Tarkib

• Qadam bosish
• 2-qismning 1-qismi: Hisobotingizni sozlash
• 2-qismning 2-qismi: Barchasini birlashtirish

Holat to'g'risidagi hisobot qiyin ish bo'lib tuyulishi mumkin, ammo uni yozish, aslida rahbariyat bilan muloqot qilish uchun yaxshi imkoniyat bo'lishi mumkin. Qaysi loyihada ishlashingizdan qat'i nazar, siz e'tiboringizni loyihaning byudjeti va rivojlanishini tavsiflovchi aniq ma'lumotlarni taqdim etishga qaratishingiz kerak. Eng muhim ma'lumotlarni boshida xulosaga qo'ying. Keyin loyihani natijalar va muammolar jihatidan tavsiflovchi asosiy tafsilotlar bilan davom eting. Qisqa, ammo ma'lumotli bo'ling va menejment mamnun.

Qadam bosish

2-qismning 1-qismi: Hisobotingizni sozlash

1. Narxlar va jadvalga e'tiboringizni qarating. Qaysi loyihada ishlashingizdan qat'i nazar, menejerlar byudjet va taraqqiyot nuqtai nazaridan ishlarning qanday ketayotganini bilishni istaydilar. Loyihaning moliyaviy holati to'g'risida ma'lumot to'playdigan hisobotingizni o'rnating. Bundan tashqari, loyihaning o'z vaqtida bajarilishi yoki qilmasligi haqida bir necha izoh bering.
2. Muammolar haqida halol bo'ling. Agar siz loyiha qiymati va rivojlanish jarayonida muammolar borligini bilsangiz, ularni yashirmang. Bu keyinchalik katta muammolarga olib keladi. Buning o'rniga, ushbu muammolarning yaxshi ketayotgan narsalar bilan qanday bog'liqligini o'ylab ko'ring.
   • Misol uchun, agar sizning loyihangiz 1000 dollarlik futbolkalarni ishlab chiqarish va jo'natishni o'z ichiga olsa, siz faqatgina 300 dona ishlab topgan bo'lsangiz, lekin 500 dollar sarflagan bo'lsangiz, sizni xavotirga solishi mumkin.
   • Shuningdek, siz o'zingizni muddatidan ikki kun oldin topishingiz va unga izoh berishingiz mumkin.
3. Muammolar echimini taklif eting. Vaziyat to'g'risidagi hisobotning bir qismi menejerga keyingi bosqichlarni hal qilishda yordam berishdir. Siz sezgan ba'zi muammolar echimlarini taklif qilish orqali yordam berishingiz mumkin. Hisobotni tuzayotganda, sizning echimlaringiz xarajatlar va taraqqiyot bilan qanday bog'liqligini yozib oling.
   • Misol uchun, agar sizning futbolka biznesingiz muddatidan oldin va byudjetdan ortda qolsa, siz buni ishlab chiqarishni kengaytirish va muvozanatni saqlash uchun sabab deb bilishingiz mumkin.

