4. Kompaniya qoidalarini ko'rib chiqing. Agar qidiruv maydonchasi yoki tez-tez so'raladigan savollar orqali savolingizga javob topa olmasangiz, "Biz haqimizda" sahifasida yoki qaytish siyosatida qidirishingiz mumkin. Qayta veb-saytning pastki qismiga o'ting va qaysi havolalar mavjudligini ko'ring. Sizning savolingizga javob bo'lishi mumkin bo'lgan havolani qidirib toping: biz haqimizda, buyurtma va etkazib berish, qaytib kelish, kafolat va ta'mirlash va boshqalar.
   • Ushbu havolalarda javob topolmasangiz ham, elektron pochtangizda foydalaniladigan kompaniya haqida qo'shimcha ma'lumotlarni topishingiz uchun sahifalarni ko'rib chiqish foydali bo'lishi mumkin.

3-qismning 2-qismi: Elektron pochtani yozing

1. Bu shikoyatmi yoki iltifotmi, aniqlang. Mijozlarga xizmat ko'rsatishning barcha xabarlari shikoyat yoki savol bo'lishi shart emas. Ehtimol siz ularga yaxshi xizmat uchun minnatdorchilik bildirmoqchisiz. Savollar bo'lgan elektron pochta xabarlari kabi ijobiy elektron pochta xabarlari ham xush kelibsiz.
   • Shikoyatni telefon orqali xabar qilish ba'zan tezroq va to'g'ridan-to'g'ri bo'lishi haqiqatdir. O'zingizning minnatdorchiligingizni bildirish yoki darhol javobni talab qilmaydigan savolni berish uchun elektron pochta manzili yaxshiroq ishlaydi, ammo agar siz bu masalani darhol hal qilmoqchi bo'lsangiz, qo'ng'iroq qiling.
2. Aniq mavzuni yozing. Elektron pochta mavzusi aniq va mazmunli ekanligiga ishonch hosil qiling. Mijozlarga xizmat ko'rsatish vakili avval sizning elektron pochtangizni ko'rishini xohlaysiz, shunda siz tezroq javob olasiz. Mavzuni qisqa tuting, u sizning elektron pochtangizni qisqacha sarhisob qilganiga va xodim elektron pochtani tezda ochishga majbur bo'layotganiga ishonch hosil qiling.
   • Masalan: "It kafolat kartasini yeb qo'ydi - almashtirish kerak"
3. Salomlashishdan boshlang. Yaxshi mavzu bilan tanishganingizdan so'ng, keyingi qadam mijozlarga xizmat ko'rsatish vakili bilan salomlashishdir. Muammoni darhol boshlamang. Siz kimdir bilan telefonda yaxshi salomlashasiz, shunday emasmi? Bu "Eng yaxshi mijozlarga xizmat" kabi oddiy narsa bo'lishi mumkin.
   • Salomingizga qo'shiladigan ism topishga harakat qiling. Kichikroq kompaniyalarda mijozlarga xizmat ko'rsatish vakillarining ismlari ba'zida veb-saytda keltirilgan, shuning uchun ulardan foydalanish sizning xabaringizni shaxsiyroq qiladi va u bilan ishlash yoqimli bo'ladi.
   • Siz tabrikni vergul yoki ikki nuqta bilan yakunlashingiz mumkin. Hurmatli mijozlarga xizmat, yoki Eng yaxshi mijozlarga xizmat:
4. Standart yozish usullariga rioya qiling. Oddiy yozish usullaridan foydalanib, xodimning hurmatiga sazovor bo'ling. Hamma narsani katta harflar bilan yozmang va ortiqcha katta yoki qalin shriftlardan foydalanmang. Oddiy tinish belgilari, imlo va bosh harflardan foydalaning. Shunda sizning elektron pochtangiz jiddiy qabul qilinadi.
5. Odobli ohangda yozing. Hatto shikoyat qilsangiz yoki xafagarchilikingizni bildirmoqchi bo'lsangiz ham, muloyimlik bilan yozing. Shunda siz mijoz sifatida ko'proq qadrlanasiz va, ehtimol, sizga ko'proq muloyim munosabatda bo'lishadi.
6. Kimligingizni ayting. Salomlashgandan keyin o'zingizni tanishtiring. O'zingizning ismingizni yozing va qanday mijoz ekanligingizni va birinchi marta biror narsaga buyurtma berganingiz yoki qaytib kelgan mijoz ekanligingizni tushuntiring. Ikkala holatda ham, xodim sizni mijoz sifatida saqlashni afzal ko'radi. Agar tegishli bo'lsa, geografik joylashuvingizni kiriting.
