Tarkib

• Qadam bosish
• 3-usulning 1-usuli: Shikoyat xatingizni yozing
• 3-dan 2-usul: To'g'ri ohang va formatdan foydalanish
• 3-dan 3-usul: Kuzatish
• Maslahatlar
• Ogohlantirishlar

Shikoyat xati yozish - bu ko'pchilik odamlar qachondir qilishlari kerak bo'lgan narsadir. Siz kompaniya mahsuloti yoki xizmatidan norozi bo'lishingizdan qat'i nazar, odatda bu muammoni o'zaro manfaatli usulda, qat'iy, ammo muloyim shikoyat xati orqali hal qilish mumkin. Shikoyat yozish kompaniyasini yozish qiyin yoki qo'rqinchli bo'lmasligi kerak - shunchaki faktlarni aniq va muloyimlik bilan hal qilishni so'rashingiz kerak.

Qadam bosish

3-usulning 1-usuli: Shikoyat xatingizni yozing

1. Iltimos, xatingizni mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga yuboring. Agar siz shikoyat xati yozsangiz, xatni kompaniyaning mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga yo'naltirsangiz, muvaffaqiyatga erishish uchun eng katta imkoniyatga egasiz. Mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limi shikoyatlarni ko'rib chiqishda foydalanilgan va sizning xatingiz samarali va samarali bajarilishi mumkin.
   • Mijozlarga xizmat ko'rsatish menejeri yoki direktorining ismini bilib olishga harakat qiling va o'zingizning maktubingizni unga murojaat qiling. Maktubingizni Aziz bilan boshlang janob yoki Xonim.keyin ularning familiyasi. Agar siz mijozlarga xizmat ko'rsatish menejerining ismini topa olmasangiz, shunchaki yozing Hurmatli janob / xonim.
   • Siz mijozlarga xizmat ko'rsatish manzilini kompaniyaning veb-saytida yoki kompaniyaning reklama yoki reklama materiallarida yoki mahsulotning qadoqlarida yoki yorliqlarida topishingiz kerak.
2. Maktubingizdagi fikrga tezda etib boring. Maktubingizning birinchi satrida nima uchun xat yozayotganingiz va shikoyatingiz aynan nimada ekanligi aniq ko'rsatilishi kerak. Iltimos, iloji boricha ko'proq tegishli faktlarni, shu jumladan siz sotib olgan yoki xizmatni olgan sana, vaqt va joyni, tegishli seriya yoki model raqamlari bilan birga taqdim eting.
   • Maktub oluvchi besh soniya ichida xatning muhim nuqtasini aniqlay olishi kerak, shuning uchun uzoq, nomuvofiq kirish so'zlaridan qoching.
   • Siz paragrafga birinchi jumlagizdan keyin vaziyat haqida qo'shimcha tafsilotlarni yoki tushuntirishlarni kiritishingiz mumkin, ammo birinchi satr darhol shikoyatingizga iloji boricha aniq e'tibor qaratishi kerak.
   • Masalan, sizning ochilish chizig'ingiz: "Men sizning kompaniyangizdan sotib olgan singan soch quritgichga shikoyat qilish uchun yozayapman, 15 iyul kuni, sizning ko'changizdagi A Street ko'chasida, Example City".
3. Qanday natija yoki chora ko'rishni xohlayotganingizni aniq aytib bering. Agar siz almashtirishni, pulingizni qaytarishni, ta'mirlashni yoki boshqa har qanday tovon puli olishni istasangiz, iltimos, buni ikkinchi xatboshingizda aniq aytib bering. Bu sizga xatni olishdan saqlaydi va qabul qiluvchiga boshlash uchun biron narsa beradi.
   • Izohlaringizda iloji boricha konstruktiv bo'lishga harakat qiling va sizga yordam beradigan va kompaniya bilan munosabatlarni davom ettiradigan usullarni taklif qiling. Agar siz pulingizni qaytarib berishni yoki boshqa turdagi tovon puli so'rasangiz, shu bilan birga boshqa kompaniyaga o'tmoqchi ekanligingizni aytsangiz, ular muammoni hal qilishga urinishmaydi.
   • Agar siz kompaniyani yanada kengroq muammoni hal qilishini istasangiz, uni o'z maktubingizga kiriting, ammo vaqt talab qilishi mumkinligini tan oling.
   • Birinchi maktubingizda sudga tahdid qilmang. Bu sizga oxir-oqibat kerak bo'lgan echim bo'lishi mumkin, lekin avval shikoyat xatingizni yuboring va javobni kuting.
4. Tasdiqlovchi hujjatlar nusxalarini ilova qiling. Bunga kvitansiyalar, kafolat sertifikatlari, siz yuborgan cheklarning nusxalari va agar kerak bo'lsa fotosuratlar yoki videolar kirishi mumkin. Barcha hujjatlar sizning xatingizga qo'shilishi kerak.
   • Ishonch hosil qiling nusxalari asl nusxalarini emas, balki biriktirmoqchi bo'lgan barcha hujjatlarni. Shunday qilib, dalillarni boshqalarga ko'rsatishingiz kerak bo'lsa, muhim ma'lumotlar yo'qolmaydi.
   • Shuningdek, xat matnidagi qo'shimchalarning aniq sonini ko'rsatganingizga ishonch hosil qiling. Masalan: "Ilovada siz mening asl kvitansimning nusxasini, shuningdek sochlarini fen mashinasining kafolat kartasini va seriya raqami to'g'risidagi ma'lumotni topasiz."
5. Muammoni hal qilish uchun ularga ma'lum vaqt bering. Bu muammoning hal qilinishini istagan aniq vaqtni ko'rsatishga yordam beradi. Bu sizga xotirjamlik beradi va muammoni tezda hal qilishga yordam beradi.
   • Vaqt chegarasini belgilash, shuningdek xatingiz yo'qolishining yoki unutilishining oldini olishga yordam beradi, bu esa siz va kompaniya o'rtasida yanada yomonlik va g'azabga olib kelishi mumkin.
   • Siz bergan vaqt o'rtacha ekanligiga ishonch hosil qiling.Odatda, bir yoki ikki hafta etarli, ammo bu sizning so'rovingizga qarab o'zgaradi.
6. Maktubni hurmat bilan yakunlang. Qabul qiluvchiga yordami uchun minnatdorchilik bildiring va muammoni hal qilish uchun qanday qilib va ​​qachon sizga murojaat qilishlari haqida xabar bering. Bu ularning ishini ancha engillashtiradi, natijada yanada samarali natijani kutishga imkon beradi.
   • Maktubni bilan tugating Hurmat bilan yoki Hurmat ila (ikkinchisi biroz rasmiyroq). "Salomlashish" kabi norasmiy yopilish formulalaridan qoching.

