Tarkib

• Qadamlar
• Maslahat
• Ogohlantirish

Professional va odobli ish xati yozishingiz kerakmi? Ko'pgina ish xabarlari oldindan formatlangan va ko'chirilishi oson, shunchaki xabar tarkibini o'zgartirishingiz kerak. Xabar pochtasida har doim sana, jo'natuvchi, oluvchi haqidagi ma'lumotlar va ba'zi xatboshilar bo'lishi kerak. Siz rasm yozmoqchisiz, iltimos, quyidagi amallarni bajaring va kompaniyangizning standartlariga mos keladigan kerakli fikrlarni tuzating.

Qadamlar

4-qismning 1-qismi: Xabarni ochish

1. 

   Formatini tushunib oling. Maktubingiz qanday bo'lishidan qat'i nazar, xatning ko'rinishi uchun ba'zi bir standartlarga rioya qilishingiz kerak. Ish xatlari Arial yoki Times New Roman kabi mashhur shriftda terilishi va yozilishi kerak. Xabarlardagi paragraflarni qo'lda ta'kidlashingiz kerak. Demak, siz "qaytish" tugmachasini ikki marta bosib, yangi paragrafni boshlaysiz. Paragraflarni ajratib ko'rsatish uchun indent buyrug'idan foydalanmang.
   • Barcha qirralarning chetini taxminan 2 sm qoldiring.
   • Elektron pochta ham mashhur shriftlarda yozilishi kerak. Qo'l yozuvini taqlid qiladigan yoki rang-barang bo'lgan shriftlardan foydalanmang, faqat ishchi pochtada oq va qora.

2. 

   
   
   To'g'ri qog'oz turini tanlang. Ish xati 22 sm x 28 sm o'lchamdagi qog'ozga ("harf kattaligi") bosilishi kerak. Agar siz AQShda bo'lmasangiz, A4 o'lchamdagi qog'ozdan foydalanishingiz mumkin. Ba'zi uzun shartnomalar 22 sm x 36 sm ("qonuniy o'lcham") qog'ozga bosilishi mumkin.
   • Agar siz pochta orqali jo'natmoqchi bo'lsangiz, uni firma blankalarida chop etishingiz kerak. Bu xatni yanada professional ko'rinishga olib keladi, shuningdek kompaniyangiz logotipi va aloqa ma'lumotlarini taqdim etadi.

3. 

   
   
   Sizning kompaniyangiz haqida ma'lumot bering. Kompaniyaning nomi va manzilini ko'rsating, unda manzilning har bir qismi boshqa satrda yozilgan. Agar siz frilanser bo'lsangiz yoki ishlayotgan bo'lsangiz, kompaniya nomini o'zingizning ismingiz bilan almashtiring yoki o'zingizning ismingizni kompaniya nomining ustiga yozing.
   • Agar sizning kompaniyangizda oldindan tayyorlangan antetli qog'oz bo'lsa, uni firma nomi va manzilini yozish o'rniga ishlatishingiz mumkin.
   • Agar siz manzilni o'zingiz yozayotgan bo'lsangiz, o'zingiz va kompaniyangizning afzalliklariga qarab sahifaning yuqori qismida o'ng yoki chap tomonga tekislashingiz kerak.
   • Agar siz xalqaro pochta xabarlarini jo'natayotgan bo'lsangiz, mamlakat nomini katta harflar bilan yozing.

4. 

   
   
   Sana qo'shing. To'liq sana yozish eng professional tanlovdir. Masalan, "2012 yil 1 aprel" yoki "2012 yil 1 aprel" deb yozishingiz mumkin. Sana jo'natuvchining manzilidan bir necha satr pastda, asosli qoldirilishi kerak.
   • Agar sizning xatingiz bir necha kun ichida yozilgan bo'lsa, xatni tugatgan sanaga ruxsat bering.

5. 

   Qabul qiluvchilar haqida ma'lumot bering. Qabul qiluvchining to'liq ismini, sarlavhasini (agar mavjud bo'lsa), firma nomini va pochta manzilini yozing va ushbu ma'lumotlarni alohida satrlarga ajrating. Agar kerak bo'lsa, mos yozuvlar raqamini qo'shing. Qabul qiluvchilarni ma'lumotlari sana ostida bir necha satr bilan tasdiqlanishi kerak.
   • Yaxshisi, aniqlangan shaxsga xat yuboring. Shu tarzda siz xabar yuborgan odam sizning xabaringizga javob qaytarishi mumkin. Agar kimga pochta orqali xabar yuborishingiz kerakligini bilmasangiz, biroz tekshirib ko'ring. Shaxsning aniq ismini va ismini so'rash uchun siz ularning kompaniyasiga qo'ng'iroq qilishingiz mumkin.