7. Aniq bo'ling. Elektron pochtangizda ma'lum bir tildan foydalaning. "Mening mahsulotim" kabi umumiy atamalardan saqlaning. Buning o'rniga, qaysi mahsulot yoki xizmat bilan bog'liqligini va nima uchun bu haqda elektron pochta orqali xabar yuborayotganingizni batafsil tavsiflab bering. Xodim muammo nima ekanligini aniq bilishi uchun barcha tegishli voqealarni tasvirlab bering. Agar siz ushbu ma'lumotni darhol birinchi elektron pochtangizga joylashtirsangiz, uzoq vaqt elektron pochta almashinuvidan qochasiz.
   • Agar sizda mavjud bo'lsa, mahsulotning URL manzilidan foydalaning, shunda xodim darhol nima haqida ekanligini bilib olishi mumkin.
   • Buyurtma raqamingizni elektron pochtangizga qo'ying, chunki ko'pchilik xodimlar baribir sizdan so'rashadi. Ushbu buyurtma raqami buyurtma ularning tizimida qanday bo'lishini anglatadi.
8. Savollarni aniq bering. Elektron pochtangizda aniq bo'ling. Butaning atrofida urmang. Xodim bilan salomlashib, o'zingizni tanishtirganingizda, avvalgi bosqichda aytib o'tilgan xuddi shu tilda nima bo'layotganini tushuntirib beradigan yangi bo'limni boshlang.
   • Darhol o'zingiz xohlagan tovon puli so'rang. Siz so'rashga jur'at etmasligingiz mumkin, lekin elektron pochtangizda uyatchanglikni chetga surib qo'ying. Agar siz nuqsonli mahsulot evaziga biron bir narsani xohlasangiz, ayting.
9. Qisqa xatboshilarini yozing. Paragraflaringiz qisqa ekanligiga ishonch hosil qiling. Bir, ikki yoki eng ko'p uchta jumla xatboshisini o'qish osonroq. Shuning uchun xodim elektron pochta xabarini tezroq skanerlashi mumkin, chunki uning ustuvorligi bor yoki yo'qligini bilib olasiz va agar siz katta hajmdagi matn blokini yozgan bo'lsangiz, sizning xabaringiz stekning pastki qismiga joylashtirilishi mumkin, chunki u darhol nimani nazarda tutayotganingizni tushunmaydi. .
10. Oddiy imzo bilan tugating. So'rovingizni yoki iltifotingizni sarhisob qiladigan yakuniy so'z bilan elektron pochta xabarini yakunlang, so'ngra salomlashing. Siz "Iltifot bilan" bilan yakunlashingiz mumkin, lekin siz o'zingizning ismingizni yoki elektron pochta imzoingizni darhol qo'yishingiz mumkin. Shuningdek, siz tezda javob berishni xohlashingizni "Javobingizni kutmoqdaman" yoki shunga o'xshash biror narsa bilan ko'rsatishingiz mumkin.
    • Elektron pochta imzosi - bu sizning ismingiz, kasbingiz va aloqa ma'lumotlarini o'z ichiga olgan qisqa matnli blok. Elektron pochta imzoingizni elektron pochta qayd yozuvingiz sozlamalarida yaratishingiz mumkin, shunda u har doim yangi xabar ostida avtomatik ravishda paydo bo'ladi.
11. Hali hech qanday qo'shimchalar yubormang. Hali qo'shimchalarni birinchi xabar bilan yubormang. Ko'pgina veb-saytlarda spam-filtrlar mavjud bo'lib, ular elektron pochta xabarlarini qo'shimchalar bilan to'ldirib, xabaringizni o'qishdan oldin axlatga tashlaydi.
    • O'zingizning rezyumeingizni Word hujjati sifatida qo'shishingizni so'raganda, albatta, ilova xatiga ilova qo'shishingiz kerak.
    • Hech qachon foydalanuvchi nomlari, parollar yoki kredit karta ma'lumotlarini kiritmang.
12. Xabaringizni yuborishdan oldin uni qayta o'qing. Elektron pochtangiz tayyor bo'lgach, "yuborish" ni juda g'ayrat bilan bosmang. Xatolaringizni buzadigan xato yoki matn terish xatosi yo'qligiga ishonch hosil qilish uchun avval elektron pochtani qayta o'qib chiqishingiz kerak. Agar siz elektron pochtani smartfoningizda yozgan bo'lsangiz ham, "mening iPhone-dan yuborilgan" avtomatik xabar imlo xatolari yoki grammatik xatolar uchun bahona bo'lmaydi.
13. Eslatma yuboring. Agar bir necha kundan keyin elektron pochtangizga javob olmagan bo'lsangiz, ehtimol sizning xabaringiz spam-qutiga yoki stekning pastki qismiga tushib qolgan bo'lishi mumkin. Oldingi elektron pochtani eslatib o'tadigan elektron pochta xabarini yozing va u to'g'ri qabul qilinganligini so'rang.

