Uchrashuv bayonnomalarini qanday saqlash kerak

Tarkib

Qadamlar
3 -usul 1: Uchrashuvga tayyorgarlik
Uchinchi usul 2: Uchrashuv davomida
3 -usul 3: Uchrashuvdan keyin
Maslahatlar
Ogohlantirishlar
Sizga nima kerak

Korporativ kotib yoki direktorlar kengashi kotibi yoki kichik biznes egasi sifatida siz korporativ uchrashuvlar bayonnomalarini yuritish zarurati bilan duch kelishingiz mumkin. Bu vazifa juda muhim, chunki bu nafaqat qonuniy talab, ayniqsa notijorat tashkilotlari uchun: bu protokollar kompaniyaning rasmiy yozuvlari, uning tarixi. Agar ma'lum qoidalar va formatga rioya qilinsa, protokollarni bajarish juda oson.

Qadamlar

3 -usul 1: Uchrashuvga tayyorgarlik

1 Uchrashuvni o'tkazilishi kerak bo'lgan har bir kishiga uchrashuvning o'tkazilish sanasi, vaqti, joyi va maqsadi to'g'risida oldindan xabar yuboring (bir necha hafta oldin).
2 Kengashning har bir a'zosi uchun maxsus to'plam tayyorlang, unga quyidagilar kiradi: uchrashuv xabarnomasi, oldingi uchrashuv protokoli, aloqa ma'lumotlari ro'yxati va yig'ilishda taqdim etiladigan narsalar (masalan, tahlillar va byudjet hisobotlari). Agar ma'lumot maxfiy bo'lsa, uni faqat xodimlar (ba'zi hollarda) va mehmonlar xonadan chiqib ketganidan keyin o'tkazing.
3 Qo'lingizda qulay bo'lgan ovoz yozish uskunasi borligiga ishonch hosil qiling, masalan: bloknot, papka, noutbuk yoki ovoz yozuvchisi.
4 Uchrashuv kuni barcha ishtirokchilarda yozma materiallar, nishonlar (agar kerak bo'lsa) va ichimliklar borligiga ishonch hosil qiling.

Uchinchi usul 2: Uchrashuv davomida

1 Quyidagi ma'lumotlarga e'tibor bering.
- Tashkilot nomi va uchrashuv turi.
- Uchrashuv xabarnomasi yuborilganmi va agar shunday bo'lsa, qachon.
- Uchrashuv sanasi va uning o'tkazilgan joyi.
- Uchrashuv boshlangan vaqt.
2 Uchrashuv sababini yozing, masalan: har choraklik kollegiya yig'ilishi yoki har yili ofitserlarni saylash.
3 Ro'yxatga olinishi kerak:
- Kengash a'zolari, yig'ilishda qatnashayotgan ofitserlar va xodimlar va ularning vazifalari.
- Yo'q bo'lganlar.
- Mehmonlar, ularni kim taklif qilgani va nima uchun tadbirga tashrif buyurganlari.
- Yig'ilish raisining ismi va lavozimi.
- Uchrashuv bayonnomasini olgan kishi.
4 Kvorum uchun zarur bo'lgan a'zolar sonini va bu raqamga erishilganligini ko'rsating.
5 O'tgan yig'ilish bayonnomasini qabul qilish, qayta ko'rib chiqish yoki undan chiqish uchun ovoz berish natijalarini yozib oling.
6 Agar kerak bo'lsa, oldingi protokollarni o'zgartiring.
7 Oldingi protokoldagi haqiqiy savollarga ovoz bering va ularni muhokama qilish jarayonini, ovoz berish natijalarini yoki umumiy natijani yozib oling.
8 Boshqa ovozlarni, masalan, ofitserlarni tanlashni, lehiga, qarshi yoki betaraf qolgan ovozlar sonini yozib oling. Bitta ovoz berishdan bosh tortganlardan tashqari, odamlarning ismlarini va qanday ovoz berganliklarini yozish shart emas. Ovoz berishdan bosh tortishining sababini va ovoz berish paytida kimdir xonani tark etganini aytib bering.
9 Kun tartibidagi masalalar ro'yxatini tuzing va ular orasida eslatma yozish uchun bo'sh joy qoldiring.
10 Kun tartibidagi masalalar, nima va kim tomonidan aytilganini muhokama qiling.
11 Uchrashuvda muhokama qilingan barcha dolzarb masalalarni, shuningdek, keyingi uchrashuvda gapirishi kerak bo'lgan odamlarni sanab o'ting.
12 Kun tartibiga kirmaydigan masalalar va ularni kim so'raganiga, shuningdek munozaralar natijalariga e'tibor bering.
13 Qayta ko'rib chiqish, yangilash yoki ovoz berish uchun taklif qilingan qarorlarning natijasini ko'rsating. Rasmiy qarorning o'zi alohida hujjat sifatida taqdim etiladi.
14 Keyingi uchrashuvning sanasi va vaqtini ko'rsating.
15 E'tibor bering, yig'ilish ko'pchilik qarori yoki yakdillik bilan yopiq deb e'lon qilindi. Uchrashuvning tugash vaqtini ko'rsating.

