Tarkib

• Qadam bosish
• 2-usulning 1-usuli: 1-qism: To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'ling
• 2 ning 2-usuli: 2-qism: Vakil bo'ling
• Maslahatlar
• Ogohlantirishlar

Har qanday tashrif buyuruvchilarni qabul qiladigan kompaniya qabulxonaga muhtoj. Resepsiyonist - bu kompaniya yoki muassasa peshtaxtasida mehmonlarni qabul qiladigan kishi. Odatda mehmon birinchi uchrashishi kerak va siz bilganingizdek, birinchi taassurotlar har doim juda muhimdir. Resepsiyonist mehmonni xushmuomalalik bilan qabul qilishi va telefonda yoki elektron pochta orqali to'g'ri javob berishi kerak. Bu go'yo kompaniyaning qo'ng'iroq kartasi.

Qadam bosish

2-usulning 1-usuli: 1-qism: To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'ling

1. Ajoyib tashkiliy ko'nikmalarga ega bo'ling. Siz resepsiyachi sifatida siz kompaniyaning tashrif qog`ozisiz - bu siz mijoz birinchi navbatda gaplashadigan va xodimlar ma`lumot va rejalashtirish uchun kelgan odamsiz. Qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tashrif buyuruvchilarga murojaat qilishdan tashqari, siz tez-tez mijozlar bilan muomala qilishingiz, har qanday tadbirlarni tashkil qilishingiz, uchrashuvlarni belgilashingiz va hokazolarga duch kelishingiz kerak, chunki bu juda ko'p mas'uliyatni o'z ichiga oladi, shuning uchun siz resepsiyon sifatida yaxshi tartibda bo'lishingiz kerak. bir vaqtning o'zida bir nechta narsani bajaring. Agar siz bir vaqtning o'zida bir nechta vazifalarni bajarishga va ularni to'g'ri tartibda bajarishga qodir bo'lmasangiz, siz resepsiyonist sifatida uzoq umr ko'rolmaysiz.
   • Tashkilotning yaxshi usuli - siz ishlashingiz mumkin bo'lgan arxiv tizimiga sarmoya kiritish. Sizning xo'jayiningiz, hamkasblaringiz va mijozlaringiz qanday hujjatlar va ma'lumotlarga muhtoj bo'lishi mumkinligini bilishingiz muhimdir. Ushbu ma'lumotlarning barchasini turli xil papkalarda - kompyuteringizda yoki qog'ozda saqlang. Tizimingizni o'zingiz uchun eng mos keladigan tarzda tashkil qiling - agar sizga neon yopishqoq yozuvlar kerak bo'lsa, bu ham yaxshi.
   • Tartibli bo'lish, shuningdek, o'zingizni rag'batlantirishingiz mumkinligini anglatadi - sizga biron bir narsani qanday qilishni aytishi yoki sizni to'g'ri yo'lda ushlab turishi uchun hech kimga kerak emas. Agar siz yaxshi tartibda bo'lsangiz, siz bir kunda qaysi vazifalarni bajarishingiz kerakligini va qaysi narsalar ustuvorligini aniq bilasiz.
   • Qo'lingizda (juda ko'p) telefon raqamlaringiz borligiga ishonch hosil qiling, masalan, hamkasblar, pudratchilar, sotuvchilar, favqulodda vaziyatlar xizmatlari va boshqalar. Sizga ularning barchasi ma'lum bir vaqtda kerak bo'ladi. Telefon raqamlarini maxsus kompyuter dasturida yoki Rolodex-da saqlang.
2. Bir oz texnik bilimga ega ekanligingizga ishonch hosil qiling. Qabulxona xodimi duch kelishi kerak bo'lgan eng muhim texnologiya - bu telefon va u bilan bog'liq barcha tugmalar va chiziqlar. Kompyuter bilan ishlash qobiliyati ham ajralmasdir - aksariyat resepsiyachilar elektron pochta xabarlarini qanday yuborishni bilishlari va so'z protsessoridan foydalanishni yaxshi bilishlari kerak. Elektron jadvallarni qanday yaratishni va siz ishlayotgan kompaniyaga xos dasturlardan qanday foydalanishni bilsangiz ham foydalidir.
   • Shuni yodda tutingki, ehtimol siz nusxa ko'chiruvchi, skaner va printer bilan ishlashga qodir bo'lishingiz kerak (va ushbu qurilmalar bilan ishlashda sizning hamkasblaringiz duch keladigan muammolarni hal qilish). Agar siz qanday jihozlardan foydalanayotganingizni bilsangiz, qo'llanmalarni o'rganing, shunda siz eng ko'p uchraydigan muammolarni hal qilishingiz mumkin.
