Tarkib

• Qadam bosish
• 2-qismning 1-qismi: kun tartibini yozish
• Noldan boshlab kun tartibini yarating
• Taqvim shablonidan foydalanish
• 2-qismning 2-qismi: Taqvimdan foydalanishning eng yaxshi usullari
• Maslahatlar

Tartibli yig'ilish yaxshi yozilgan kun tartibini talab qiladi. Sizning uchrashuvingiz juda ko'p uchrashuvlar kabi zerikarli va samarali bo'lishiga yo'l qo'ymang. Batafsil, ammo moslashuvchan kun tartibiga rioya qilgan holda, siz barcha uchrashuv maqsadlariga eng qisqa vaqt ichida erishish uchun uchrashuvingizni soddalashtirilgan va diqqat markazida saqlashingiz mumkin. O'zingizning taqvimingizni yozishni xohlaysizmi, shablonni ishlatishni xohlaysizmi yoki allaqachon mavjud bo'lgan taqvimdan maksimal darajada foydalanishni xohlaysizmi, boshlash uchun quyidagi 1-qadamni ko'ring!

Qadam bosish

2-qismning 1-qismi: kun tartibini yozish

Noldan boshlab kun tartibini yarating

1. Taqvimingizga sarlavha berishdan boshlang. Eng yaxshi adabiyotlardan eng quruq jadvalga qadar deyarli har bir muhim hujjat sarlavhaga muhtoj va uchrashuv kun tartiblari ham bundan mustasno emas. Sizning sarlavhangiz o'quvchiga ikki narsani aytib berishi kerak: Birinchidan, u kun tartibini o'qiyotganligi, ikkinchidan, uchrashuv mavzusi. Bir qarorga kelgach, bo'sh hujjatning yuqori qismiga sarlavhangizni qo'ying. Sarlavha gul yoki murakkab bo'lishi shart emas - biznes sharoitida odatda oddiy va to'g'ridan-to'g'ri sarlavhalar eng yaxshisidir.
   • Sarlavha uchun alohida yoki katta shriftlardan foydalanish istagiga qarshi turing. Ko'pgina hollarda siz Times New Roman yoki Calibri kabi sodda va obro'li shriftdan foydalanishni xohlaysiz va sarlavhangizni hujjatdagi boshqa harflar bilan bir xil o'lchamda (yoki biroz kattaroq) qilishni xohlaysiz. Yodingizda bo'lsin, sizning sarlavhangizning maqsadi o'quvchilarga nima qarab turishini xabardor qilish, ularning ko'nglini ochish yoki chalg'itishi shart emas.
2. Qo'shish "JSSV?’, ’rostmi?"va"qachon?"sarlavhaga ma'lumotlar. Sarlavhadan so'ng, yig'ilish kun tartibida, odatda, ish joyingiz qanchalik rasmiy bo'lishiga qarab har xil bo'lishi mumkin bo'lgan sarlavha mavjud. Ushbu sarlavha odatda sarlavha ostidagi satrga to'g'ri keladi. Odatda, sarlavhada siz muhokama qilinadigan mavzuga hech qanday aloqasi bo'lmagan uchrashuv haqidagi aniq ma'lumotlarni qisqacha sanab o'tasiz. Buning sababi shundaki, hozir bo'lmagan odamlar bu qachon va qaerda bo'lganligini va kimlar bo'lganligini bilib olishlari kerak. Quyida siz qo'shishingiz mumkin bo'lgan bir nechta narsalar mavjud; siz tanlagan ma'lumotlardan qat'i nazar, har bir ma'lumotni aniq belgilab qo'yganingizga ishonch hosil qiling (yorliq matni qalin qilib bu erda yaxshi ishlaydi):
   • Sana va vaqt. Ular birgalikda yoki o'zlarining alohida bo'limlarida to'planishi mumkin.
   • Manzil. Agar sizning biznesingiz bir nechta manzilga ega bo'lsa, siz manzilni yozishingiz mumkin, ammo bitta joy bo'lsa, siz uchrashadigan xonani nomlashingiz mumkin (masalan, №3 Uchrashuv xonasi).
   • Ishtirokchilar. Lavozim nomlari odatda ixtiyoriy, ammo shart emas.
   • Ishtirok etadigan maxsus shaxslar. Bu maxsus mehmonlar, ma'ruzachilar yoki konferentsiya rahbarlari bo'lishi mumkin.
3. Maqsadlar bilan qisqa bayonot yozing. Maqsadlari aniq bo'lmagan uchrashuvlar qimmatbaho vaqtni yo'qotish xavfini tug'diradi, chunki ishtirokchilar nima haqida gaplashishni hal qilishadi. O'zingizning sarlavhangizdan keyin bir qatorni o'tkazing va maqsadlar bo'limini "Maqsad" yoki "Maqsad" kabi sarlavha bilan belgilash uchun qalin yoki pastki chizilgan matndan foydalaning, so'ngra ikki nuqta yoki yangi satr. Keyin siz uchrashuv uchun muhokama qilinadigan fikrlarni bir nechta ixcham va aniq jumlalar bilan tasvirlaysiz. Bu erda taxminan 1-4 ta jumla yozishni maqsad qilib oling.
