Tarkib

• Qadam bosish
• 2-qismning 1-qismi: Ish xati tuzish
• 2-qismning 2-qismi: Ish xati yozish
• Maslahatlar

Siz biznes yuritayotganingizda, ehtimol siz mijozlaringizga xat yozishingiz kerak. Sizga yangi voqealar yoki maxsus takliflar haqida aytib berishingiz kerak bo'lishi mumkin yoki sizning biznesingiz nomidan shikoyat qilgan mijozga javob berishingiz kerak bo'lishi mumkin. Xatingizning sababi nima bo'lishidan qat'iy nazar, har doim professional ohangdan foydalaning.

Qadam bosish

2-qismning 1-qismi: Ish xati tuzish

1. Professional antetli qog'ozdan foydalaning. Ishbilarmonlik xati sizning kompaniyangizni anglatadi. Shunday qilib, u o'ziga xos ko'rinishi va yuqori sifatli bo'lishi kerak. Unda kompaniya logotipi yoki brendi ham bo'lishi kerak.
   • Microsoft Word-da maketlar bilan antetli qog'oz tayyorlashingiz mumkin. Anketada mavjud logotipingiz yoki brendingizdan foydalanganingizga ishonch hosil qiling.
2. So'zlarni qayta ishlash dasturini oching. Siz doimo kompyuterda ishbilarmonlik maktubini yaratishingiz kerak.
   • Yangi hujjat yarating va hujjat chekkalarini 1 dyuymga o'rnating.
   • Times New Roman, Jorjiya yoki Ariel kabi serif shriftidan foydalaning. Shriftning o'lchamini 12 dan katta bo'lmagan, lekin 10 dan kichik bo'lmagan holda ishlatganingizga ishonch hosil qiling, shrift yoki o'lcham noto'g'ri bo'lgani uchun xatni o'qish qiyin bo'lmasligi kerak.
   • Bitta oraliqdan foydalanganingizga ishonch hosil qiling.
3. Blok shaklidan foydalaning. Blok shakli biznes xatlar uchun eng keng tarqalgan formatdir. Bundan tashqari, u bilan ishlash eng oson. Har bir sarlavha chap chekkaga qarshi bo'lishi kerak va har bir sarlavhadan keyin bo'sh joy bo'ladi. Sizning biznes xatingiz yuqoridan pastgacha quyidagi sarlavhalarga ega bo'lishi kerak:
   • Joriy sana yoki siz xat yuborgan sana. Sana juda muhim, chunki bu sizning va manzilingizning yozuvlari uchun ishlatilishi mumkin. Keyinchalik u qonuniy ravishda ishlatilishi mumkin. Shunday qilib, sana to'g'ri ekanligiga ishonch hosil qiling.
   • Yuboruvchining manzili. Bu sizning manzilingiz, standart manzil formatida formatlangan. Agar sizning manzilingiz allaqachon firma blankasida bo'lsa, ushbu bosqichni o'tkazib yuborishingiz mumkin.
   • Manzil oluvchining manzili. Bu siz xat yozayotgan odamning ismi va manzilidan iborat. Janob / xonimdan foydalanish ixtiyoriy. Shunday qilib, masalan, Nina de Vrizga yozsangiz, Mevrouw qismini qoldirishingiz mumkin.
   • Muqaddima. Bu "Hurmatli de Fris xonim" yoki "Aziz Nina de Fris" bo'lishi mumkin. Agar xatni kim o'qishini bilmasangiz, "Hurmatli janob yoki xonim" dan foydalaning. Shuningdek, siz "L.S." dan foydalanishingiz mumkin, ammo sizning xatingizni kim o'qishini bilmasangiz, faqat oxirgi chora sifatida.
   • Maktubning tanasi. Biz ushbu maqolada keyinroq ko'proq to'xtalamiz.
   • Xatning yopilishi, imzo bilan. Bu "samimiy" yoki "samimiy" bo'lishi mumkin.