3-dan 2-usul: To'g'ri ohang va formatdan foydalanish

1. Odobli bo'ling. Siz g'azablangan bo'lishingiz mumkin va siz haqsiz, lekin qo'pollik qabul qiluvchini faqat mudofaaga aylantiradi. Hurmatli ohangda yozing va har qanday tahdid, g'azab va kinoyali izohlardan saqlaning. Yodingizda bo'lsinki, sizning maktubingizni o'qigan kishi sodir bo'lgan voqea uchun bevosita javobgar emas edi va ular g'azablangan, ayblagan kishiga qaraganda ancha ijobiy va xushmuomalali xaridorga yordam berishga tayyor bo'lishadi.
   • Yodingizda bo'lsin, siz yozayotgan kompaniya sizni maqsad qilmayapti. Aksariyat kompaniyalar o'z mijozlarini baxtli saqlashdan manfaatdor.
   • Qabul qiluvchilarni zararli deb o'ylash o'rniga, sizga yordam berishni istagan kishi kabi munosabatda bo'lsangiz, siz ancha muvaffaqiyatli bo'lasiz.
   • G'azablanganda yozmang. Xatingizni yozishdan oldin tinchlanishni kuting. Yoki xohlasangiz, xatni bug 'qulog'ingizdan chiqqanda yozing, so'ngra uni yuborishdan oldin bir yoki ikki kun kuting. Ehtimol, siz chetga chiqish uchun narsalarni qayta tuzishni xohlaysiz.
2. Qisqacha bo'ling. Mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'yicha vakillar kuniga yuzlab xatlarni qabul qilishlari mumkin, shuning uchun siz o'qishni boshlashlari bilanoq ular nima bilan shug'ullanayotganlarini aniq bilib olishlari uchun tezkorlik bilan ushbu nuqtaga etib borishingiz zarur. Agar sizning xatingiz juda uzun yoki batafsil bo'lsa, o'quvchi uni global miqyosda o'qiydi va oxir-oqibat aniq muammo yoki kerakli echim to'g'risida aniq tasavvurga ega bo'lmaydi.
   • Haddan tashqari tafsilotlar yoki uzoq tiradalar yoki monologlardan saqlaning.
   • Maktubingizni bir tomon bilan cheklang yoki 200 so'zdan kam bo'lishga harakat qiling.
3. Buyruqni hurmat qilish. Xatingizda hurmatni kuchaytirish to'g'ri ohangni belgilaydi va kompaniyaga sizning shikoyatingiz jiddiy qabul qilinishi kerakligini tushuntiradi. Bu, ayniqsa jiddiy moliyaviy oqibatlarga olib keladigan jiddiyroq shikoyatlar uchun to'g'ri keladi.
   • Hurmatni kuchaytirish bir qator narsalarni o'z ichiga oladi, masalan, tilning sifati, sizning huquqlaringiz va kompaniyaning majburiyatlarini bilishingiz, shuningdek, xatni professional tarzda taqdim etishingiz.
   • Bularning barchasi sizga ishonchni beradi, bu sizning xatingizga javobga ijobiy ta'sir ko'rsatishi kerak.
4. Maktubingizni aniq, to'g'ri shaklda tartibga soling. Yuqorida ta'kidlab o'tilganidek, sizning xatingizni professional tarzda tartibga solish sizning shikoyatingizni qabul qilinishiga ijobiy ta'sir qiladi. O'zingizning ismingiz, manzilingiz va sanangizni chap yuqori qismga qo'ying, so'ngra siz yozayotgan odamning ismi yoki lavozimi xatning yuqori qismida joylashgan kompaniya manzili.
   • Har doim o'z maktubingizni kompyuterga yozing, bu o'qishni osonlashtiradi va juda chiroyli ko'rinadi. Agar xatingizni qo'lda yozishingiz kerak bo'lsa, chizilgan so'zlar va siyoh izlari bo'lmasdan, yozishingiz aniq va tushunarli ekanligiga ishonch hosil qiling.
