Tarkib

• Qadamlar
• 2 -usul 1: alifbo tartibida saralash
• 2 -ning 2 -usuli: Hujjatlarni indekslash
• Maslahatlar
• Ogohlantirishlar

Bosma hujjatlarni tartibga solish - ham ish, ham shaxsiy maqsadlar uchun - ularni alifbo tartibida saralash orqali ko'p qiyinchiliklarsiz amalga oshirish mumkin. Hujjatlarning bunday tashkil etilishi sizga va boshqa har qanday kishiga kerakli ma'lumotlarni tezda topishga, shuningdek, hujjatlar himoyasini ta'minlashga imkon beradi. Biroq, hamma narsa ham oddiy emas va hujjatlarni alifbo tartibida saralashda bir nechta nozikliklar mavjud, ular haqida hozir sizga aytamiz.

Qadamlar

2 -usul 1: alifbo tartibida saralash

1. 1 Hujjatlarni sarlavhasiga qarab alifbo tartibida joylashtiring. Buning uchun alifbo indeksidan foydalaning.
2. 2 Hujjatlarni qaysi harfdan boshlanganiga qarab, u yoki bu harflar papkasiga joylashtiring. Xuddi shu harf bilan boshlanadigan hujjatlarni saralash, ismning ikkinchi harfiga asoslangan bo'lishi kerak. Agar ikkinchi harf bir xil bo'lsa, uchinchi harf. Yoki to'rtinchisi. Yoki beshinchi. Bu erda bu algoritmdan hech qanday og'ish yo'q va bo'lishi ham mumkin emas, lekin bu sizga yuz barobar mukofot beradi - bu tartiblash hujjatlardagi barcha oq dog'larni yo'q qiladi.
3. 3 Hujjatlarni qanday tartiblaganingizni aytib bering. Siz buyurgan hujjatlar bilan tanishish huquqiga ega bo'lgan har bir kishi ular qanday tartibga solinganligini bilishini xohlaysiz.
4. 4 Hujjatlarni tortmasiga yoki tartibda saqlash kerak bo'lgan joyga joylashtiring. Hujjatlarga yangi narsa qo'shganda, alifbo haqida unutmang!

2 -ning 2 -usuli: Hujjatlarni indekslash

1. 1 Alifbo harflari bilan teglardan foydalaning. Hujjatlarni indekslash (boshqacha qilib aytganda, imzolash) hujjatlarni tartibga solish asoslarining asosi hisoblanadi. Aynan shu bosqichda hujjatlar sizning katalogingizning tegishli bo'limlari va bo'limlariga o'tkaziladi. Aslida, bo'limlarning nomlari ularning mazmunini tasvirlash uchun ishlatiladi, so'ngra bo'limning nomi ham hujjatning nomiga aylanadi. Quyidagi maslahatlardan foydalanib, bo'limlarni alifbo tartibida joylashtiring.
2. 2 To'g'ri nomlarni quyidagi tartibda indekslash mumkin: familiya, keyin ism, keyin otasining ismi yoki otasining ismi. Tinish belgilariga e'tibor bermaslik mumkin.
   • Agar prefiks ishlatilsa, prefiksni ismning oldingi qismi bilan birlashtiring va birinchi o'ringa qo'ying. Tinish belgilari kerak emas.
   • Defislarni e'tiborsiz qoldirish mumkin va defisdan oldin va keyin ismning qismlarini birinchi o'ringa qo'yish kerak.
   • Qisqartmalar va bitta harfli so'zlar indekslanadi. Bosh harflar alohida qismlarga bo'linadi.
   • Pozitsiyalar va nominal qo'shimchalar oxirgi o'rinda sanab o'tiladi, birinchi navbatda pozitsiya ko'rsatiladi, so'ngra qo'shimchalar.
3. 3 Tashkilotlar bilan bog'liq hujjatlarni ushbu korxonalar nomi bo'yicha saralash mumkin. Bunday holda, tashkilot nomining har bir so'zi alohida element hisoblanadi. Buxgalteriya hisobi sarlavhada ko'rsatilgan so'zlar tartibida.
   • Qisqartmalar va bitta harfli so'zlar indekslanadi. Bunday holda, harflar bo'shliqlar bilan ajratilishi va bir -biridan alohida elementlar sifatida qaralishi kerak.
   • Bu holatda tinish belgilari qoldiriladi, birinchi elementda tinish belgilaridan oldin va keyin so'zlar ko'rsatiladi.
   • Raqamlar va raqamlar harf formatida yoziladi va xuddi so'zlar kabi indekslanadi. Yana tinish belgilari qoldiriladi. Hujjatlar, nomi rim raqamlari bilan boshlangan, o'xshashlari arab raqamlari bilan boshlangan o'xshash hujjatlarga qaraganda ancha oldin joylashgan, raqamlar esa eng kichigidan eng kattasiga qadar ko'rsatilgan. Shundagina siz so'zlarni boshlagan hujjatlarni joylashtirishingiz mumkin.
   • Barcha belgilar so'zlar bilan yozilgan, belgi bilan bevosita bog'liq bo'lgan barcha raqamlar birinchi elementda ko'rsatilishi kerak.
4. 4 Hukumat tashkilotlarining nomlari, birinchi navbatda, ma'lum bir tashkilotning yurisdiktsiya mamlakati va mintaqasi bilan indekslanadi. Keyingi elementda tashkilot nomi ko'rsatiladi va oxirida "boshqaruv", "byuro", "vakil" va shunga o'xshash so'zlar ko'rsatiladi.
5. 5 Agar ismlar bir xil bo'lsa, hujjatlarni kataloglashtirish uchun manzildan foydalaning. Quyidagi tartibdan foydalaning: ism> viloyat> shahar> ko'cha nomi> uy raqami.

Maslahatlar

• Hujjatlaringizni har doim qayerdan olgan bo'lsangiz, o'sha joyga qo'ying.
• Indekslashda, birinchi navbatda, standart qoidalarga amal qilish muhim, shundan keyingina korporativ qoidalarga amal qilish kerak.
• Hujjat qachon va kim tomonidan olinganligini ko'rsatish tizimini ishlab chiqish.

Ogohlantirishlar

• Hujjatlar katalogiga qancha odam kirsa, shuncha tartibsizlik bo'ladi.