2-qismning 2-qismi: Barchasini birlashtirish

1. Hisobotga sarlavha bering. Yozma hisobotingizni qisqacha xulosa, sarlavha va sana bilan boshlang. Vaziyat to'g'risidagi hisobotlar qisqa bo'lishi kerakligi sababli, ular alohida sarlavha sahifasida bo'lishi shart emas. Agar siz hisobotni elektron pochta orqali topshirsangiz, menejeringiz elektron pochta haqida nima bilishini bilishi uchun aniq mavzuni olish kifoya.
   • "Parker Transport avgust 2017 yilgi hisobot" ga o'xshash narsa yaxshi.
   • Har doim ma'lumotlarni taqdim eting, shunda qaysi davr haqida xabar berayotganingiz aniq bo'ladi.
   • Agar sizning kompaniyangiz ma'lum bir hisobot formatlarini ishlatsa, siz ham ulardan foydalanganingizga ishonch hosil qiling.
2. Xulosa bilan boshlang. Menejerlar band va eng muhim ma'lumotlarni darhol ko'rishlari kerak. Hisobot boshidagi bir nechta satrlar loyihaning byudjet va taraqqiyot nuqtai nazaridan qisqacha tushuntirib berib, masalaning mohiyatiga o'tadi.
   • Hisobotni o'qishning birinchi daqiqalarida menejeringiz barcha ma'lumotlarni ko'rishini ta'minlashga harakat qiling.
   • Masalan, siz darhol o'z hisobotingizni to'g'ridan-to'g'ri quyidagi kabi narsalar bilan boshlashingiz mumkin: «Parker Transport hozirda muddatidan oldinda. Biz byudjetning 50 foizini sarfladik va mahsulotning 30 foizini ishlab chiqardik. Ishlab chiqarishni tezlashtirish orqali xarajatlarni kamaytirishimiz mumkin ”.
   • Agar menejerlar boshida ko'rganlaridan mamnun bo'lishsa, ular allaqachon etarli narsani bilishlari mumkin. Agar xulosada muammoni ko'rsatadigan biror narsa bo'lsa, ular tezda u erdan hisobotning pastki qismida tegishli ma'lumotlarga o'tishlari mumkin.
3. Iltimos, eng kerakli ma'lumotlarni taqdim eting. Hozirgacha eng muhim natijalarni sanab o'ting, muhim bosqichlarga va asosiy ma'lumotlarga e'tibor bering. Faoliyat emas, balki natijalar bo'yicha menejeringizga xabar bering.
   • Masalan, “Bizning ishlab chiqarish rahbarlari Frank va Sandra yaxshi ishlashdi. Frenk har doim juda erta va bizda hamma narsa o'z vaqtida ishlab chiqarilganiga ishonch hosil qilish uchun Sandra har doim oxirgi bo'lib ketadi ».
   • Buning o'rniga asosiy ma'lumotlarni ta'kidlang: "Biz ishlab chiqarish rahbarlari (Frank va Sandra) kuniga ikki soat ishlab chiqarish vaqtini ko'paytirganligi sababli biz muddatidan 20 foiz oldinroqmiz".
4. Faktlarni tartibga soling. Bu erda siz hisobotni menejeringiz uslubiga moslashtira olasiz. Agar menejeringizning ishlash uslubini bilsangiz, hisobotni shunga moslashtirishingiz mumkin. Agar ishonchingiz komil bo'lmasa, o'zingiz yaxshi biladigan uslubda qisqa, to'g'ridan-to'g'ri xulosaga e'tibor bering.
   • Agar menejeringiz katta voqeani ko'rishni istasa, bitta bobni "Natijalar", boshqasini "Qiyinchiliklar" va uchinchisini "Yechimlar" deb nomlashingiz mumkin.
   • Biror narsani xronologik ravishda ko'rishni yaxshi ko'radigan menejer uchun "Ushbu haftadagi taraqqiyot" bo'limini, so'ngra "Keyingi qadamlar" ni ko'ring.
5. O'qlardan foydalaning. Menejerlarga kerakli ma'lumotlar tez va oson o'qilishi mumkin. Paragraflar o'qish va asosiy ma'lumotlarni yashirish uchun juda uzun. Ammo ro'yxatlar bilan hisobotni skanerlash oson.
   • Agar menejeringiz yoki kompaniyangiz to'liq yozma ravishda hisobot berishni so'rasa, albatta bu istakni bajarishingiz kerak.
6. Zarur bo'lganda vizual elementlarni qo'shing. Ba'zi menejerlar loyihaning qanday ketayotganini tushuntirish uchun ingl. Masalan, xarajatlar to'g'risida o'q yoniga yashil chiroqni qo'yishingiz mumkin, agar bu yaxshi bo'lsa, lekin siz biroz orqada qolishingiz mumkin bo'lsa, taraqqiyot haqida yonayotganingizda to'q sariq chiroq yonadi.
7. Hisobotingizni menejeringizga topshirishdan oldin uni ko'rib chiqing va kerak bo'lganda o'zgartiring. Imlo xatolari va ishlatilmaydigan jumlalar hech qachon, hatto qisqa, nisbatan norasmiy holat to'g'risidagi hisobotda ham haqiqiy emas. Faqat elektron imlo va grammatika tekshirgichlariga ishonmang. Hisobotni qisqa va to'g'ridan-to'g'ri ushlab turish uchun nimani olib tashlash mumkinligini ko'rib chiqing (keraksiz qo'shimchalar va sifatlar kabi).
   • Masalan, "Mari va Semning juda yaxshi sa'y-harakatlari tufayli" avgust oyi savdosi yaxshi, eng yaxshi oy "kabi iboralardan saqlaning.
   • Siz ham xuddi shunday qisqacha aytishingiz mumkin: "Mari va Semning mehnati evaziga avgust oyidagi savdolar eng yaxshisi".
8. Boshqa ko'rsatmalaringiz bo'lmasa, oyiga kamida bir marta hisobot bering. Sizning kompaniyangiz holat haqida hisobotlarni ma'lum bir muddat bo'yicha, masalan, haftalik yoki ikki haftada bir berishingizni so'rashi mumkin. Hisobot oyiga kamida bir marta odatda menejeringizni xabardor qilish uchun foydalidir. Vaziyat haqida hisobotlar qachon kelishi kerakligini aniq bilmasangiz, u bilan bog'laning.
   • Agar menejeringiz tez-tez hisobot olishni xohlasa, albatta siz so'ragan narsani bajarasiz.