6. 

   Salomlashishni tanlang. Salomlashish - xatni qabul qiluvchiga bo'lgan hurmat nuqtasi va qaysi tabriklash siz xabar yuborayotgan odamni bilishingizga, ularni qanchalik bilishingizga va xatning qanchalik tantanali ekanligiga bog'liq. . Siz quyidagi variantlarni ko'rib chiqishingiz mumkin:
   • "Kimga tegishli bo'lishi mumkin" (ishtirok etganlarga) faqat qachon Siz kimga, ayniqsa xabarni kimga yuborishni xohlayotganingizni bilmayapsiz.
   • Agar sizning pochta xabaringizni oluvchini bilmasangiz, "Hurmatli janob / xonim" (Hurmatli janob / xonim ") bilan boshlash xavfsiz variant hisoblanadi.
   • Shuningdek, siz oluvchining sarlavhasi va ismidan foydalanishingiz mumkin, masalan "Hurmatli doktor Smit" (Hurmatli professor Smit).
   • Agar siz pochta xabarini oluvchini yaxshi bilsangiz va ular bilan yaqin aloqada bo'lsangiz, ularni ismingiz bilan qo'ng'iroq qilishingiz mumkin, masalan "Aziz Syuzan".
   • Agar xabarni qabul qiluvchining jinsiga ishonchingiz komil bo'lmasa, shunchaki to'liq ismingizni yozing, masalan "Hurmatli Kris Smit" (Salom Kris Smit).
   • Salomlashgandan keyin vergul yoki "Kimga tashvish bo'lishi mumkin" dan keyin ikki nuqta qo'yishni unutmang.
   reklama

4-qismning 2-qismi: Xabar tarkibini yaratish

1. 

   Muammoga to'g'ridan-to'g'ri. Vaqt - bu pul, maksimal darajada aytilganidek, ko'pchilik tadbirkorlar vaqtni behuda sarf qilishdan nafratlanishadi. Shuning uchun xatning mazmuni qisqa va professional tarzda taqdim etilishi kerak. Qabul qiluvchining uni tezda o'qishi mumkin bo'lgan xatni to'g'ridan-to'g'ri fikrga etib, birinchi xatboshidagi fikringizni umumlashtiring. Masalan, siz har doim "Men sizga ... haqida yozayapman ..." deb boshlashingiz va u erdan boshlashingiz mumkin.
   • To'qimalangan tildan, katta jablardan yoki uzun, dumaloq jumlalardan foydalanmang - kerak bo'lgan narsalarni iloji boricha ixcham va aniq etkazishingiz kerak.
   • Buni ishonchli tarzda ifoda eting. Aftidan, xat yozishdan maqsad o'quvchini biron bir narsaga ishontirish: fikrini o'zgartirish, xatosini to'g'irlash, pul yuborish yoki biron bir harakat qilish. Xabar oluvchini siz xohlagan narsani qilishga ishontirishga harakat qiling.

2. 

   Shaxs olmoshidan foydalaning. Ideal holda, siz o'zingizning maktubingizda "I" (I), "we" (we) va "you" (siz) shaxs olmoshlarini ishlatishingiz kerak. Uni "men" (men) deb ta'riflang va o'quvchini "siz" deb nomlang (do'st / bobo / buvi / aka / singil).
   • Agar siz tashkilot nomidan yozayotgan bo'lsangiz, e'tibor bering. Agar siz kompaniyangizning o'sish istiqbolini ta'minlasangiz, o'quvchilaringizga kompaniya uchun gapirishingizni bildirish uchun "biz" (biz) dan foydalanishingiz kerak. Agar siz o'zingizning shaxsiy fikringiz haqida yozsangiz, "men" dan foydalaning (men).

3. 

   
   
   To'g'ri, aniq va aniq yozing. O'quvchilaringizga nima demoqchi ekanligingizni aniq bilib qo'ying. Xabaringiz mazmuni aniq bo'lsa, o'quvchilar sizning xabaringizga tezda javob qaytaradilar. Xususan, agar siz o'quvchilaringiz sizning xatingizga javoban xulosa chiqarishni yoki chora ko'rishni istasangiz, ularga ayting. Tezisingizni eng ixcham tarzda tushuntiring.

