Tarkib

• Qadamlar
• 3dan 1 qism: Memorandum uslubi va tilini tanlash
• 3 -qismning 2 -qismi: eslatma yozishga tayyorgarlik
• 3 dan 3 qism: eslatma yozish

Yozuv - bu kompaniya ichidagi ma'lumot almashishning butun dunyoda qabul qilingan usuli. Xizmat eslatmalari ikki kompaniya o'rtasidagi yozishmalarda ham ishlatilishi mumkin. Eslatma professional bo'lishi va ma'lumotni aniq etkazishi kerak. Agar siz hech qachon eslatma yozmagan bo'lsangiz, xavotir olmang - bu maqola sizga buni qanday qilishni o'rgatadi.

Qadamlar

3dan 1 qism: Memorandum uslubi va tilini tanlash

1. 1 Norasmiy tildan foydalanmang. Yozuv tili oddiy, lekin rasmiy bo'lishi kerak.
   • "Salom! Nihoyat, juma! Men sizga bitta muhim masala haqida aytmoqchiman. "
   • Buning o'rniga, buni yozing: "Bu eslatma sizni 319 -loyihaning borishi haqida xabardor qiladi."
2. 2 Yozuvingizda neytral ohangda turing - haddan tashqari hissiy va sub'ektiv bo'lmang. Da'vogarlik qilayotganda dalillar va dalillarga tayanishga harakat qiling.
   • Masalan, siz bunday yozmasligingiz kerak: "O'ylaymanki, agar biz juma kuni ishlashga xohlagan narsamiz bilan kelsak, barchamiz bundan ham baxtliroq bo'lamiz".
   • Buning o'rniga, barcha xodimlar juma kuni tasodifiy kiyimda kiyinishni xohlaydilarmi va bu korporativ etikaga qanday ta'sir qilishini o'rganing.
3. 3 Signal birikmalaridan foydalaning. Agar siz dalil keltirmoqchi bo'lsangiz yoki manbani keltirmoqchi bo'lsangiz, tegishli iboralarni ishlatganingizga ishonch hosil qiling.
   • Masalan: "Bizning ma'lumotlarga ko'ra, ..." yoki "O'tkazilgan tadqiqotlar shuni ko'rsatadiki ...".
4. 4 Sizga mos shrift va o'lchamni tanlang. Eslatmani o'qish oson bo'lishi kerak, shuning uchun haddan tashqari kichik harflardan foydalanmang; 11 yoki 12 - standart shrift o'lchami.
   • Bundan tashqari, Times New Roman kabi oddiy shrift uslubini tanlashingiz kerak. Eslatmani Comic Sans kabi kulgili yoki chiroyli shriftda yozmang (agar shunday qilsangiz, ular sizga kulishadi!).
5. 5 Standart maydonlardan foydalaning. Eslatmalar uchun standart 2,5 sm chegara hisoblanadi, biroq ba'zi matn muharrirlari katta chekkalarga ega yozuvlar shablonlarini o'z ichiga olishi mumkin (masalan, 3 sm).
6. 6 Xizmat ko'rsatmalari bitta qator oralig'ida yoziladi. Paragraflar va bo'limlar o'rtasida bo'sh chiziq qoldiring.
   • Paragraflarni kesmang.

