Tarkib

• Qadamlar
• Maslahat

Bank, sug'urta kompaniyasi, davlat agentligi, ish beruvchi yoki maktab bilan bog'liq muammolar bormi? Sizga ularga biror narsa qilishga ishontiradigan yoki muammoni hal qilishda yordam berish uchun ishontiradigan xat yuborishingiz kerakmi, lekin buni qaerdan boshlashni bilmayapsizmi? Keyingi maqola samarali ishontirish xatini yozish bo'yicha ko'rsatma beradi.

Qadamlar

4-qismning 1-qismi: Tayyorlaning

1. 

   G'oyalar. Xat yozishni boshlashdan oldin, maktub orqali nimani etkazmoqchi ekanligingizni, nima uchun bu xatni yozayotganingizni va shuningdek, oluvchiga bildirilgan e'tirozlarni o'ylab ko'ring. xatni o'qing. Avvalo fikrni yodda tutish, xatning asosiy tarkibini aniq belgilashga, shuningdek, maktub duch keladigan mavzuni tushunishga yordam beradi.
   • Maktubni jumla namunasi bilan ochish: men "o'quvchini" "maqsad" ga ishontirmoqchiman. "O'quvchi" iborasini xatni yuborayotgan odam bilan va "maqsad" bilan ishontirmoqchi bo'lgan narsa bilan almashtiring.
   • Yuqoridagi bosqichni bajarib bo'lgach, o'zingizga savol bering: Nega? O'quvchining sizning istaklaringiz bilan rozi bo'lishini xohlashingizning sabablarini belgilang.
   • Buning sabablarini sanab o'tgandan so'ng, ularni ahamiyati bo'yicha tartibga soling. Barcha ustun sabablarni bitta ustunga va unchalik muhim bo'lmagan sabablarni boshqa ustunga qo'ying. Ushbu qadam muhim va dolzarb ma'lumotlarni ta'kidlash uchun ma'lumotlarni umumlashtirishga yordam beradi.

2. 

   
   
   Maqsadingizni bilib oling. Maqsadlaringiz nima ekanligini aniq bilishingizga ishonch hosil qiling. Siz nimalarni amalga oshirishingiz kerak va sizning o'quvchilaringiz nima qilishni xohlashadi.
   • Shu bilan birga, o'zingiz o'ylayotgan muammolarni hal qilish uchun echimlar haqida o'ylang.

3. 

   
   
   Maqsadli xatni tushunib oling. Mavzuni tahlil qilish va tushunish sizga maktubingiz tarkibini shakllantirishga yordam beradi. Iloji bo'lsa, o'quvchilaringiz siz bilan rozi yoki rozi bo'lmasligi yoki ular neytral tomonda bo'lishlarini aniqlang.Bu qadam sizning fikringizni ko'proq qaerga qo'yish kerakligini aniqlashga yordam beradi.
   • Siz maktub yuborayotgan odamning haqiqiy shaxsini aniqlashga harakat qiling. Ular kimlar va ular sizga haqiqatan ham yordam berishi kerakligiga ishonishingizga nima sabab bo'ladi? Sizning xatingiz shunchaki e'tiborsiz qoladimi yoki u ko'rib chiqiladimi? Qabul qiluvchilar yuqori lavozimdami yoki bu muammoni hal qilish funktsiyasi mavjudmi? Qabul qiluvchining pozitsiyasiga qarab, turli xil so'zlar bo'ladi.
   • O'quvchining muhokama qilinayotgan mavzu haqida qanday fikrlari va fikrlash usullarini bilib olishga harakat qiling. Siz bilan o'quvchilaringiz o'rtasida qarama-qarshi fikrlar paydo bo'lishi mumkinmi? Qanday qilib bunday qarashlarni rasmiy tarzda taqdim eta olasiz?
   • O'quvchingiz sizning mavzuingiz bilan nimani qiziqtirishi mumkinligini bilib oling. Ularning muomala qilish qobiliyatiga egami? Ularga ushbu mavzu bevosita ta'sir qiladimi? Ularni ko'rib chiqish uchun qancha vaqt sarflashlari kerak?
   • O'quvchini ishontirish uchun inshoda qanday dalillar keltirishingiz kerakligini o'ylab ko'ring.