4. 

   
   
   Faol jumlalardan foydalaning. Vaziyatni tavsiflashda yoki so'rov berishda passiv emas, balki faol foydalaning. Passiv jumlalar xatingizni xira qilib qo'yishi yoki aloqador shaxsni ko'rsatmasligi mumkin. Bundan tashqari, faol gap soddalashtirilgan va sodda. Masalan:
   • Passiv gap: Quyosh ko'zoynaklari ularning chidamliligi bo'yicha ishlab chiqilmagan yoki ishlab chiqarilmagan.
   • Proaktiv bayonot: Sizning kompaniyangiz quyoshdan saqlaydigan ko'zoynaklarni chidamliligini hisobga olmasdan ishlab chiqaradi va ishlab chiqaradi.

5. 

   
   
   Kerakli darajada ochiq fikrli bo'ling. Xatlarni odamlar yozadi va odamlarga murojaat qiladi, shuning uchun iloji bo'lsa, qattiq harflardan saqlaning. Shaxsiy bo'lmagan xat va ochiqlikning etishmasligi bilan siz yangi munosabatlarni o'rnatolmaysiz. Shu bilan birga, "siz bilasiz" (bilasiz), "aytmoqchiman" (demoqchiman) yoki "istayman" (bajarishni xohlayman - "istayman" so'zini qisqartirish) kabi iboralar kabi og'zaki so'zlar yoki jargonlardan foydalanishdan saqlaning. katta '). Ovozingizni jiddiy, ammo do'stona va g'ayratli tuting.
   • Agar siz qabul qiluvchini yaxshi bilsangiz, ularga norasmiy ravishda yaxshi tilaklar qatori bo'lishi kerak.
   • O'zingizni qay darajada ifoda etishni hal qilishda o'zingizning qaroringizdan foydalaning. Ba'zan kichik hazil sizga muvaffaqiyatli bitim tuzishda yordam beradi, ammo uni mazax qilishda ehtiyot bo'ling, bu xato bo'lishi mumkin.

6. 

   Odobli va odobli. Hatto shikoyat qilish yoki tashvish bildirish uchun xat yozsangiz ham, muloyim bo'lishingiz mumkin. O'zingizni qabul qiluvchining o'rniga qo'ying va har qanday g'oyani taklif qiling, o'quvchilar sizning har doim g'ayratli va yordam berishga tayyor ekanligingizni ko'rish uchun oqilona tarzda.
   • Masalan, siz quyidagi kabi qattiq shikoyat qilishingiz mumkin: "Menimcha, sizning ko'zoynaklaringiz juda yomon va men endi ularni hech qachon sotib olmayman." Ammo, siz muloyimlik bilan yozishingiz mumkin: " Sizning kompaniyangizning quyoshdan saqlaydigan ko'zoynaklari mahsulotidan ko'nglim to'ldi va kelajakda boshqa joylardan ko'zoynak sotib olmoqchiman.

7. 

   Qo'shimcha sahifalar uchun "ikkinchi sahifa" sarlavhasi shablonidan foydalaning. Ko'pgina xatlar bitta sahifada qisqa bo'lishi kerak. Ammo siz aytayotgan masala shartnoma yoki huquqiy masala kabi uzoqroq bo'lsa, sizga yana bir nechta sahifalar kerak bo'lishi mumkin. Odatda qisqartirilgan manzilga va birinchi varaqning firma qog'ozi bilan bir xil qog'oz turiga ega bo'lgan "ikkinchi sahifa" firma shablonidan foydalaning.
   • Ikkinchi va keyingi sahifalar bilan sahifaning yuqori qismida sahifani raqamlash. Qabul qiluvchilarning ismlari va sanalarini qo'shishingiz mumkin.

8. 

   Tarkibning qisqacha mazmuni. Yakuniy xatboshida asosiy fikrlarni sarhisob qiling va harakatlar rejangizdagi qadamlarni yoki xabarni qabul qiluvchidan nimani kutish kerakligini aniq aytib bering. E'tibor bering, oluvchi sizdan so'rash yoki suhbatlashish uchun siz bilan bog'lanishi mumkin, xat va sizning savolingizga qiziqishi uchun ularga minnatdorchilik bildiring. reklama

4-qismning 3-qismi: Maktublarni tugatish

1. 