3 -qismning 2 -qismi: eslatma yozishga tayyorgarlik

1. 1 Agar siz bir necha kishiga muhim narsa (ishda) haqida xabar berishingiz kerak bo'lsa, ularga eslatma yuboring. Agar siz ma'lumot uzatganligingiz hujjatlashtirilishi kerak bo'lsa, uni hatto bir kishiga yuborishingiz mumkin.
   • Biroq, ba'zi hollarda, xohlagan odamlar bilan gaplashish yaxshiroqdir.
   • Bundan tashqari, ba'zi ma'lumotlarni yozma ravishda etkazish mumkin emas.
2. 2 Yuborilgan ma'lumotlarga qarab, yozuvning mazmuni va shakli turlicha bo'lishi mumkin. Ko'pgina eslatmalar quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:
   • Muammoning yangi g'oyasi yoki echimi.Misol uchun, agar siz ortiqcha ish vaqtini rejalashtirish bilan bog'liq muammoni qanday hal qilishni bilsangiz, bu haqda eslatmada yozing va xo'jayiningizga yuboring.
   • Buyurtmalar. Masalan, eslatma yuborish sizning bo'limingiz mezbonlik qiladigan bo'lajak konferentsiyada vazifalarni taqsimlashning samarali usulidir.
   • Hisobot. Siz hamkasblaringizni yaqinda bo'lib o'tgan voqea haqida xabardor qilish yoki ularga loyiha haqidagi yangi ma'lumotlarni etkazish yoki tadqiqot natijalari to'g'risida hisobot yuborish uchun eslatma yuborishingiz mumkin.
3. 3 Ehtimol, siz ko'plab loyihalar ustida ishlayapsiz va ularni memo bilan bo'lishishni xohlaysiz. Bunday qilmaslik kerak. Xizmat ko'rsatmalari ma'lum bir masala bo'yicha ma'lumotni o'z ichiga oladi (mavzu, loyiha va boshqalar).
   • Eslatma qisqa, ma'lumotli va o'qilishi oson bo'lishi kerak. Shunday qilib, faqat bitta mavzuga e'tibor qaratib, siz ma'lumotlarning o'qilishini va hisobga olinishini ta'minlaysiz.
4. 4 Sizning yozuvingizning mazmuni va uslubi maqsadli auditoriyaga bog'liq, shuning uchun sizning eslatmani kim o'qishi haqida o'ylang.
   • Masalan, hamkasblaringiz uchun muhim sanani rejalashtirish to'g'risidagi eslatma uslubi va xo'jayiningiz uchun bajarilgan ishlar to'g'risidagi hisobotning uslubi juda boshqacha bo'ladi.