3 -usul 3: Uchrashuvdan keyin

1 Protokolni iloji boricha to'liq to'ldiring va iloji boricha tezroq bajaring.
2 Ovoz berish natijalarini, kun tartibidagi masalalarni va qabul qilingan qarorlarni qalin qilib belgilang.
3 Protokol nusxalarini iloji boricha yig'ilish qatnashchilariga tarqatish, ularning mazmuni haqida fikrlarini bilish uchun. Agar hech qanday o'zgartirish taklif qilinmasa, bayonnomani rasmiylashtiring va keyin korporativ uchrashuvlar uchun maxsus papkaga joylashtiring. Uchrashuvning barcha ishtirokchilariga va unda bo'lmaganlarga bayonnomaning yakuniy varianti nusxalarini tarqatish.

Maslahatlar

Agar biror narsani tushunmasangiz, munozarani to'g'ri yozib olish uchun darhol tegishli savollarni bering. Tushuntirishni so'rash uchun siz protokolni to'liq tayyorlab bo'lguncha kutishingiz shart emas.
Qabul qilingan qarorlar va ovoz berish natijalari bayonnomada ko'rsatilishi kerak, lekin ularning nusxalari alohida papkada, olovdan, suvdan va boshqa omillardan himoyalangan joyda saqlanishi kerak. Elektron nusxalar ham shu papkada saqlanishi kerak.
Uchrashuv davomida har bir so'zni yozishga urinmang: aytilganlarni umumiy ma'noda yozing. Protokolni to'ldirishni tugatgandan so'ng, munozara jarayonini to'liqroq ochib berishingiz mumkin.
Sizning kompaniyangiz siyosati elektron aloqadan foydalanishni taqiqlashi mumkin. Endi bu juda kam uchraydi - barchasi qoidalar yozilgan vaqtga va yillar davomida qayta ko'rib chiqilganiga bog'liq. Shuning uchun, uchrashuv ishtirokchilari bilan shu tarzda muloqot qilishdan oldin, hech narsani buzmasligingizga ishonch hosil qiling. Agar siz umidsiz eskirgan bo'lsa, siz ushbu turdagi qoidalarga o'zgartirishlar kiritishingiz mumkin.

Ogohlantirishlar

Protokol loyihasini yig'ilish qatnashchilariga ko'rib chiqish va qayta ko'rib chiqish uchun topshirishda ehtiyot bo'ling, chunki bu ularga aytganlarini o'zgartirish imkoniyatini beradi. Protokol tugallangach, hamma unga kiritilgan har qanday o'zgarishlardan xabardor ekanligiga ishonch hosil qiling: shu tarzda ma'lumotlar to'g'ri talqin qilinadi va hech kim adashmaydi.