   Tugatgan gapni tanlang. Yakunlovchi jumla, xuddi salomlashish kabi, xatni oluvchiga hurmat va xatning tantanali darajasini ko'rsatadi. "Hurmat bilan" yoki "Hurmat bilan" odatda xavfsiz tanlovdir; Siz "Samimiy", "Hurmat bilan" (Hurmat bilan), "Hurmat bilan" va "Sizga chin dildan" (Hurmat bilan) kabi boshqa variantlarni ko'rib chiqishingiz mumkin. Shuningdek, siz "eng yaxshi narsalar", "eng yaxshi tilaklar" (eng yaxshi tilaklar) kabi biroz rasmiy bo'lmagan, ammo professional yakunlarni tanlashingiz mumkin. , "Iliq tilaklar" va "Rahmat" va "Rahmat". Gapdan keyin verguldan foydalaning.

2. 

   Imzo. Taxminan to'rt qatorni bo'sh qoldiring, keyin imzolang. Xatni bosib chiqargandan so'ng imzoingizni imzolang yoki elektron pochta orqali yuborgan bo'lsangiz, imzo rasmingizni skanerlang va xabarning ushbu qismiga joylashtiring. Imzo uchun ko'k yoki qora siyohni tanlashingiz kerak.
   • Agar siz kimdir nomidan xat imzolayotgan bo'lsangiz, imzoingiz oldida “pp:” yozing. "Pp" "har bir prokuratura uchun" degan ma'noni anglatadi (masalan, "agentlik tomonidan" yoki "nomidan" kabi).

3. 

   Ismingizni va aloqa ma'lumotlarini kiriting. Imzo ostiga to'liq ismingizni, ismingizni, telefon raqamingizni, elektron pochta manzilingizni va har qanday aloqa usullarini yozing. Har bir ma'lumot alohida satrda yozilgan.

4. 

   Yozgichning qisqartmasini qo'shing. Agar sizdan boshqa kimdir xatni yozgan bo'lsa, imzo ostida ushbu shaxsning bosh harflarini qo'shishingiz kerak. Ba'zan, xatni yozgan kishining bosh harflari kiritilgan. Shuning uchun, xatni yozgan va xatni kim yozganini farqlash kerak.
   • Masalan, agar siz terish mashinasining bosh harflarini qo'shgan bo'lsangiz, ularni kichik harflar bilan yozing: mj
   • Agar siz yozuvchining qisqartmalarini qo'shsangiz, ularni katta harflar bilan va yozuv mashinasining qisqartmasini kichik harflar bilan yozing: RW: mj. Bundan tashqari, ikkita qisqartma orasidagi chiziqni ishlatishingiz mumkin: RW / mj.

5. 

   Qo'shilgan hujjatlarga e'tibor bering. Agar siz hujjatni qabul qiluvchiga ko'rish uchun ilova qilsangiz, hujjat raqami va turiga e'tibor qaratib, aloqa ma'lumotlari ostiga bir nechta satrda izoh bering. Masalan, siz quyidagilarni yozishingiz mumkin: "Ilovalar (2): rezyume, risola" ("Ilova (2): rezyume, risola").
   • Shuningdek, siz "Ilovalar" ni "Ilovalar" deb qisqartirishingiz mumkin. yoki "Enc.".

6. 

   Qabul qiluvchilarni qo'shing. Agar siz xatning nusxasini boshqa shaxsga yuborsangiz, unda ushbu shaxsning ismini yozishingiz kerak. Siz "Ilovalar" qatoriga "cc:" yozib izoh berishingiz mumkin, "cc" "odobli nusxa" ni anglatadi, shaxsning ismi va nomi ("cc" uchun "Uglerod nusxasi" (uglerod nusxasi) xat uglerod qog'oziga terilganda).
   • Masalan, yozing: "ko'chirma: Meri Smit, marketing bo'yicha vitse-prezident" ("Aziz: Meri Smit, marketing bo'yicha menejer o'rinbosari").
   • Agar boshqa qabul qiluvchini qo'shmoqchi bo'lsangiz, ikkinchi shaxsning ismini to'g'ridan-to'g'ri birinchi shaxsning ostiga yozing va "cc:" shart emas.
   reklama

4-qismning 4-qismi: Bajarildi

1. 