   • Masalan, agar biz byudjet yig'ilishining maqsadlari to'g'risida bayonot yozmoqchi bo'lsak, quyidagilardan foydalanishimiz mumkin: "Maqsad: 2014-2015 moliyaviy yil uchun asosiy byudjet maqsadlarini sanab o'ting va uzoq muddatli xarajatlarni tejash choralarini muhokama qiling. Bundan tashqari, ilmiy-tadqiqot ishlari bo'yicha direktor Markus Feldman yaqinda o'tkazilgan tanlov bo'yicha o'tkazilgan so'rov natijalarini taqdim etadi. "
   • Agar siz ilgari ilmiy kontekstda yozgan bo'lsangiz, maqsadlar bayonini yig'ilishning qisqacha mazmuni deb hisoblang. Siz asosan keng miqyosda, yig'ilishda nimani muhokama qilish kerakligini batafsil bayon qilmasdan aytmoqdasiz.
4. Uchrashuvning asosiy fikrlari jadvalini yozing. Jadvallar biznes uchrashuvlarning juda uzoq davom etish tendentsiyasiga qarshi kurashishda yordam beradi. Maqsadlar haqidagi bayonotingizdan keyin bir qatorni o'tkazib yuboring, jadvalingizga qalin yoki pastki chizilgan sarlavha bering va jadvalingizda vaqtlarni (asosiy muhokama nuqtalariga mos ravishda) yaratishni boshlang. O'qishni osonlashtirish uchun har bir davrga o'z qatorini bering.
   • Bilan har bir vaqt oralig'ini ko'rsating yoki rejalashtirilgan boshlanish va tugash vaqti, yoki har bir qismni olishni xohlagan vaqtingiz. Bir yoki boshqa tizimni tanlang va izchil bo'ling - narsalarni aralashtirish professional bo'lmagan ko'rinadi.
   • Boshqacha qilib aytganda, siz har bir vaqt oralig'ini ushbu suhbat mavzusi uchun boshlanish va tugash vaqti bilan belgilamoqchisiz yoki shunchaki qancha davom etishini xohlasangiz yozing. Masalan, misol qatori bo'lishi mumkin "14:00 - 14:05: Kirish va taqdimot " yoki ’5 min: Kirish va mavjudlik. ”Ammo, siz ikkala tizim o'rtasida almashinishdan saqlanishingiz kerak.
5. Har qanday maxsus mehmonlar uchun jadvalda vaqtni ajrating. Agar sizning uchrashuvingizga mehmonlar muhim mavzularni muhokama qilish uchun kelishsa, siz ushbu odamlar uchun uchrashuvga vaqt ajratishni xohlaysiz. Har bir mehmonga bir nechta suhbat mavzusi bo'lsa ham, o'zlarining vaqt oralig'ini bering. Shu tarzda har kim o'z mavzusini xohlaganicha tashkil qilishi mumkin.
   • Rejalashtirishda noqulay vaziyatga tushib qolmaslik uchun mehmonlar bilan oldindan bog'lanib, ularning har biri suhbat mavzusi uchun qancha vaqt kerakligini bilib oling.
6. Uchrashuv oxirida boshqa har qanday ish uchun qo'shimcha vaqt qoldiring. Shu vaqt ichida odamlar suhbatning chalkash mavzulari to'g'risida tushuntirishlar so'rashlari, o'zlarining fikrlarini bildirishlari, bo'lajak uchrashuvlar uchun mavzularni taklif qilishlari va boshqa izohlar berishlari mumkin. Siz ushbu so'rovnomani jadvalingizga oxirgi narsa sifatida kiritishingiz yoki uni uchrashuvning so'nggi nuqtasidan keyin o'zingiz qilishingiz mumkin.
   • Agar siz uchrashuvingiz oxiriga yetgan bo'lsangiz va hech kimda qo'shimcha savollar yoki sharhlar bo'lmasa, siz har doim uchrashuvni erta tugatishingiz mumkin. Ko'plab ishtirokchilaringiz buning uchun sizga minnatdor bo'lishlari mumkin!
7. Shuningdek, suhbat mavzulariga umumiy nuqtai nazarni taqdim etishingiz mumkin. Odatda, kun tartibi uchrashuvning kun tartibidagi sher ulushidir - odamlar munozaraga rahbarlik qilishlari kerak bo'lgan qism. Ammo, bu qo'shimcha kuch sarflash zarur bo'lmasa ham, asosiy fikrlar haqida qo'shimcha ma'lumot berish, diqqatni chalg'itadigan ishtirokchilarga juda foydali bo'lishi mumkin. Qisqa reja ishtirokchilarga uchrashuvda keltirilgan g'oyalar tartibini eslatib turadi va zikr etilgan har bir mavzuni saqlab qolish qiyin bo'lganlarga yordam beradi. Quyida siz foydalanmoqchi bo'lgan xulosa turiga misol keltirilgan:

   • I. Yuqori ustuvor byudjet moddalari

     • A. Xodimlarning sayohat byudjeti

       B. dilerlarning stavkalari

       • men. Yaxshi shartnoma bo'yicha muzokara olib bormoqdamisiz?

       C. lobbichilik xarajatlari

     II. Tovar ayirboshlashni yaxshilash bo'yicha chora-tadbirlar

     • A. Muqobil xizmat shartnomalari

       • men. Mijozlarga taqdim etiladigan variantlar

         II. Fikr-mulohaza oling

       B. Mobil texnologiyalarga qayta sarmoya kiritish

     ...va hokazo.

8. Taqvimni tarqatishdan oldin xatolarni tekshiring. Ba'zi ishtirokchilar yig'ilish kun tartibiga katta ishonishlari mumkinligi sababli, uni tarqatishdan oldin uni xatolar uchun tekshirib ko'rish juda yaxshi fikr. Buni qilish nafaqat tashrif buyuruvchilarga yaxshilik emas, balki sizning tafsilotlaringizga va sizning mavqeingiz uchun qadr-qimmatingizga ijobiy ta'sir ko'rsatadi.
   • Bundan tashqari, kundaligingizda xatolar yo'qligini tekshirish sizga yordam berishi mumkin vaqt va sizni qutqaring yuz Xatolarga to'la kun tartibini tushuntirishga vaqt sarflash sizning uchrashuvingizni chalkashtirib yuborishi va sizni xijolatga solishi mumkin, ayniqsa muhim odamlar bo'lganida.