   • Imzoingizni yozish uchun pastda bo'sh joy qoldiring Hurmat bilan yoki Hurmat ila imzoingizni qaerga qo'yishingiz mumkin. Ushbu bo'shliq ostida ismingizni aniq o'qish uchun yozing.
   • Taxminan bir xil o'lchamdagi xatboshilar bilan xatni toza va tartibli saqlang.
5. Imlo va grammatikani tekshiring. Noto'g'ri imlo va grammatika shikoyatingizni qanday qabul qilinishiga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin. Maktubni bosib chiqarishdan oldin kompyuteringizda imlo tekshirgichidan foydalanganingizga ishonch hosil qiling yoki uni yuborishdan oldin boshqa birov o'qib chiqsin.

3-dan 3-usul: Kuzatish

1. Belgilangan vaqt chegarasini kuting. Birinchi maktubingizda ko'rsatilgan muddat tugamaguncha sabr qiling va hech narsa qilmang. Agar ushbu sana o'tib ketgan bo'lsa va siz hali ham hech narsa eshitmagan bo'lsangiz, xat olinganligini tekshirish uchun telefon qo'ng'irog'i yoki elektron pochta xabarini kuzatib boring. Kompaniyaga shubha tug'diradigan har doim eng yaxshisi.
   • Agar siz hali ham sizning xatingiz bilan bog'liq ma'lumotlarni olmagan bo'lsangiz yoki sizda mavjud bo'lsa-da, ammo vaziyat qoniqarli darajada ko'rib chiqilmagan bo'lsa, shikoyatingizni yuqori martabali odamga yuborish orqali davom etishingiz mumkin.
2. Buyruqlar tarkibida yuqoriga qarab harakat qiling. Agar siz mijozlarga xizmat ko'rsatish direktori bilan ishlashda muvaffaqiyatsizlikka uchragan bo'lsangiz, kim yuqori o'rinni egallaganini bilib, o'sha odamga yozing. Har safar zinapoyadan yuqoriga ko'tarilganda, mijozlarga xizmat ko'rsatish vakilidan direktorgacha direktor raisining o'rinbosarigacha, bosh direktorga qadar bo'lsin, avvalgi darajadagi yozishmalaringizni qo'shing. Shunday qilib, kompaniyadagi yangi savdo vakili nima bo'layotganini bilib oladi va bu masala sud jarayonisiz hal qilinishi mumkin.
   • To'g'ri tepaga ko'tarilishdan ko'ra, tepalikka ko'tarilishdan oldin mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limidan boshlash yaxshiroqdir. Buning sababi shundaki, mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limi ushbu turdagi shikoyatlarni ko'rib chiqishda ko'proq tajribaga ega va bosh direktorga yozilgan xatlar baribir ushbu bo'limga yuborilishi mumkin.
   • Agar shunday bo'lsa, mijozlarga xizmat ko'rsatish vakillari o'zlarining boshlaridan o'tishga urinayotganingiz uchun avtomatik ravishda sizni yomon tomondan ko'rishni boshlashlari mumkin.
   • Yodingizda bo'lsin, agar siz bosh direktorga yoki bosh menejerga xat yozayotgan bo'lsangiz, u aniq, aniq va yaxshi yozilgan bo'lishi kerak, chunki ular voqea haqida hali bilishmaydi.
3. Agar sudga murojaat qilmoqchi bo'lsangiz, advokatga murojaat qiling. U nima qilishni biladi. Yodda tutingki, sud jarayoni so'nggi chora hisoblanadi va uni darhol sizning maktubingizda keltirish salbiy ohangni keltirib chiqaradi va tovon puli bo'yicha da'volarni chetlab o'tishga olib keladi. Agar ular sizning blöf qilayotganingizni payqashsa, bu siz uchun salbiy bo'lishi mumkin.