   Xabaringizni tahrirlash. Tashqi ko'rinish professional yozuvchi uchun asosiy element hisoblanadi. Shubhasiz, o'quvchi xatdagi eng kichik nuqsonlarni to'g'irlash orqali sizning vakolatli va mas'uliyatli ekaningizni osongina ko'radi. Siz imlo buyrug'ini ishga tushirishingiz mumkin, ammo so'zni yozishni tekshirishingiz mumkin, shuningdek yuborishdan oldin xatni diqqat bilan o'qib tekshirishingiz mumkin.
   • Maktub aniq va aniq bo'lganmi, deb qiziqyapsiz. Uchdan to'rttadan ortiq jumla bo'lgan paragraf bormi? Agar shunday bo'lsa, keraksiz xatboshilarini o'chira olasizmi.
   • Agar xat haqiqatan ham muhim bo'lsa, do'stingiz yoki hamkasbingizdan uni tezda tekshirishni so'rashingiz mumkin. Ba'zan o'qish uchun bir necha soniya vaqt sarflashingiz, siz ko'rmagan xatolar yoki beg'ubor so'zlardan foydalanishni aniqlashga yordam beradi.

2. 

   Pochtani zımbalamayın. Agar xabar ko'p sahifali bo'lsa, xabarni zaplashdan saqlaning. Agar sahifalar to'g'ri joylashtirilganligiga ishonch hosil qilishni istasangiz, yuqori chapdagi bukletdan foydalaning.

3. 

   Pochta jo'natmasi. Agar siz pochta orqali xabar yuborsangiz, biznes konvertidan foydalaning. Agar sizning kompaniyangiz logotipi tushirilgan konvert mavjud bo'lsa, undan foydalaning. Qaytish manzili va qabul qiluvchining manzilini aniq bosib chiqaring. Maktubni uch qismga katlayın, shunda qabul qiluvchi xabarni ochganda, xabarning birinchi qismi yuqoridan burilib, so'ng pastki katakka ochiladi. Sizda yetarlicha shtamp borligiga ishonch hosil qiling, so'ng uni yuboring.
   • Agar siz qo'lda yozilgan manzil ifloslangan deb hisoblasangiz va sizning professional uslubingizga mos kelmasa, manzilni so'z bilan yozing, konvertni printerga qo'ying va manzilni konvertga chop eting.
   • Agar xat juda muhim va / yoki shoshilinch bo'lsa, uni kuryer orqali yuborishingiz kerak.
   • Agar siz xabarni elektron pochta orqali jo'natmoqchi bo'lsangiz, uni HTML formatiga o'tkazing yoki formatni saqlab qolish uchun xabarni PDF sifatida saqlang. Qog'oz pochta orqali yuborish yaxshiroqdir.
   reklama

Maslahat

• Xatlarga imzo qo'yish uchun yaxshi qalamdan foydalaning.
• Tez. Agar jo'natuvchining so'roviga bir hafta ichida javob bera olmasangiz, unga bu haqda ayting va qachon sizdan javob olishi mumkinligini xabar bering.
• Ijobiy tomonlarga e'tibor qarating. Qilolmaydigan narsalar haqida emas, balki qila oladigan narsalar haqida gapiring. Masalan, omboringizda biror narsa bo'lmasa, xaridorga ularning buyurtmasini bajara olmasligingizni aytmang, aksincha, mahsulot ommabop, shuning uchun sizning tomoningiz zaxirada emasligini ayting. . Keyin ularga mahsulotni qachon taklif qilishingiz mumkinligini aytib bering.
• Agar siz juda ko'p tarkibli xat yozsangiz, avval ushbu narsalarni ro'yxatlashingiz kerak.
  • Yopmoqchi bo'lgan barcha narsalarni ro'yxatlang. Buyurtma haqida qayg'urmang.
  • Har bir tarkib uchun asosiy so'zlarni, misollarni, dalillarni va dalillarni sanab o'ting.
  • O'zingizning rejangizdagi tarkibni sizning maqsadingizga va tinglovchilaringizga mos keladigan tarzda ko'rib chiqing.
  • Har qanday bog'liq bo'lmagan muammolarni kesib tashlang.
  • Axborotni o'quvchi uchun eng yaxshi tartibda joylashtiring.

Ogohlantirish

• Xushomadli jumlalar bilan xat yozmang. Haqiqiy iltifot maqbuldir, lekin agar siz buni ortiqcha qilsangiz, o'quvchi sizning qobiliyatingiz bilan emas, balki xushomad bilan ishlayotganingizni his qiladi.
• Juda qattiq va ta'sirchan ohangdan foydalanmang. Esingizda bo'lsin, siz ishbilarmonlik xati bilan professional munosabatlarni mustahkamlashga yoki boshlashga harakat qilmoqdasiz.