Taqvim shablonidan foydalanish

1. Matn protsessoringizga kiritilgan shablondan foydalaning. Microsoft Office, Mac uchun sahifalar va boshqalar kabi ko'plab matnlarni qayta ishlash dasturlarida har xil shaxsiy va professional hujjatlar, shu jumladan yig'ilish kun tartiblari uchun standart shablonlar mavjud. Ushbu shablonlar yordamida siz hayratlanarli darajada tez va osonlikcha professional ko'rinishga ega hujjat yaratishingiz mumkin. Odatda bu turdagi shablonlar mantiqiy bo'limlarga bo'linib, estetik ko'rinishga ega - faqat tegishli joylarni tegishli maydonchalarga yozing, shunda tayyor bo'lasiz!
   • Har bir matn protsessori biroz boshqacha bo'lsa-da, aksariyat shablon varianti sizga dastur oynasining yuqori qismidagi menyu satridan shablonlarga o'tishga imkon beradi.
   • Agar sizning matn protsessoringiz shablonlardan foydalana olsa, lekin yig'ilish kun tartibiga tegishli shablonlarga ega bo'lmasa, uni dastur ishlab chiqaruvchisi veb-saytidan yuklab olishingiz mumkin. Masalan, Microsoft Word uchun shablonlar office.microsoft.com saytida, Mac uchun sahifalar uchun shablonlarni Apple App do'konida topish mumkin.
2. Shablonni tashqi manbadan yuklab olishingiz mumkin. Agar sizning so'z protsessoringiz sukut bo'yicha taqvim shablonlari bilan birga kelmasa va siz ularni rasmiy saytga kiritolmasangiz, xavotirlanmang - Internetda juda ko'p bepul shablonlar mavjud. Siz tanlagan qidiruv tizimida, masalan, "yig'ilish kun tartibi shablonini" oddiy qidirish sizga o'nlab tegishli natijalarni beradi. Ammo, bu natijalarning hammasi ham rasmiy, ishonchli manbalardan kelib chiqmaganligi sababli, qaysi shablonlardan foydalanishni tanlashda farq qilish kerak. Quyida siz tashrif buyurishingiz mumkin bo'lgan bir nechta tashqi saytlar mavjud:
   • So'z shablonlarini saqlash - Ushbu professional sayt Microsoft Word uchun ko'plab sifatli shablonlarni taqdim etadi.
   • Word Templates Online - Word andozalari uchun yana bir ajoyib manba. Biroq, ushbu sahifada faqat bir nechta tanlov mavjud.
   • iWorkCommunity - Sahifalar uchun yaxshi taqvim shabloni. Biroq, bu shablon Sahifalarning eski versiyalari uchun (2009 yildan oldin).
   • App Store-da sahifalar uchun tonna shablonlar mavjud. Afsuski, bularning barchasi bepul emas.
3. Shabloningizdagi maydonlarni to'ldiring. Matn protsessoringizdan mos shablonni topganingizdan yoki o'zingiz yoqtirgan shablonni yuklab olganingizdan so'ng, shablonni kerakli ma'lumotlar bilan to'ldirishingiz kifoya. Ko'pgina shablonlarda sizning ismlaringiz, vaqtlaringiz, suhbat mavzularingiz, bo'limlar sarlavhalari va boshqalarni yozishingiz uchun aniq belgilangan joylar bo'ladi. Kun tartibingizni to'ldirish uchun barcha tegishli maydonlarni to'ldiring va keyin ishingizni xatolar uchun tekshiring. Taqvim shablonlari qanchalik foydali bo'lsa ham, ular sizni imlo, grammatika va faktik xatolardan himoya qilmaydi.
   • Hech bir maydonni bo'sh qoldirmang. Hech narsa, masalan, jadvaldagi "Faqat shu yerga yozing" degan satrdan ko'ra havaskorroq ko'rinmaydi. Agar biron sababga ko'ra shablonning ba'zi qismlarini to'ldirishni istamasangiz, ularni bo'sh qoldirish o'rniga ularni o'chirib tashlang.
4. Taqvimingizni ehtiyojlaringizga moslashtirish uchun kichik o'zgarishlarni amalga oshiring. Uchrashuv kun tartibi shablonlari juda foydali bo'lishi mumkin, ammo siz asl kalendar uslubi va tartibiga to'liq rioya qilishingiz uchun hech qanday sabab yo'q. Taqvimingiz kompaniyangiz siz uchun belgilagan va siz yig'ilish uchun belgilagan standartlarga muvofiqligini tekshirish uchun shablonning mazmuni va uslubiga o'zingizga mos keladigan tarzda o'zgartirishlar kiriting.
   • Masalan, agar siz ma'lum bir shablon juda yaxshi ko'rinadi deb o'ylasangiz, lekin uning sarlavhasi shunchalik uzunki, u chalg'itadigan bo'lsa, sarlavhaning keraksiz qismlarini xohlagancha o'chirib tashlang, agar shunday qilsangiz. hujjat tartibi buzilmagan yoki kun tartibi chirkin ko'rinadi.