4. 

   
   
   Mavzuni o'rganing. Juda ishonchli tilda dalil va tegishli ma'lumotlar bo'lishi kerak. Boshqa nuqtai nazardan ko'rganingizga ishonch hosil qiling. Muammoni nafaqat o'zingizning nuqtai nazaringiz bo'yicha o'rganing, balki qarama-qarshi fikrlar va ularning dalillarini aytib bering.
   • O'zingizning da'voni tasdiqlash uchun aniq faktlar, mantiqiy dalillar, statistika va tegishli dalillardan foydalaning.
   • Qarama-qarshi tomonning pozitsiyasi noto'g'ri, deb turib olishning o'rniga, nima uchun sizning pozitsiyangiz to'g'ri va e'tiborga loyiqligini tushuntiring.
   reklama

4-qismning 2-qismi: Xatni formatlash

1. 

   Blok formatidan foydalaning. Ishbilarmonlik xatlari noyob formatga ega. To'g'ri formatda yozilgan xatni o'qiyotganda, o'quvchi u yoki bu tarzda chalg'itmaydi. Aksincha, agar siz to'g'ri tartibga solmasangiz, xat o'quvchi oldida siz haqingizda yomon taassurot qoldiradi va ular xatingizni chetga tashlashi mumkin.
   • Satrlarni ajratish va alohida xatboshilaridan foydalaning.
   • Keling, har bir xatboshini tekislang. Boshqacha qilib aytganda, nasr yoki insho yozayotganda paragrafni indentatsiya qilmang.
   • Paragraflar orasidagi bitta chiziq.
   • Odatiy shriftdan foydalaning, odatda Times New Roman yoki Arial shrift hajmi 12 ga teng.

2. 

   Xat boshida manzil alohida joylashtiriladi. O'zingizning manzilingizni xatning yuqori chap burchagiga yozishdan boshlang. Ismingizni yozmang, faqat ko'chaning, shaharning, viloyatning manzilini (AQSh kabi shtatlarga ega davlatlar uchun "davlat" dan foydalaning ...) va hudud kodini kiriting. Siz shuningdek telefon raqamingizni va elektron pochtangizni quyidagi alohida satrlarga yozishingiz mumkin. Agar siz Buyuk Britaniyada yashasangiz, manzil o'ng tomonda bo'lishi kerak. Keyin bitta chiziq.
   • Sana kiriting. Oylar xat shaklida yoziladi, so'ngra tegishli sana va yil. Izoh: Ushbu usul ingliz tilida so'zlashadigan mamlakatlarda qo'llaniladi. Vetnamda "Kun ... oy ... yil ..." buyrug'idan foydalangan holda. Bir qator.
   • 2013 yil 4-iyun
   • Qabul qiluvchining nomi va manzilini kiriting. Qabul qiluvchining shaxsini ko'rsatishga harakat qiling. Bir qator.

3. 

   Xatni salom bilan oching. Qabul qiluvchining nomi ko'rsatilgan "azizim" taniqli tanishtiruv shakli hisoblanadi. Qabul qiluvchining ismi to'g'ri yozilganligiga ishonch hosil qiling, shunda tabrikdagi ism xabar sarlavhasidagi qabul qiluvchining ismiga to'g'ri keladi.
   • Janob (janob), xonim (xonim), professor (doktor) kabi nomlardan familiyaga murojaat qilishda qabul qiluvchining ismi bilan birgalikda foydalaning. Agar siz ayolni qanday ism bilan atashni bilmasangiz, unda "Xonim (xonim)" dan foydalaning.
   • Sarlavhadan keyin har doim ikki nuqta qo'ying.
   • Salomlashish va birinchi xatboshisi o'rtasida bir qator qoldiring
   • Hurmatli professor Braun:

4. 