2-qismning 2-qismi: Ish xati yozish

1. Maqsadli auditoriyangiz kimligini aniqlang. Maqsadli auditoriyangizdan qat'i nazar, xatning ohanglari har doim professional bo'lishi kerak. Qabul qiluvchiga qarab siz tilingizni yoki so'zlarni tanlashingizni o'zgartirishingiz kerak bo'lishi mumkin. Agar siz boshqa kompaniyaning kadrlar bo'limiga xat yozsangiz, siz o'z tilingizda rasmiyroq bo'lishingiz kerak. Ammo ma'lum bir mijozga xat yozayotgan bo'lsangiz, biroz ko'proq tasodifiy yoki tasodifiy tildan foydalanishingiz mumkin.
   • Maqsadli guruhni aniqlash, shuningdek, maqsadli guruhga nisbatan aniq bo'lishingizni anglatadi. O'quvchingiz tushunmaydigan terminologiyani ishlatishdan saqlaning. Masalan, xaridor, ehtimol sizning kompaniyangizning kosmik dasturi uchun ishlatiladigan qisqartmalarni bilmaydi, shuning uchun xatdagi yozuvlardan foydalanmang.
   • Yaxshi ishbilarmonlik maktubini yozishning oltin qoidasi aniq, ixcham va odobli bo'lishi kerak.
2. Birinchi jumlada xatning maqsadini ko'rsating. Maktubning maqsadini ko'rib chiqing. Bu sizning mijozlaringizga yangi joylashuvingiz to'g'risida xabar berishmi? Bu xaridorga to'lanmagan hisob yoki to'lamagan qoldiq haqida eslatishmi? Yoki mijozning shikoyatiga javob berish uchunmi? Ushbu maqsadni hisobga olgan holda, birinchi jumla uchun qoralamani yarating, u darhol o'quvchingizga maktub nima haqida ekanligini bilib qo'ying. Xatingizning maqsadi to'g'risida noaniq bo'lmang. To'g'ri bo'ling.
   • Agar biznes egasi sifatida o'z fikringizni bildirmoqchi bo'lsangiz, "Men" bilan boshlang. Kompaniya yoki tashkilot nomidan yozish paytida "Biz" dan foydalaning.
   • To'g'ridan-to'g'ri bayonotga e'tiboringizni qarating: "Ushbu xat bilan biz sizga xabar bermoqchimiz" yoki "Ushbu xat bilan biz sizni so'ramoqchimiz". Shuningdek, siz xatni korxona egasi sifatida yozayotgan bo'lsangiz, "men" so'zidan foydalanishingiz mumkin. Masalan: "Men siz bilan bog'lanyapman" yoki "Yaqinda buni eshitdim ... va bu haqda ko'proq bilmoqchiman ..."
   • Misol uchun, agar siz (biznes egasi sifatida) o'tgan oydagi to'lanmagan hisob-kitob haqida Nina de Vrizga xat yozsangiz, quyidagidan boshlashingiz mumkin: "Men sizning hisobingizda 2015 yil mart oyidan beri qolgan qoldiq sababli ushbu xat orqali siz bilan bog'lanaman. . "
   • Yoki, bir kompaniya xodimi sifatida, mijozning kompaniyaning kosmik dasturi haqidagi shikoyatiga javob bersangiz, xatni "Biz Marsga kosmik dasturimiz to'g'risida shikoyatingizni oldik" deb boshlashingiz mumkin.
   • Ehtimol siz xatni mijozga tanlovda g'olib bo'lganligi yoki o'quv kursidan joy olganligi to'g'risida xabar berish uchun yozasiz. Quyidagi jumla bilan boshlang: "Sizga xabar berishdan mamnunman ..." yoki "Sizga shuni ma'lum qilmoqchimizki ..."
   • Agar siz yomon xabar etkazishingiz kerak bo'lsa, "Sizga xabar berganimizdan afsusdamiz ..." yoki "Yaxshilab o'ylab ko'rganimdan keyin, men ... ga qaror qildim ..." kabi jumla bilan boshlang.
3. Passiv ovoz o'rniga faol ovozdan foydalaning. Umumiy tilda biz ko'pincha passiv shakldan foydalanamiz. Ammo passiv shakl siz yozgan narsalarni zerikarli va chalkash qiladi. Faol shakl biznes xatida ancha samarali bo'ladi, chunki u yanada qat'iyatli ohangni belgilaydi.
   • Passiv shaklning misoli, masalan: "Siz uchun qanday aniq shikoyatlarni hal qilishim mumkin?" Gapning mavzusi, mijoz ("siz") gapning boshida emas, balki oxirida joylashgan. gapning.