2-qismning 2-qismi: Taqvimdan foydalanishning eng yaxshi usullari

1. Avval eng muhim mavzularni tanlang. Uchrashuvlarni rejalashtirishda, eng muhim mavzuni jadvalning old qismiga qo'yish odatda yaxshi siyosatdir. Shu bilan siz ikkita narsaga erishasiz. Birinchidan, bu har kimga ushbu muhim mavzularni, ularning chetida bo'lganida va uchrashuv boshlanishida hali charchamagan paytda muhokama qilishga imkon beradi. Ikkinchidan, agar uchrashuv muddatidan oldin tugasa yoki ba'zi ishtirokchilar oxirigacha ketishlari kerak bo'lsa, bu muhim mavzular allaqachon muhokama qilinganligini ta'minlaydi.
   • Uchrashuvlar har doim ham rejalashtirilganidek bo'lmaydi. Agar uchrashuv oxirida kichik, ahamiyatsiz mavzular tashlansa, ularni o'zingiz hal qilishingiz yoki keyinroq boshqa uchrashuvni rejalashtirishingiz mumkin. Ammo, agar siz suhbatning asosiy mavzularini yoritishga qodir bo'lmasangiz, uchrashuvingiz maqsadning bir qismiga erisha olmadi, bu sizni xafa qilish va xijolat qilishi mumkin. Eng muhim mavzularni jadvalning yuqori qismiga qo'yishga xalaqit beradi asosan bu muammo.
2. Taqvim jadvaliga rioya qiling, ammo moslashuvchan bo'ling. Uchrashuvni rejalashtirish va o'tkazishda eng katta xavf-xatarlardan biri bu uning rejalashtirilganidan ko'proq vaqt talab qilishi. Xodimlar odatda bitta yoqtirmaslik juda uzoq uchrashuvlar va juda to'g'ri, chunki ular nihoyatda zerikarli bo'lishi mumkin va buning o'rniga odamlarga haqiqiy ish qilishlariga to'sqinlik qiladi. Uchrashuvingizni jadvalga muvofiq ravishda o'tkazish uchun soatni kuzatib boring va agar imkoningiz bo'lsa, muloyimlik bilan quyidagi kabi bir narsa bilan davom eting: «Agar biz bu erdan o'z vaqtida chiqib ketmoqchi bo'lsak, albatta keyingi mavzuga o'tishimiz kerak. "
   • Biroq, uchrashuvlar ko'pincha rejaga muvofiq o'tmaydi, shuning uchun agar sizning uchrashuvingizning biron bir qismi siz xohlagan vaqtdan ko'proq vaqt talab qilsa, siz uni qoplashga tayyor bo'lishingiz kerak. Uchrashuvingiz uchun cheklangan vaqt ichida iloji boricha ko'proq muhokama qilishga moslashuvchan bo'ling. Masalan, agar sizning uchrashuvingizning bir qismi kechiktirilgan bo'lsa, siz uchrashuvning boshqa qismlari uchun munozarani qisqartirishingiz yoki o'z vaqtida tugashiga ishonch hosil qilish uchun uchrashuvning unchalik ahamiyatsiz qismlarini umuman qoldirishingiz mumkin.
3. Uchrashuvdan oldin kun tartibingizni yozishni boshlang. Taqvimlar boshqa turdagi biznes hujjatlari (masalan, hisobotlar, ma'lumotlar jadvallari, taqdimot slaydlari va boshqalar) kabi muhim ahamiyatga ega emasligiga qaramay, siz hali ham taqvimingiz professional va silliq ko'rinishini xohlaysiz, ayniqsa, agar siz uni o'zingizning hamkasblaringiz bilan baham ko'rsangiz. uchrashuv. uchrashuv. Sifatli hujjat tayyorlash uchun etarli vaqtingiz borligiga ishonch hosil qilish uchun kundalikni iloji boricha erta yozishni boshlang.
   • Erta boshlash ham uchrashuv kun tartibiga oid fikr-mulohazalarni olishning afzalliklarini beradi. Taqvimingizning dastlabki versiyasini hamkasblaringiz yoki rahbarlaringiz bilan baham ko'rish va ularning ma'lumotlarini so'rash sizga kamchiliklarni tuzatishga va ilgari bo'lmagan kamchiliklarni qo'shishga yordam beradi. Agar taqvimni yozish uchun oxirgi soniyani kutsangiz, bu fikrni so'rashga vaqtingiz qolmasligi mumkin.
   • Uchrashuvdan bir kun oldin muntazam kunlik yig'ilish kun tartibini yozish bilan shug'ullanishingiz mumkin bo'lsa-da, muhim uchrashuvga tayyorgarlik ko'rish uchun bir necha hafta vaqt ketishi mumkin.
4. Yig'ilish qatnashchilari bilan kun tartibini o'rtoqlashing. Uchrashuvga har kim muhokama qilinadigan mavzuni to'liq bilishi bilan kelishini ta'minlash uchun siz kun tartibini oldindan hamma bilan bo'lishishni xohlaysiz. Siz ishlayotgan korporativ madaniyatga qarab, bu bir nechta nusxalarni bosib chiqarish va ularni shaxsiy topshirish yoki oddiygina elektron pochta orqali elektron pochta orqali elektron pochta orqali yuborish demakdir. Ammo siz taqvimingizni tarqatasiz, uni yuborishdan oldin uning texnik xatosizligiga ishonch hosil qiling.
   • Uchrashuvning ahamiyatiga qarab, siz yig'ilishdan kamida bir-ikki soat oldin ishtirokchilarga kun tartibini berishni xohlaysiz. Katta, muhim uchrashuvlar uchun kun tartibini bir kun yoki undan ko'proq oldin yuborish kerak bo'lishi mumkin.
   • Odamlar ko'pincha band yoki unutuvchan bo'lishlari sababli, kimdir o'zlarini unutgan taqdirda, kun tartibining qo'shimcha nusxalarini yig'ilishga olib kelish oqilona fikrdir.