   
   
   Xatni xulosa bilan yoping. Yakuniy gapingizni yozishdan oldin, xatning ohangini o'ylab ko'ring. "Rahmat", yakunlovchi gaplarning asosiy turlaridan biri bo'lib, "Hurmat bilan" kabi jumlalar yanada do'stona. Sizning xatingiz hurmatli yoki do'stona yakun bilan mos keladimi-yo'qligini o'ylab ko'ring. Qanday xulosani tanlamasligingizdan qat'i nazar, birinchi so'z katta harf bilan yozilishi kerak va keyingi so'z kichik harf bilan yozilishi kerak degan qoidaga amal qilishingiz kerak. Tugatuvchi gapdan keyin vergul.
   • Rasmiy pochta formati uchun "Hurmat bilan, (Hurmat bilan)" ni tanlang. "Hurmat bilan", "Hurmat bilan", "Rahmat, (Rahmat,)" yoki "Hurmat bilan, (Sizga chin dildan)" - bu yopiq shakllar. biznes elektron pochta uchun standart. "Eng yaxshi hurmat, (Eng yaxshi,)", "Eng yaxshi hurmat" yoki "Kuningiz xayrli o'tsin" - bu samimiy iboralar. va unchalik uzoq bo'lmagan tuyg'u.
   • Ismingizni yozishdan oldin imzoingiz uchun to'rt qatorli joy ajratib oling.
   • Rahmat,
   reklama

4-qismning 3-qismi: Xatlar yozish

1. 

   
   
   Qisqa va aniq. Ishonchli harflar qisqa va odobli bo'lishi kerak. Tashabbuskorlar bir varaqdan oshadigan yoki bezovta qiluvchi ohangdagi xatni kamdan-kam o'qiydilar. Rambling qilmang, yoymang. Tushunarli, izchil jumlalardan foydalanishga harakat qiling. Mavzudan tashqari narsalardan qoching va keraksiz, eskirgan yoki ortiqcha ma'lumotlarni bering.
   • Ortiqcha gaplarni ishlatishdan saqlaning. Juda ishonchli tushuntirishli jumlalardan foydalanish kerak. Gaplar qisqa, tushunarli va o'qilishi oson bo'lishi kerak.
   • Juda uzun xat yozmang. Har bir xatboshiga juda ko'p ma'lumot kiritmang, chunki u xatni o'qiyotganda o'quvchini tushkunlikka soladi, mavzudan chiqib ketmang yoki masalani chalkashtirib yuborishga urinmang. Har bir xatboshida chambarchas bog'liq bo'lgan ma'lumotlarga rioya qiling va yangi g'oyani ishlab chiqishni boshlaganingizda boshqasiga o'ting.

2. 

   
   
   Dastlabki ikki gapda asosiy g'oyani ayting. Yengil va sodda boshlovchi jumla bilan boshlang. Dastlabki ikkita jumlaga istaklaringizni (ya'ni asosiy g'oyani) ayting.
   • Birinchi xat faqat ikki-to'rtta jumladan iborat bo'lishi kerak.

3. 

   Ikkinchi xat xatning maqsadini ta'kidlashi kerak. Ushbu xatboshida fikrlaringiz, talablaringiz yoki maqsadlaringiz haqida ma'lumot bering. Muayyan sabablar, ma'lumotlar yoki tarkibni berish o'rniga, o'z pozitsiyangizni, fikrlaringizni, qiziqishlaringizni yoki talablaringizni to'liq tushuntiring va masalaning muhimligini tushuntiring. sizni harakatga majbur qiladigan sizga qanchalik ta'sirchan.
   • O'zingizning kontentingizni aniq jumlalar bilan oqilona, ​​xushmuomalalik bilan joylashtirishni unutmang. Haddan tashqari hissiy so'zlarni ishlatishdan saqlaning, majburiy so'zlarni ishlatmang, o'quvchilar bilan beadab jumlalarni ishlatmang (bu erda o'quvchilar shaxslar yoki tashkilotlar bo'lishi mumkin), shuningdek qarshi tomonga qo'pollik ko'rsatmaydi.

4. 