   • Faol shaklning misoli, masalan: "Sizning shikoyatlaringizni hal qilish uchun nima qilishim kerak?" Ushbu jumla versiyasi, faol shaklda, o'quvchiga tushunarli va tushunarli.
   • Passiv shakldan foydalanish xatoni yoki shubhali nuqtaga e'tibor bermasdan xabaringizni etkazishning ajoyib usuli bo'lishi mumkin. Ammo shundan keyingina foydalaning. Umuman olganda, faol shakl biznes xatlarda ancha samarali.
4. Agar kerak bo'lsa, avvalgi voqea yoki o'quvchi bilan suhbatni ko'rsating. Siz shu oyning boshida Nina de Vriz bilan bog'lanib, uning to'lanmagan to'lovi to'g'risida ogohlantirish bilan murojaat qilgan bo'lishingiz mumkin. Yoki, ehtimol, o'tgan oygi anjumanda mijoz kosmik dasturdan noroziligini bildirgan. Agar siz allaqachon o'quvchi bilan aloqada bo'lgan bo'lsangiz, buni tan oling. Bu sizning avvalgi aloqangizni o'quvchiga eslatib turadi va biznes xatni yanada dolzarb va muhimroq qiladi.
   • Quyidagi iborani ishlating: "Mening xatimdan sizning to'lanmagan hisob raqamingiz to'g'risida" yoki "Mart oyida to'laganingiz uchun tashakkur". Yoki "May konferentsiyasida kosmik dasturga bo'lgan munosabatingizni eshitish juda foydali bo'ldi."
5. So'rov qiling yoki yordam bering. Odobli iltimos qilish yoki ularga hamkorlik munosabatlari shaklida yordam berib, o'quvchi bilan ijobiy ohangni o'rnating.
   • Siz mijozingizdan hisob-kitobni to'lashni so'ragan korxona egasi ekanligingizni ayting. "Agar siz to'lanmagan hisob-kitobingizni iloji boricha tezroq to'ldirsangiz, minnatdorman" kabi iborani ishlating.
   • Sizning kompaniyangiz nomidan yozayotganingizni ayting. Quyidagi kabi jumlani ishlating: "Biz siz bilan kadrlar bo'yicha mutasaddi bilan yuzma-yuz uchrashuv tashkil qilishdan mamnun bo'lamiz".
   • Shuningdek, siz o'quvchilaringizni qiziqtirgan barcha savollarga yoki savollarga javob berishni taklif qilishingiz mumkin. Quyidagi iborani ishlating: "Hisobingiz bilan bog'liq har qanday savol yoki savolingizga javob berishdan mamnun bo'laman." Yoki "Sizga dastur haqida batafsil ma'lumot berishni xohlaysizmi?"
6. Xatni yoping. O'zingiz va o'quvchi uchun harakatga chaqiriq qo'shing. Bu ma'lum bir sanadan oldin to'lovni talab qilish yoki o'quvchi bilan rasmiy uchrashuv o'tkazish to'g'risida eslatma bo'lishi mumkin.
   • Kelajakda manzilga murojaat qiladigan joyga jumla qo'shing. "Sizni kelasi hafta byudjet yig'ilishida kutib qolaman." Yoki "Bosh qarorgohga tashrifimiz chog'ida bu haqda siz bilan muhokama qilishni orziqib kutaman."
   • Xatingizga qo'shmoqchi bo'lgan barcha hujjatlarga e'tibor bering. "Qo'shimchalarda siz eng yaxshi hisob-fakturani topasiz" yoki "Sizga bizning kosmik dasturimizning nusxasini topasiz" kabi jumlani qo'shing.
   • Xatni yakunlovchi gap bilan tugating. Mijozlar yoki mijozlar uchun "Hurmat bilan" foydalaning.
   • Siz bilmagan odamlarga rasmiy xatlarda "Samimiylik bilan" foydalaning.
   • O'zingiz yaxshi biladigan yoki ishlagan kishiga yozish paytida faqat "Eng yaxshi tilaklar" yoki "Eng yaxshi tilaklar" dan foydalaning.
7. Xatni yana o'qing. Barcha aniq formatlashingiz va so'zlaringiz befoyda bo'ladi, agar xat imlo xatolariga to'la bo'lsa!
   • Passiv shaklning har qanday ishlatilishiga e'tibor bering va gapni faol shaklga o'zgartirishga harakat qiling.
   • Har qanday uzoq, tushunarsiz va murakkab jumlalarga e'tibor bering. Ish xatida kamroq odatda ko'proq bo'ladi, shuning uchun iloji bo'lsa, jumlalaringiz muddatini qisqartiring.

Maslahatlar

• Maktubni bosganingizda bo'sh A4 dan foydalaning. Xatni yuborganingizda, uni uchdan biriga katlayın va standart konvertda yuboring.