Mijozlarga biznes xatini qanday yozish kerak

Video: Qanday qilib har qanday narsani har qanday odamga sotish mumkin | Jo Jirard

Tarkib

Qadamlar
2 -qismning 1 -qismi: Biznes xati formati
2 -qismning 2 -qismi: Ish xatini qanday yozish kerak
Maslahatlar

Agar sizning shaxsiy biznesingiz bo'lsa, ehtimol siz o'z mijozlaringizga biznes xatlar yozishingiz kerak bo'ladi. Maqsadlar boshqacha bo'lishi mumkin: yangi voqealar yoki shartlar haqida xabar berish, kompaniya nomidan mijozlarning shikoyatlariga javob berish. Yozish sababidan qat'i nazar, har doim professional ohang va ish uslubini saqlab qolish muhim.

Qadamlar

2 -qismning 1 -qismi: Biznes xati formati

1 Professional firma blankasidan foydalaning. Ishbilarmonlik xati sizning kompaniyangizni anglatadi. Shu munosabat bilan xat tegishli shaklga ega bo'lishi kerak. Shuningdek, kompaniyaning logotipi yoki brendidan foydalanishni unutmang.
- Microsoft Word uchun tayyor rang shablonlari yordamida harf sarlavhasini yaratishingiz mumkin. Haqiqiy kompaniya logotipi yoki brendidan foydalaning.
2 Matn muharririni oching. Kompaniyaning barcha biznes xatlari har doim kompyuterda yozilishi kerak.
- Yangi hujjat yarating va chekkalarni 2,54 santimetrga o'rnating.
- Times New Roman, Gruziya yoki Arial kabi serifli shriftdan foydalaning. Shunday qilib, shrift o'lchami 12 dan oshmasligi kerak, lekin 10 dan kam bo'lmasligi kerak.
- Yagona qator oralig'idan foydalaning.
3 Blok shaklini moslashtiring. Blok shakli biznes -xatlar uchun eng keng tarqalgan formatdir. Bundan tashqari, sozlash va unga rioya qilish eng oson. Har bir element asosli qoldiriladi va bitta bo'sh joy bilan ajratiladi. Sahifaning yuqorisidan pastigacha, biznes -xatda quyidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak:
- Bugungi sana yoki xat yuborilgan sana. Sanani kiritishni unutmang, chunki u jo'natuvchi va oluvchi tomonidan buxgalteriya hisobida, shuningdek yuridik maqsadlarda ishlatiladi. Aniq sanani bering.
- Yuboruvchining manzili. Bu sizning standart formatdagi manzilingiz. Agar sizning manzilingiz xatning sarlavhasida allaqachon ko'rsatilgan bo'lsa, siz bu bosqichni o'tkazib yuborishingiz mumkin.
- Chiquvchi manzil. Xatni qabul qiluvchining ismini va manzilini kiriting. Siz "Usta" yoki "Mistress" manzilidan foydalanishingiz mumkin. Shunday qilib, agar qabul qiluvchi Nina Serova bo'lsa, siz "Nina Serova xonim" va "Nina Serova" ni yozishingiz mumkin.
- Salomlar. Siz "Hurmatli xonim Serova" yoki "Aziz Nina Serova" deb yozishingiz mumkin. Agar siz xatni kim o'qishini bilmasangiz, "Hurmatli janoblar" deb yozing. "Hamma manfaatdor tomonlar ma'lumoti uchun" varianti ham bor, lekin agar manzil noma'lum bo'lsa, uni oxirgi chora sifatida qoldirish kerak.
- Xatning asosiy qismi. Bu qism keyingi bobda batafsilroq muhokama qilinadi.
- Yakuniy qism va imzo. Yozing: "Hurmat bilan" - yoki: "Eng yaxshi tilaklar".