3 dan 3 qism: eslatma yozish

1. 1 Eslatmani sarlavha qiling. Mualliflik hujjatlariga ishbilarmonlik yozishmalarini o'tkazish odatiy holdir.
   • Masalan, sahifaning yuqori qismiga "Memo" yoki "Memo" deb yozing.
   • Siz sarlavhani markazga qo'yishingiz yoki sahifaning chap tomoniga bosishingiz mumkin. Oldin olgan eslatmalarni ko'rib chiqish va ularning formatini nusxalash yaxshidir.
2. 2 Izohingizga sarlavha yozing. U quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak:
   • TO: Notani yuborayotgan odamlarning ismlari va unvonlarini yozing.
   • OT: ismingizni va unvoningizni yozing.
   • DATE: Yilni o'z ichiga olgan aniq sanani yozing.
   • MAVZU: Eslatma nima haqida bo'lishi haqida qisqacha, lekin aniq ta'rif bering.
   • E'tibor bering, "Mavzu" o'rniga "Ref" yozishingiz mumkin.
3. 3 Eslatmani oluvchilar ro'yxatiga, albatta, siz yubormoqchi bo'lgan barcha odamlarni kiritishingiz kerak. Eslatmani oluvchilarni undagi ma'lumotlardan ta'sirlangan odamlar bilan cheklang.
   • Bo'lim yoki kompaniyadagi har bir kishiga xat yubormang, agar undagi muammo bir necha kishiga tegishli bo'lsa.
   • Agar siz bir vaqtning o'zida kompaniyaning barcha xodimlariga eslatmalar yuborsangiz, ular eslatmalar bilan bombardimon qilinadi yoki ularni diqqat bilan o'qimaydi yoki umuman o'qimaydi.
4. 4 Eslatmani oluvchilar ro'yxatiga to'liq ism va unvonlarni kiriting. Agar siz xo'jayiningiz bilan qisqa oyoqda bo'lsangiz ham, ishbilarmonlik yozishmalarida rasmiy ohangga rioya qilganingiz ma'qul. Masalan, siz uning ofisiga borganingizda uni "Vladimir" deb atashingiz mumkin, lekin o'z eslatmalaringizda uni "janob Dmitriev" yoki "Vladimir Nikolaevich" deb atang.
   • Eslatmani oluvchilarni ro'yxatga olishda buni yodda tuting - to'liq ism va unvonni kiriting.
5. 5 Agar siz boshqa kompaniyadan kimgadir eslatma yuborsangiz, ular bilan bog'lanishning to'g'ri shaklini aniqlash juda muhimdir. Bu odam haqida ma'lumot topishga vaqt ajrating; katta ehtimol bilan buni uning kompaniyasi saytida qilish mumkin.
   • Misol uchun, agar odamda doktorlik darajasi bo'lsa, uni albatta kiriting.
   • Shuningdek, bu odam egallab turgan lavozimni topib, uni eslatmangizga kiritganingizga ishonch hosil qiling.
6. 6 Eslatmaning mavzusi haqida o'ylab ko'ring. Bu aniq va aniq bo'lishi kerak.
   • Masalan, "Yangi mijozlar" - bu juda noaniq mavzu, va agar kimdir sizning eslatmangizni bir necha kun yoki haftalarda topmoqchi bo'lsa, uni bajarishda qiynaladi.
   • Eng yaxshi mavzu: "Xaridorlarni kengaytirish hisoboti".
7. 7 Qoidaga ko'ra, tabriknomalar xizmat eslatmalarida yozilmaydi. Ammo, agar xohlasangiz, eslatma matnini "Hurmatli janob Dmitriev" yoki "Aziz hamkasblar" bilan boshlashingiz mumkin.
   • Eslatma qisqa va ma'lumotli bo'lishi kerak, shuning uchun salomni tashlab qo'yish mumkin.
8. 8 Eslatmaning kirish qismini yozing. Unda eslatmani yozish va yuborish maqsadi aniq ko'rsatilsin.
   • Masalan, "Men yozyapman ...". Eslatmaning kirish qismida unda keltirilgan ma'lumotlarning qisqacha sharhi bo'lishi kerak.
9. 9 Kirish qismi qisqa bo'lishi kerak. Unda tafsilotlar va boshqa tafsilotlarni ko'rsatishga hojat yo'q.
   • Bir nechta qisqa jumlalarning kirish qismini tuzing (qisqa paragraf).
10. 10 Asosiy ma'lumotlarni taqdim etish uslubi to'g'risida qaror qabul qiling. U 2-4 banddan iborat bo'lishi kerak. Taqdimot uslubi ma'lumotning o'ziga bog'liq bo'ladi.
    • Masalan, siz ma'lumotni ahamiyatiga ko'ra yoki loyihangiz buzilgan jarayonlarga ko'ra taqdim etishingiz mumkin.