3. Ishonchli bo'ling. Qabulxona xodimi har doim o'z stolida bo'lishi kutilmoqda - telefonga hech kim javob bermasa yoki kutish vaqti juda uzoq bo'lsa, kompaniya yomon nom oladi. Ishonchli bo'lishni o'zingizning ustuvor vazifangizga aylantiring - agar xo'jayiningiz sizga ishonishini va har doim yordam berishda ekanligingizni bilsa, siz o'zingizni ajralmas qilasiz.
4. Yaxshi tinglovchi bo'ling. Qabulxona xodimi bo'lishning muhim qismi boshqa odamlarni tinglashdir - telefonda, mijoz stolda savol berganida yoki sizga ma'lumot uzatilganda. Agar siz yaxshi tinglovchi bo'lsangiz, unda siz yanada samarali ishlashingiz mumkin - agar kimdir sizdan nima so'rayotganini darhol anglasangiz va mijozlarni ularga yordam beradigan bo'limga murojaat qilishingiz mumkin bo'lsa, muammolarni osonroq hal qila olasiz.
5. Hamma narsani yozib oling. Sizning xo'jayiningiz biron bir narsani talab qilganda, tafsilotlarni yozib qo'ying. Mijoz qo'ng'iroq qilganda, ularning ma'lumotlarini (ismini, aloqa ma'lumotlarini, nima istashlarini va boshqalarni) yozib qo'yganingizga ishonch hosil qiling. Eslatmalar tartibli bo'lishga yordam beradi va bir kunda sodir bo'ladigan barcha mayda-chuydalarni eslatib turadi. Qaydlaringizni daftar yoki daftarga yozing va doimo yoningizda saqlang. Buning foydaliligiga hayron qolasiz, ayniqsa, besh soat oldin qo'ng'iroq qilgan odam nima istayotganini bilmoqchi bo'lsangiz.
   • Xabarlarni batafsil yozganingizga va yozganlaringizni o'qiganingizga ishonch hosil qiling. Xabarni va / yoki aloqa ma'lumotlarini yozayotganda takrorlang, to'g'ri ma'lumotlarga ega ekanligingizga ishonch hosil qiling.
6. Telefonga odatiy salom bilan xushmuomalalik bilan javob bering, masalan: "Xayrli tong, siz ____ (ismingiz) bilan ____ (kompaniya nomi) dan gaplashyapsiz, men sizga qanday yordam bera olaman?"Bir yoki ikkita qo'ng'iroqdan keyin telefonga javob berishga ishonch hosil qiling. Odamlarni bir daqiqadan ko'proq ushlab turish yaxshi emas (bu siz o'ylagandan ham uzoqroq).
   • Qo'ng'iroq qilayotgan odam so'ragan odamning ismini diqqat bilan tinglang. Agar ishonch hosil qilishni xohlasangiz, takrorlang. Tushunish qiyin bo'lsa, qo'ng'iroq qiluvchining ismini yozishi mumkinligini so'rang.
   • "Bir daqiqa kutib turing, men sizni janob Smitga topshiraman" kabi odatiy ibora bilan suhbatni yaxshilab o'tkazing. Yoki agar u kishi suhbatda bo'lsa: "Smit mister hozirda suhbatda. Siz kutmoqchimisiz yoki xabarni etkazsam bo'ladimi?". Qo'ng'iroq qiluvchiga xushmuomalalik bilan minnatdorchilik bildiring va qo'ng'iroqni o'tkazing.
7. Boshqa hamma tashrif buyuruvchilar kabi professionallik va xushmuomalalik bilan posilka etkazib beruvchilariga salom bering. Yetkazib berish uchun imzolashingiz kerak bo'lishi mumkin. Imzoingiz tushunarli ekanligiga ishonch hosil qiling. Yetkazib beruvchiga paketni qaerga qo'yish kerakligi haqida ko'rsatmalar kerak bo'lishi mumkin. Bunday masalalar bo'yicha kerakli xodimlarga murojaat qilganingizga ishonch hosil qiling.
8. Biznesga samarali va xushmuomalalik bilan kelgan mijozlarni qabul qiling. Mehmon sizga kimligini va kimni qidirayotganini aytgandan so'ng, siz u kishi bilan bog'lanib, kim borligini aytib bering. Buning uchun ishlatishingiz mumkin bo'lgan standart jumla: "Janob Smit, XYZ b.v. xonim Jansen bu erda soat ikkiga tayinlanish uchun". Har doim ism va familiyani va ular vakili bo'lgan kompaniyani berishga harakat qiling. Uning uchrashuvi borligini so'rash foydalidir. Keyin janob Smit xaridorni qayerda kutish kerakligi va qancha vaqt ketishi haqida qo'shimcha ko'rsatmalar beradi. Keyin tashrif buyuruvchiga aytishingiz mumkin: "Janob Smit bir daqiqada u erda bo'ladi". Yoki: "Janob Smit uchrashuvni tugatayotganini va u 5 daqiqada u erda bo'lishini aytmoqda. Iltimos, o'tir".