2 -qismning 2 -qismi: Ish xatini qanday yozish kerak

1 Maqsadli auditoriyangizni aniqlang. Maktub ohanglari tomoshabinlardan qat'i nazar har doim professional bo'lib qolishi kerak, lekin so'z va til vositalarini tanlash xatni qabul qiluvchiga bog'liq. Agar xat boshqa kompaniyaning kadrlar bo'limiga tegishli bo'lsa, u holda rasmiy tildan foydalanish kerak. Muayyan mijozga murojaat qilishda siz norasmiy va sodda tilga murojaat qilishingiz mumkin.
- Bu, shuningdek, tushunmovchiliklardan qochishga yordam beradi. O'quvchiga tushunarsiz so'zlarni ishlatmang. Masalan, mijozlar sizning kompaniyangizdagi kosmik dastur uchun ishlatiladigan qisqartmalarni bilmasligi mumkin, shuning uchun ularni maktubingizda ishlatmang.
- Ish yozishning eng muhim qoidasi shundaki, matn aniq, qisqa va muloyim bo'lishi kerak.
2 Birinchi satrda xatning maqsadini ayting. Xatning maqsadini ko'rib chiqing. Yangi ofis manzilini ko'rsatmoqchimisiz? Mijozga qarz haqida eslatib turasizmi? Shikoyatga javob? Xatning birinchi jumlasini yozish kerak bo'lganda buni yodda saqlang. Noaniq so'zlarni ishlatmang va to'g'ridan -to'g'ri gapga kiring.
- Agar siz kompaniya egasi sifatida o'z fikringizni bildirsangiz, birinchi shaxsga yozing. Agar siz kompaniya yoki tashkilot nomidan murojaat qilayotgan bo'lsangiz, ikkinchi shaxsga yozing.
- "Biz bu bilan sizga xabar beramiz" yoki "Biz shu bilan quyidagilarni bilishni xohlaymiz" kabi aniq so'zlardan foydalaning. Agar siz kompaniyaning egasi sifatida murojaat qilmoqchi bo'lsangiz, birinchi shaxsga yozing: "Men siz bilan bog'lanmoqchiman", yoki: "Yaqinda men o'rgandim ..., shuning uchun ...".
- Masalan, siz (kompaniya egasi) Nina Serovaga bir oylik qarz haqida xabar bermoqchisiz. Xatingizni shunday boshlang: "Sizga shuni ma'lum qilmoqchimanki, 2015 yil mart oyidan boshlab sizning hisobingizda qarz bor."
- Agar siz kompaniyaning xodimi bo'lsangiz va mijozingizning kompaniyangizning kosmik dasturi haqidagi shikoyatiga javob bersangiz, shunday boshlang: "Biz Marsni kolonizatsiya qilish dasturi haqidagi sharhlaringizni oldik".
- Ba'zan o'quvchiga u tanlovda g'olib bo'lganini yoki ta'lim muassasasidan joy olganini aytishingiz kerak. Boshlang: "Men xabar berishdan xursandman ...", - yoki: "Biz xabar berishdan xursandmiz ...".
- Agar sizga yomon xabar berish kerak bo'lsa, quyidagi iboradan boshlang: "Afsus bilan sizga xabar beramiz ...", - yoki: "Ehtiyotkorlik bilan ko'rib chiqilgach, shunday qaror qabul qilindi ...".
3 To'g'ri ovozdan foydalaning. Rasmiy nutqda passiv ovoz tez -tez ishlatiladi, lekin u xat matnini monoton yoki tushunarsiz qilib qo'yishi mumkin. To'g'ri ovoz ma'lumotni hal qiluvchi ohangda etkazishga imkon beradi.
- Passiv ovozga misol: "Qanday qadamlar qo'yish mumkin?" Bunday holda, "qadamlar" mavzusi harakatni bajaruvchi emas, balki harakatni o'zi boshidan kechiradi.
- To'g'ri ovozga misol: "Qanday qadamlar tashlashimiz mumkin?" Ushbu versiyada fikrni aniq va aniq etkazish imkonini beradigan faol ovoz ishlatiladi.