   Keyingi xatboshilarida qo'llab-quvvatlovchi fikrlarni ko'rsating. Keyingi bir necha xatboshilar sizning fikringizni qo'shimcha ma'lumot va qo'shimcha ma'lumotlarni taqdim etish orqali oqlaydi. Mantiqiy, daliliy, oqilona, ​​amaliy va huquqiy tafsilotlarni taqdim etganingizga ishonch hosil qiling. Faqat hissiyotlarga, e'tiqodga yoki shunchaki shaxsiy istaklarga asoslangan fikrlarni taklif qilmang. O'quvchini uzoq hikoyani o'qishga majburlamang; ochkolarni tez va aniq bajarish kerak. Bunga yordam beradigan bir nechta kichik taktikalar:
   • O'quvchilarni jalb qilish uchun haqiqiy statistika va voqealarni keltirib o'tish. Ko'rsatilgan statistika va faktlar ishonchli, qonuniy manbalardan ekanligiga ishonch hosil qiling va statistika va faktlar asl kontekstida siz tomonidan halol qo'llanilayotganiga ishonch hosil qiling. .
   • Tadqiqot mutaxassislarini ushbu masala bo'yicha sizning qarashlaringiz o'xshashligini va qarshi tomonning qarashlariga qarshi ekanliklarini ko'rsatish uchun murojaat qiling. Ushbu mutaxassislar o'zlari o'rganayotgan sohada ishonchli mavqega ega bo'lishlari va ko'rib chiqilayotgan masala bo'yicha fikr bildirishlari kerak.
   • Sizning so'rovingiz nima uchun ma'qullanishi kerakligini aytib bering. Biror kishiga nimagadir ishonishingizni tushuntirish orqali ishontirish usuli, ular biron bir narsani talab qilishdan ko'ra, o'z fikrlarini yanada samarali o'zgartirishi uchun amalga oshirilishi kerak. . Mavjud vaziyatni va nima uchun uni o'zgartirish kerakligini tushuntirib bering.
   • O'zingizning tafsilotlaringizni, xususiyatlaringizni va talab haqida gapiradigan masalani tushunib bering. Muammolarni hal qilish uchun o'tgan harakatlar yoki biron bir harakat yo'qligi haqida eslatib o'ting.
   • Ko'rib chiqilayotgan masala bilan bog'liq dalillar misol bilan birga bo'lishi kerak. O'quvchiga muammoning ahamiyatini anglashga majbur qiladigan dalillarni keltiring.
   • Paragrafda eslatib o'tishingiz kerak bo'lgan narsalarni cheklashni unutmang. Iltimos, o'zingizning ishingiz va vaziyatingizni sodda tarzda aytib bering. Tafsilotlarigacha unchalik chuqur emas, lekin etarli darajada asosiy tarkibni berish kerak. Faqat eng dolzarb statistika, ekspertlar va guvohnomalarni tanlang.

5. 

   Qarama-qarshi tomonning fikrini rad eting. Biror kishini samarali tarzda ishontira olishning kaliti bu qarama-qarshi fikrlarga qarshi chiqishdir. Agar siz o'qish uchun noo'rin dalillarni yoki savollarni bashorat qilishni istasangiz, xatdagi narsalarni eslatib o'tishingiz mumkin. O'z fikringizni tasdiqlash uchun qarama-qarshi tomon bilan umumiy tilni toping yoki ishonchli qarashlarni taklif qiling.
   • Sizning nuqtai nazaringiz va boshqa tomon o'rtasidagi farqni ochiq tan olganingizga ishonch hosil qiling. Ularni yashirishga urinish sizning bahsingizni susaytiradi. Buning o'rniga qarama-qarshi tomon bilan umumiy bo'lgan qadriyatlarni, tajribalarni va muammolarni ta'kidlang.
   • Hukmli so'zlarni ishlatishdan saqlaning. Haddan tashqari his-tuyg'ularni so'z bilan ifodalash sizning bahslaringizning adolatli bo'lishini pasaytiradi. Haddan tashqari salbiy va mulohazali maktub sizning o'quvchilaringizning sizning fikringizga roziligini to'sqinlik qilishi mumkin.

6. 