2 ning 2-usuli: 2-qism: Vakil bo'ling

1. Ijobiy munosabatda bo'ling. Yuqorida ta'kidlab o'tilganidek, resepsiyonist kompaniyaning tashrif qog'ozi - mijozlar avval sizni ko'rishadi va ofisga kela olmaydigan odamlarning savollariga javob berishadi. Hech kim nordon yoki g'azablangan yuz bilan kutib olishni istamaydi. Doimo yuzingizda tabassum va quvnoq shaxs bo'ling. Qattiq mijozlar, hatto ular asabingizga tegsa ham, ularga sabrli bo'ling.
   • Agar juda qiyin mijozingiz bo'lsa ham, o'zingizning kuchli, baxtli shaxsga ega ekanligingizni eslatib turing. Ular o'zlarining ko'ngilsizliklarini sizdan olishayotganini o'zingizga ayting, lekin bilingki, ularni joylashtirish uchun qo'lingizdan kelganicha harakat qilsangiz, siz noto'g'ri ish qilayotgan emassiz. Portlashdan ko'ra salqinroq bo'lish yaxshiroqdir.
2. Salomlashishga tayyor bo'ling. Mijozlarni do'stona kutib olish har doim muhimdir. Agar siz xaridorga yordam berishdan oldin biron bir narsani tugatishingiz kerak bo'lsa ham, ularni kutib olish juda muhim, shuning uchun ular ular ko'rilganligini va ularga yordam berishlarini bilishadi.
   • Masalan, siz bilan salomlashishingiz mumkin: "Xayrli tong! Agar o'tirsangiz, men siz bilan birga bo'laman!".
3. Odobli bo'ling. Hurmatli bo'ling. Hammaga xuddi bugungi ofisga kirib boradigan eng muhim odamdek munosabatda bo'ling. Bu sizning vazifangiz - bugun ertalab tiqilinch ichida bir necha soat vaqt o'tkazganingiz yoki shunchaki yangi charm tuflilaringizga kofe quyganingiz hech kimga ahamiyat bermaydi. Shaxsiy tashvishlaringizni uyda qoldiring. Mijozni qulay his eting va siz bilan suhbatlashishdan zavqlaning.
4. Kiyim vakili. Siz kompaniyaning vakili, shuning uchun chiroyli ko'rinishingiz kerak. Investitsiyalarni korporativ madaniyatga mos keladigan kiyimlarga sarflang. Agar siz biznesning ma'lum bir turida (masalan, kiyim-kechak brendida) resepsiyon bo'lsangiz, ushbu markadan kiyim kiysangiz yaxshi bo'ladi. Agar moda yoki boshqa omillar muhim bo'lgan joyda ishlamasangiz, konservativ tomonga intiling.
   • Sizning kompaniyangizda kiyim-kechak bilan bog'liq aniq qoidalar mavjudligini tekshiring. Sizning kompaniyangiz rasmiy ish kiyimlari bilan yaxshi bo'lishi mumkin, lekin sizni hech qachon eslamang ga rasmiy kiyinish (sport shimlari qadrlanmasligi mumkin).
5. Har doim chiroyli ko'rinishga ega bo'ling.

Maslahatlar

• Shaxsiy narsalarni ishdan ajratib turing. Bu sizning shaxsiy suhbatlaringiz va elektron pochtangiz bilan ish joyingizda ishlamasligingizni anglatadi. IT bo'limi sizning kompyuteringizdagi ishlarni kuzatishi mumkin.
• Menejerlarga yaxshi munosabatda bo'ling, ishingiz bo'lmaganida ularga yordam bera olasizmi yoki yo'qligini tekshiring.
• Sizning maoshingizni kim to'layotganini eslang va har doim ularga hurmat bilan qarang.
• Hojatxonaga borishingiz, tushlik paytida, ta'tilga chiqishda va hokazolarda ish stoliga yoki telefoningizga qarab turadigan odamni qidirib toping, shunda qaytib kelganingizda sizni kutib turgan g'azablangan odamlar bo'lmaydi.
• Hamkasblaringizdan biron bir narsada yordam berishingizni so'rang. Shikoyat qilish orqali dushmanlarga qaraganda yordam berish orqali do'stlarni yaxshiroq qilish mumkin.
• Pochta bilan ishlash ko'pincha sizning ishingizning bir qismidir. Birinchi kuningizda darhol qaerga borish kerakligini, kim va qachon etkazib berishini aniqlang.
• Har doim yangi vazifani o'rganishga tayyor bo'ling. Ko'p qirralilik sizga ko'p narsalarni olib kelishi mumkin.
• Ikki nusxada xabarlarni yozing va xabar mo'ljallangan shaxsga nusxasini bering. Yoki kundalikdan foydalaning, bu narsalarni qidirishni osonlashtiradi, ayniqsa ism yoki telefon raqamini qidirsangiz.

Ogohlantirishlar

• Hech qachon "qilmayman" deb aytmang. Shunda siz tezda ishingizni yo'qotasiz.
• O'zingizni yoqimli qilib ko'rsatma. Odamlar buni to'g'ri ko'rishadi. Chindan ham qiziquvchan, odobli va hurmatli bo'ling. Agar buni uddalay olmasangiz, resepsiyonist bo'lmasligingiz kerak. Siz kompaniyaning obro'sini tushirasiz. Keyin, aksincha, jamoat joylariga chiqishingiz shart bo'lmagan ofis ishini qidiring.
• Mijoz yoki chaqiruvchi bilan tortishmang. Uni yuqori lavozimga yuboring.