Maslahatlar

• Yozishdan oldin, nima bo'lganini o'ylab ko'ring. Har bir narsa haqida o'ylab, nimani xohlayotganingizni va qanday qilib so'rashni xohlayotganingizni aniq bilsangiz, xatingizni yozishga tayyormiz.
• Ismingiz, manzilingiz, elektron pochtangiz va telefon raqamingiz (iloji bo'lsa, uy, ish joyi va mobil telefon) sizning xatingizda ekanligiga ishonch hosil qiling. Shuningdek, o'quvchining tafsilotlarini so'rang, shunda ikkalangiz ham shikoyatingiz bo'yicha har qanday o'zgarishlar bilan tanishishingiz mumkin.
• Qayta o'qing va hamma narsa haqiqat, samimiy va tekshirilishi mumkinligiga ishonch hosil qiling.
• Qasam ichmang. Kompensatsiya yoki echim olishni xohlayotganingizni unutmang va o'quvchingizni xafa qilish bunga hissa qo'shmaydi. Agar siz kuchliroq tildan foydalanmoqchi bo'lsangiz, passiv ovozdan qoching va to'g'ridan-to'g'ri va tavsiflovchi so'zlardan foydalaning. Ehtimol siz edingiz hayratda qoldi yoki hatto his qildim nafrat, oddiy so'zlardan ko'ra kuchli so'zlar hafsalasi pir bo'lgan.
• Shikoyatingizni yozma ravishda yuborish kompaniyaga elektron pochta, faks yoki o'z blogida yoki veb-saytida sharhlar yuborishdan ko'ra kuchli ta'sir ko'rsatadi. Ko'pgina kompaniyalar rasmiy yozma shikoyatlarni ustuvorligi bilan ko'rib chiqadilar.
• Agar siz aniq bir odam ustidan shikoyat qilish uchun yozsangiz, xatingizni ularning kamchiliklari bilan cheklang va umuman tashkilot haqida shikoyat qilmang. Agar siz kompaniya siyosatidan shikoyat qilish uchun yozsangiz, tinglovchini yoki siyosatni haqorat qilmang. Muammoingizni va uni qanday hal qilishni istashingizni ayting.
• Guvohlarning ko'rsatmalarini qasam ichib yubormang. Darhaqiqat, agar siz sudga boraman deb o'ylasangiz, ehtimol nafaqat guvohlikni, balki uning ismini ham yashirishni xohlaysiz. Shuni ham yodda tutingki, sudga murojaat qilish, ehtimol, arzon emas. Ko'pgina hollarda kelishuvni norasmiy ravishda yoki ko'pi bilan nizo qo'mitasi orqali amalga oshirish yaxshiroqdir.
• Shikoyatlarni yuborishingiz va boshqalarning ushbu kompaniya bilan bir xil vaziyatda bo'lganligini ko'rishingiz mumkin bo'lgan iste'molchilar veb-saytlari mavjud.
• Barcha yozishmalar nusxalarini va sizning xatlaringiz yuborilgan sanalarni saqlang.

Ogohlantirishlar

• Jismoniy zo'ravonlik, mol-mulkni yo'q qilish yoki sog'liq yoki xavfsizlikka tajovuz qilish bilan tahdid qiluvchi xat yozish noqonuniy hisoblanadi. Tahdid qo'rqitish deb talqin qilinishi mumkin va sud da'vosi uchun asos bo'lishi mumkin, shuningdek jarimalar yoki hatto qamoq jazosiga tortilishi mumkin. O'zingizga yaxshilik qiling va tahdidlarni unuting. Ularni qog'ozga qo'ymang yoki yubormang!