Maslahatlar

• Agar kimdir yig'ilishga kela olmasa, kun tartibining yuqori qismida "E'lon qilingan yo'q" bo'limini yaratishni o'ylab ko'ring yoki buning uchun joy qoldiring va shunchaki yig'ilish paytida e'lon qiling.
• Bittasi uchun ajoyib manba samarali uchrashuv "DARV" dan foydalaniladi: Maqsadlar, kun tartibi, rollar va javobgarlik. Avvalo, sizning uchrashuvingiz bitta bo'lishi kerak ob'ektiv bor. Agar siz shunchaki ma'lumot berish uchun yig'ilish o'tkazayotgan bo'lsangiz, uchrashuv bilan odamlarning vaqtini behuda sarflamang. Ularga xabarnoma yuboring. Maqsad faol tarkibiy qismga ega bo'lishi kerak va agar iloji bo'lsa mahsulot namoyish etilishi kerak: "Jamoa uchun har choraklik maqsadlarni belgilang". Kun tartibi - bu maqsadga erishish uchun siz hal qiladigan mavzular ro'yxati, sizni yo'lda ushlab turish uchun vaqt chegarasi. Masalan, "1. O'tgan chorakdagi gollarning holatini tekshiring (15 daqiqa), 2. Maqsadlar bo'yicha boshqa har qanday biznes takliflar (20 daqiqa), 3. Eng yaxshi 5 ta golni tanlang (10 daqiqa) va hk." Rollar va mas'uliyat uchun siz yig'ilishni kim olib borishini, kim eslatmalarni olib borishini va yig'ilish natijalari bo'yicha kimlar vazifalarni tayinlashini aniqlaysiz.
• Agar sizning kompaniyangizda kalendarlar uchun maxsus shakl mavjud bo'lsa, ushbu shakldan shablon sifatida foydalaning. Ba'zi joylarda formulaga rioya qilish juda muhimdir.
• Hamkasblaringiz nimani afzal ko'rganiga qarab, odamlar kun tartibi uchun g'oyalarni taklif qilishlari uchun muddat bo'lishi foydali bo'lishi mumkin. Yakunlanadigan sana va vaqtni ko'rsating va unga rioya qiling. Taqvimni yaxshilaydigan yoki voqealar asl taqvimingiz o'rnini bosadigan qo'shimchalar uchun joy ajrating.