3-qismning 3-qismi: Muloyim bo'ling

1. Yaxshi grammatika va imloga ega ekanligingizga ishonch hosil qiling. Siz buni tushunmasligingiz mumkin, ammo yaxshi grammatika va imlo odob ohangining bir qismidir. Agar aniq muloqot qilish uchun qo'lingizdan kelganicha harakat qilsangiz, siz boshqa tomonga hurmat ko'rsatasiz va umuman odobli odam ekanligingizni ko'rsatasiz.
2. O'zingizni aqlli ekanligingizni ko'rsating. O'zingizni takabbur qilmang, balki so'z boyligini namoyish qilib, aqlli ekanligingizni ko'rsating. Agar siz kompaniyaning veb-saytini ko'rib chiqib, ularning siyosati to'g'risida bilib olgan bo'lsangiz, siz hamma narsani to'g'ri o'qiganingizni, ammo hanuzgacha savolingizga javob topolmaganligingizni ko'rsatishingiz mumkin.
3. Hazil qilmang. Aqlli so'zlar va hazillarning o'z o'rni bor va bu elektron pochtada emas, hech bo'lmaganda birinchi yozishmalarda jiddiy qabul qilinishi kerak. Bunday tilni noo'rin deb qabul qilish mumkin va siz kompaniya bilan muomala qilishda undan qochishni xohlaysiz.
   • Mijozlarga xizmat ko'rsatish vakili bilan bir qator elektron pochta xabarlarini oldinga va orqaga yuborganingizdan so'ng, hazillar qabul qilinishi va tushunilishi ehtimoli katta.
4. O'zingizni agressiv tarzda ifoda qilmang. Mahsulot yoki xizmat bilan qanday muomala qilinganidan xafa bo'lishingiz mumkin bo'lsa-da, uni g'azablangan elektron pochta xabariga yozib qo'yish sizni hech qaerga olib bormaydi. Agar siz o'zingizning muammoingizni hurmat va iltifot bilan muhokama qilsangiz, xohlagan narsangizga tezroq erishasiz.
   • Esingizda bo'lsin, his-tuyg'ularingizni so'z bilan ifodalash qiyin. Agar siz muammolardan xafa bo'lsangiz va tezda hal qilishni istasangiz, yaxshiroq qo'ng'iroq qiling.
5. O'zingizning sodiqligingiz va minnatdorligingizni eslang. Agar siz elektron pochtangizda har doim kompaniyaga qanchalik sodiq bo'lganingizni yozsangiz, xodim sizning xabaringizni qadrlaydi va tezroq javob beradi.

Ogohlantirishlar

• Mijozlarga xizmat ko'rsatishga elektron pochta orqali foydalanuvchi nomlari, parollar yoki to'lov ma'lumotlarini (kredit karta yoki hisob raqamlari) hech qachon qo'ymang.