11. 11 Xizmat eslatmasi bo'limlarga (paragraflarga) bo'linishi kerak, shunda uning o'quvchilari ma'lumotni osongina o'zlashtirishi mumkin; bundan tashqari, bo'limlar ularga eslatmadagi muhim fikrlarni aniqlashga yordam beradi.
12. 12 Har bir bo'limga nom bering; paragrafning sarlavhasi unda mavjud bo'lgan ma'lumotlarni aniq ko'rsatishi kerak.
    • Masalan, siz yaqinlashib kelayotgan ofis yozuvlarini quyidagi bo'limlarga ajratishingiz mumkin: yangi ofis manzili, asbob -uskunalar va hujjatlarni qadoqlash bo'yicha ko'rsatmalar va ko'chish jadvali.
13. 13 Har bir bo'limning birinchi jumlasi o'quvchilarga ushbu paragraf nima haqida ekanligini aytib berishi kerak.
    • Sizning alohida paragraflaringiz yoki bo'limlaringiz ko'rib chiqilayotgan mavzudagi aniq bir nuqtaga qaratilishi kerak.
14. 14 Muhim fikrlarni ajratib ko'rsatish uchun ro'yxat yoki ro'yxat yarating. Bu o'quvchilarga asosiy fikrlarga e'tiborni qaratishga va ma'lumotni tezroq o'qishga va o'zlashtirishga yordam beradi.
15. 15 Yozuv hajmi 1-2 sahifadan oshmasligi kerak.
    • Bu bitta xat oralig'i va paragraflar orasidagi bo'sh chiziqli standart eslatmalar o'lchami.
16. 16 Taqdim etilgan ma'lumotlarni umumlashtiruvchi xatboshini qo'shishni o'ylab ko'ring. Ko'p hollarda, bu kerak emas, ayniqsa, agar siz qisqa eslatma yozgan bo'lsangiz.
    • Ammo agar taqdim etilgan ma'lumotlar juda murakkab bo'lsa yoki eslatmaning o'lchami standartdan kattaroq bo'lsa, unda taqdim etilgan ma'lumotni (ya'ni asosiy fikrlarni) umumlashtiruvchi kichik paragrafni qo'shgan ma'qul.
17. 17 Agar sizga kerak deb o'ylamasangiz ham, yakunlovchi paragrafni kiritganingizga ishonch hosil qiling. Quyidagilarni ko'rib chiqing:
    • Eslatmaning maqsadi nima? O'quvchilarni biror narsaga undash? Xodimlar o'z vaqtida hisobot berishlari kerakmi? Agar shunday bo'lsa, buni oxirgi xatboshida aniq ayting.
    • Agar boshqa harakat talab qilinmasa, quyidagi xulosani yozing: "Men bu masalani muhokama qilishdan xursand bo'laman" yoki "Agar sizda bu mavzu bo'yicha savollaringiz yoki sharhlaringiz bo'lsa, men ularga javob berishdan xursand bo'laman".
18. 18 Agar xohlasangiz, eslatmaning oxiriga ismingizni yoki imzoingizni qo'ying (lekin bu shart emas). Agar shunday bo'lsa, boshqa xodimlardan olgan eslatmalaringizga qarang.
    • Agar ular yozuvlarga imzo cheksalar (masalan, "Hurmat bilan, Ivanov A.A.), xuddi shunday qiling.
    • Agar siz yozuvga imzo chekishni xohlamasangiz, hujjatning oxiriga bosh harflaringizni qo'yishingiz mumkin.
19. 19 Izohga jadvallar, grafiklar yoki hisobotlar ilova qilingan bo'lsa, har qanday qo'shimchalar haqida eslatib turing. Buning uchun hujjatning oxirida, masalan, "Qo'shimcha: 1 -jadval" deb yozing.
    • Qo'shimchalar eslatmaning asosiy matnida ko'rsatilishi kerak.
    • Masalan, agar siz yaqinda yangi ofisga ko'chish haqida yozayotgan bo'lsangiz, shunday yozishingiz mumkin: “Biz chorak oxirigacha bu harakatni yakunlamoqchimiz. Batafsil harakatlanish jadvali uchun biriktirilgan 1 -jadvalga qarang. "
20. 20 Eslatmani yuborishdan oldin uni tekshirganingizga ishonch hosil qiling. Gaplarning grammatik jihatdan to'g'ri ekanligiga, eslatmada imlo yoki sintaksik xatolar yo'qligiga va ma'lumot mazmunli ekanligiga ishonch hosil qiling.
    • Eslatmani birinchi tekshirilgandan keyin yubormang (agar bu shoshilinch eslatma bo'lmasa). Hujjatni chetga surib, bir soatdan keyin yana tekshiring. Ehtimol, siz ilgari o'tkazib yuborgan yangi xatolar va noaniqliklarni topasiz.
    • Agar eslatmada maxfiy ma'lumotlar bo'lsa, kompaniyangiz maxfiylik siyosatini tekshiring va sizning eslatmani ko'rib chiqadigan shaxsning ismini bilib oling va uning belgilangan qoidalarga muvofiqligi to'g'risida o'z fikringizni bildiring.