Tarkib

• Qadamlar
• Maslahatlar
• Ogohlantirishlar

Ofisda ishni to'g'ri tashkil etish uchun hujjatlarni hisobga olish va saqlashning samarali tizimiga ega bo'lish juda muhimdir. Hujjatlarga ega bo'lgan odamlarning sonidan qat'i nazar, tizim shunday tashkil etilishi kerakki, hamma kerakli hujjatni topa olsin. Agar hujjatlarni ro'yxatga olish va saqlash tizimidan foydalanish qiyin bo'lsa, siz hujjatlarni topshirish kabinetida yo'qotishdan qo'rqib, hamma hujjatlarni qo'lda qoldirishni boshlaysiz, buning natijasida sizning stolingiz qoziq qog'ozlarga to'lib ketadi.

Qadamlar

1. 1 Ariza berish tizimini tanlang. Bu nima bo'lishidan qat'i nazar, birinchi navbatda, mantiqiy bo'lishi kerak, shunda siz har bir hujjatning aniq manzilini bilib olasiz. Mumkin bo'lgan echimlar:
   • Alifbo tartibida. Hujjatlaringizning aksariyatida mijozlar, bemorlar yoki mijozlarning ismlari bo'lsa, bu tizim eng yaxshi ishlaydi.
   • Mavzu yoki toifalar: Ko'pgina tizimlar mavzu yoki toifaga ko'ra tartibga solingan, ular to'g'ri tashkil etilganida juda yaxshi ishlaydi, lekin to'g'ri tashkil etilmaganida juda chalkash.
   • Raqamlangan / xronologik. Bu tizim sotib olish buyurtmalari yoki retseptlar kabi raqamlangan yoki eskirgan hujjatlar uchun eng yaxshi ishlaydi.
2. 2 Fayl kabinetlarida osilgan papkalardan foydalaning. Osiladigan papkalar olinmaydi, ular siz qutilaridan chiqarib oladigan konvertlar uchun ushlagich vazifasini bajaradi.
3. 3 Hujjatlarni turkumlarga ajratib turing. Agar to'plam 5 sm dan oshsa, uni kichik toifalarga bo'ling. Agar to'plam juda past bo'lsa, uni boshqa to'plam bilan birlashtiring va nomini o'zgartiring. Stack nomlari sizga qaysi hujjatni yuborishni xohlayotganingizni osongina aniqlash imkonini beradi.
4. 4 Har bir to'plamni qog'oz konvertga joylashtiring va aniq belgilang. Hujjatlaringizga aniqroq ko'rinish berish uchun sarson -sargardon emas, balki markazlashtirilgan tabli papkalarni ishlatgan ma'qul.
5. 5 Zarflarni osilgan papkalarga joylashtiring. Hujjatlarning ko'pchiligi uchun oddiy osilgan papkalar ishlaydi, lekin qalin yoki kichik toifali hujjatlar uchun tekis pastki papkalardan foydalaning. Siz papkalarni xohlagan tartibda joylashtirishingiz mumkin, lekin odatda buning uchun alifbo tizimi ishlatiladi.
6. 6 Osiladigan papkalarni konvertlar bilan bir xil nom bilan belgilang. Agar siz vertikal shkafni ishlatmasangiz, papkaning chap tomonidagi barcha plastmassa yorliqlarni joylashtiring. Ikkinchi holda, papkalarni olddan orqaga emas, chapdan o'ngga ochiq tortmasida joylashtiring.
7. 7 Qo'lingizda mavjud papkalarga tegishli bo'lmagan hujjat bo'lsa, siz har doim tezda papkani qo'shishingiz uchun zaxira papkalar va konvertlarni topshirish kabinetining yoniga buklash kerak. Juda qalin yoki ingichka papkalarni ishlatmang. Hujjatlarni qayta tartiblashda papka nomlarini o'zgartirishni unutmang.
8. 8 Yil oxirida barcha papkalarni olib tashlang, yangi qog'oz papkalarini bir xil toifadagi nomlar bilan belgilang va ularni hujjatlar shkaflariga joylashtiring. Hujjatlarning bir qismini joriy papkalarga o'tkazish uchun eski papkalarni ko'rib chiqing va qolganini arxivga yuboring.

Maslahatlar

• Rangli kodli papkalarni kompyuteringizga rangli teglar bosib, fayllar shkafi yanada ta'sirli ko'rinishi uchun xohlashingiz mumkin. Ammo, masalan, bitta papkani o'zgartirish kerak bo'lganda, kerakli rangdagi papkalarni tugatganingizni va papkaga qo'lda imzo qo'yishingiz kerakligini bilib, asabiylashishingiz mumkin. Oddiylik - bu eng xavfsiz narsa.

Ogohlantirishlar

• Hech qachon "Har xil" deb nomlangan to'plamni yaratmang, aks holda siz bu hujjatlarni hech qachon toifalarga kiritmaysiz.
• Ariza berish tizimini tashkil qilgandan so'ng, topshirish kabinetida tartibni saqlang. Hujjatlarni ish stolidan tartibga solish va olib tashlash uchun har kuni vaqt ajrating. Hujjatlar shkafi ustiga chuqur hujjatlar savatini qo'yish vasvasasiga qarshi turing, aks holda siz uni to'ldirasiz va axloqsiz omborga aylanasiz.