- Ba'zida passiv ovoz sizga o'z xabaringizni etkazish imkonini beradi va xato yoki yoqimsiz faktga ortiqcha e'tibor qaratmaydi. Faqat bu holatda foydalaning. Odatda, to'g'ri ovozga ustunlik beriladi.
4 Oldingi voqealarga havola yoki o'quvchi bilan muloqot. Siz ilgari Nina Serovaga qarz haqida xabar bergan bo'lishingiz mumkin. Oxirgi konferentsiyada o'quvchi sizning kosmik dasturingizdan noroziligini bildirishi mumkin edi. Agar siz allaqachon xabar bergan bo'lsangiz, bu haqiqatni eslang. O'quvchi muhim tafsilotlarni eslay oladi va sizning maktubingiz ancha muhim va shoshilinch bo'ladi.
- "Oldingi maktubga ko'ra ...", "O'tgan oy o'z vaqtida to'laganingiz uchun tashakkur" yoki "Maydagi konferentsiyada sizning konstruktiv sharhlaringizni eshitganimizdan xursand bo'ldik" kabi iboralarni ishlating.
5 Yordam bering yoki iltimos qiling. Xushmuomalalik bilan ijobiy ohangni o'rnating yoki yordam shaklida hamkorlikni taklif qiling.
- Aytaylik, siz kompaniyasiz va mijozni qarzni to'lashga ishontirmoqchisiz. Bu iborani ishlating: "Men sizning yordamingiz va darhol to'lovingiz uchun minnatdor bo'lardim".
- Agar siz kompaniya nomidan yozayotgan bo'lsangiz, quyidagi iborani ishlating: "Biz sizning kadrlar bo'yicha menejerimiz bilan siz bilan shaxsiy uchrashuv o'tkazmoqchimiz".
- Shuningdek, barcha mumkin bo'lgan savollarga javob berishni va o'quvchining shubhalarini yo'q qilishni taklif qiling. Misol: "Biz sizning har qanday savolingizga javob berishdan yoki to'lov haqidagi shubhalarni bartaraf etishdan xursand bo'lamiz", yoki: "Siz bizning dasturimiz haqida batafsil ma'lumotga ega bo'lishni xohlaysizmi?"
6 Xatni to'ldiring. Siz yoki xaridor tomondan harakatga chaqiruvdan foydalaning. Bu qarzni belgilangan muddatda to'lash talabi yoki mijoz bilan uchrashuvni tashkil etish taklifi bo'lishi mumkin.
- Kelgusida muloqot qilish umidida taklif yozing: "Kelgusi haftadagi byudjet yig'ilishida siz bilan uchrashishni orziqib kutamiz" yoki: "Biz ofisimizda uchrashganimizda, siz bilan bu jihatlarni batafsil muhokama qilishdan xursand bo'lamiz. . "
- Maktubga hujjatlar ilova qilinganligini ko'rsating. "Biz sizga o'tgan oy uchun hisob -fakturani yubormoqdamiz" yoki "Kosmos dasturining nusxasi maktubga ilova qilingan" kabi iborani qo'shing.
- Oxirida yakunlovchi so'zni ishlating. Mijozlar uchun: "Hurmat bilan", yoki: "Yaxshi tilaklar" deb yozish yaxshiroqdir.
- Notanishlarga rasmiy xatlarda "Hurmat" so'zini ishlating.
- Yozing: "Agar siz biror kishini bilsangiz yoki u bilan hamkorlik qilsangiz.
7 Xatolarni tuzating. Agar harfda grammatik xatolar bo'lsa, to'g'ri formatlash va so'zlashish hech qanday rol o'ynamaydi!
- Passiv ovozning barcha holatlarini topishga harakat qiling va tegishli sozlashlarni amalga oshiring.
- Uzoq va chalkash gaplarga e'tibor bering. Ishbilarmonlik maktubida "Yaxshisi yaxshiroq yaxshiroq" qoidasi qo'llaniladi, shuning uchun uzoq muddatli jumlalarni bekor qilish kerak.