   So'rovingizni takrorlab, xatni yoping. Xabar oxirida so'rovingizni yoki fikringizni takrorlang. Ushbu xatboshida siz echimni taklif qilishingiz yoki muammoni hal qilish uchun harakat qilishingiz mumkin. Xatda ushbu xatni telefon, elektron pochta yoki o'zingizni tekshirish orqali kuzatib borishingizni eslatib o'ting.
   • O'rnatilgan jumla bilan yakunlash o'quvchini sizga moyil bo'lishga ishontirishga yordam beradi yoki hech bo'lmaganda sizning nuqtai nazaringizdan muammoni aniqroq ko'rishga yordam beradi.
   • O'zingizning echimlaringizni yoki usullaringizni keltiring. Kelishishga rozi bo'ling yoki ikkala tomon ham orqaga qadam tashlaydilar. O'quvchiga nima qilganingizni va vaziyatni hal qilishga tayyorlanayotganingizni ko'rsating.
   reklama

4 ning 4 qismi: Yakuniy qadamlar

1. 

   Xatolarni tekshiring. Imlo xatolari va grammatik tuzilmalarning noto'g'riligi o'quvchilarga siz haqingizda yomon taassurot qoldiradigan birinchi narsa. Maqolada xatolar bo'lmagandagina o'quvchi diqqatini mazmuni va maqola etkazmoqchi bo'lgan g'oyasiga qaratishi mumkin. Yuborish tugmachasini bosishdan oldin xatni bir necha marta qayta o'qing. Yaxshi o'tadimi yoki yo'qligini eshitish uchun xatni ovoz chiqarib o'qing.
   • Agar kerak bo'lsa, kimdir sizning xatingizda imlo xatolarini tekshirsin (yoki siz imlo tekshiruvi dasturidan foydalanishingiz mumkin).

2. 

   Haqiqiy imzoingiz bilan imzo cheking. Elektron pochta o'rniga yuborgan bo'lsangiz, xatni to'g'ridan-to'g'ri imzolang. Bu xatni shaxsiylashtirishga va xat siz yozganligini tekshirishga yordam beradi.

3. 

   Boshqa muhim odamlarni nusxalash. Agar kompaniyadagi yoki boshqa tashkilotdagi boshqa odamlar sizning xatingizni o'qishlari kerak bo'lsa, ularga nusxasini yuboring. Bu shuni anglatadiki, yuborilishi kerak bo'lgan odamlarning teng sonini bosib chiqarish, nusxalarini haqiqiy imzolash va yuborish.

4. 

   Yuboruvchilar nusxasini saqlashlari kerak. Doimo sizning yozuvingizni qachon yuborilganligi va qabul qiluvchining ma'lumotlari to'g'risida yozib qo'ying. Muammo hal qilinmaguncha muammoni hal qilish uchun nima qilish kerakligini yozib qo'ying. reklama

Maslahat

• Rasmiy shaklda yozish kerak. Agar tasodifiy yoki norasmiy nutq so'zlarini ishlatsangiz, xat oluvchi sizga ishonmaydi.Rasmiy tildan foydalanish, shuningdek, xatni ma'nosiz jargonlardan ko'ra xushmuomalalikka yordam beradi!
• Yumshoq so'zlardan foydalaning. Odamlar ularga mehribon bo'lganlarga yordam berishga moyildirlar.
• Mavzudan tashqarida emas. Siz aytayotgan mavzuga tegishli bo'lmagan qo'shimcha ma'lumotlarni qo'shmaslik uchun ehtiyot bo'ling. Buning o'rniga, tegishli tarkibga rioya qiling va masalani murakkablashtirmang. Ularning ajralib turishi uchun haqiqiy faktlardan foydalaning.
• Agar ba'zi qadamlar, harakatlar yoki takliflar aniq ko'rsatilishi kerak bo'lsa, faqat o'rta xatboshida o'qlardan foydalaning.
• Xatlar yozish uchun standart ingliz tilidan foydalaning (ingliz tilida so'zlashadigan mamlakatlar uchun). Bu matn yoki ijtimoiy tarmoq emas; Bu rasmiy xat. Qisqartmalar, jargonlar va emojilar sizning xabaringizni etkazishi mumkin.
• Fokus nuqtalarini kompaniyalar yoki agentlarning tushunchalariga qarab sozlang. Notijorat tashkilot va yirik korporatsiya boshqacha fikrda bo'lishi mumkin.
• O'quvchilaringizga ular sizga biron bir narsa qarzdorman va sizdan biron narsa so'rayotgan kabi munosabatda bo'lmang. Buning o'rniga ularni do'stona va professional tilda ishontiring.