Tarkib

• Qadam bosish
• 3-qismning 1-qismi: SOP-ni sozlash
• 3-qismning 2-qismi: SOP-ni yozish
• 3-qismning 3-qismi: Muvaffaqiyat va aniqlikni ta'minlash
• Maslahatlar

Standart operatsion protsedura (SOP) vazifani bosqichma-bosqich bajarish haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi. Mavjud SOP faqat o'zgartirilishi va yangilanishi kerak, ammo siz uni butunlay o'rnatishingiz kerak bo'lgan vaziyatga tushib qolishingiz mumkin.

Qadam bosish

3-qismning 1-qismi: SOP-ni sozlash

1. Formatini tanlang. SOP yozishning to'g'ri va noto'g'ri usuli yo'q. Ammo, ehtimol sizning kompaniyangizda kerakli o'rnatish haqida tasavvurga ega bo'lish uchun qarashingiz mumkin bo'lgan bir qator SOP mavjud. Masalan, mavjud SOP-lardan (agar mavjud bo'lsa) foydalaning. Agar yo'q bo'lsa, sizda bir nechta variant mavjud:
   • Oddiy qadamlar bilan o'rnatish. Bu qisqa, mumkin bo'lmagan natijalarni beradigan va oqilona aniq bo'lgan muntazam protseduralar uchun foydalidir. Darhaqiqat, kerakli hujjatlar va xavfsizlik choralaridan tashqari, bu oddiygina jumlalar bilan o'quvchiga nima qilish kerakligini aytib, fikrlar ro'yxatidan boshqa narsa emas.
   • Ierarxik qadamlar bilan o'rnatish. Bu uzoqroq protseduralar uchun yaxshi ishlaydi - o'ndan ortiq bosqichda, qarorlarni qabul qilishni, aniqlashtirishni va terminologiyani tushuntirishni talab qiladi. Bu odatda asosiy bosqichlar va ularning pastki bosqichlari ma'lum bir tartibda ro'yxati.
   • Oqim jadvallari bilan sozlash. Agar protsedura xaritaga o'xshash bo'lsa, natijada turli xil natijalar mavjud bo'lsa, oqim sxemasi eng yaxshi echimdir. Natijalarni to'g'ri taxmin qilish mumkin bo'lmaganda, ushbu sozlamani tanlashingiz kerak.
2. Tomoshabinlaringiz haqida o'ylab ko'ring. SOP yozishdan oldin uchta muhim narsani hisobga olish kerak:
   • Sizning tinglovchilaringiz allaqachon nimalarni bilishadi? Sizning jamoat tashkilot va uning tartib-qoidalari bilan tanishmisiz? Ular terminologiyani biladilarmi? Siz foydalanadigan til o'quvchining bilimi va hissasiga mos kelishi kerak.
   • Tomoshabinlaringizning til qobiliyatlari. Sizning SOP "" ni o'qiganingizda, sizning tilingizda gaplashmaydigan odamlar bo'lishi mumkinmi? Agar shunday bo'lsa, rasmlarni taglavhalari va diagrammalar bilan qo'shib qo'yish yaxshidir.
   • Tinglovchilaringizning hajmi. Agar sizning SOP-ni bir vaqtning o'zida ko'plab odamlar (turli xil rollarda) o'qisa, siz hujjatni spektaklda dialog sifatida o'rnatishingiz kerak: 1-foydalanuvchi nimadir qiladi, keyin 2-foydalanuvchi va hk. Shu tarzda, har bir foydalanuvchi uzluksiz ishlaydigan mashinada o'zini tishli tish sifatida ko'rishi mumkin.
3. "O'zingizning" bilimingiz haqida o'ylang. Xulosa shu: siz buni yozishga to'g'ri keladigan odammisiz? Bu nima haqida ketayotganini tushunasizmi? Qanday qilib noto'g'ri bo'lishi mumkin? Qanday qilib xavfsiz bo'lishi kerak? Agar yo'q bo'lsa, yaxshisi ishni boshqa birovga topshiring. Noto'g'ri yozilgan yoki yomonroq, noto'g'ri yozilgan SOP nafaqat mahsuldorlikni pasayishiga va tashkiliy muvaffaqiyatsizlikka olib keladi, balki xavfli bo'lishi va jamoangizdan atrof-muhitgacha ta'sir qilishi mumkin. Muxtasar qilib aytganda, bu siz olishni istagan xavf emas.
   • Agar bu siz bajarishga majbur bo'lgan loyiha bo'lsa, har kuni protsedura bilan shug'ullanadiganlardan yordam so'rashdan qo'rqmang. Suhbatlarni o'tkazish SOP yaratish jarayonining odatiy qismidir.
4. Qisqa yoki uzoq SOP o'rtasida birini tanlang. Agar siz protokol, atamashunoslik va hokazolarni yaxshi biladigan va shunchaki nazorat ro'yxati kabi qisqa va lo'nda SOPni xohlaydigan bir guruh odamlar uchun SOP yozsangiz yoki yangilasangiz, uni qisqartirishingiz mumkin.
   • Umumiy maqsad va boshqa tegishli ma'lumotlardan tashqari (sana, muallif, identifikatsiya raqami va boshqalar), faqat qadamlar ro'yxatini o'z ichiga oladi. Agar qo'shimcha tafsilotlar yoki tushuntirishlar kerak bo'lmasa, bu etarli.
5. SOP maqsadini yodda saqlang. Sizning tashkilotingizda qayta-qayta takrorlanadigan protsedura bilan shug'ullanayotganingiz aniq. Ammo ushbu SOP juda qadrli bo'lishining o'ziga xos sababi bormi? Unda xavfsizlikni ta'kidlash kerakmi? Muvofiqlik choralari? U mashg'ulot uchunmi yoki har kuni ishlatiladimi? Sizning SOP sizning jamoangiz muvaffaqiyati uchun zarur bo'lgan bir necha sabablar:
   • Muvofiqlik standartlari bajarilishini ta'minlash uchun
   • Ishlab chiqarish talablarini maksimal darajada oshirish
   • protsedura atrof muhitga salbiy ta'sir ko'rsatmasligini ta'minlash
   • Xavfsizlikni ta'minlash
   • Hamma narsa jadvalga muvofiq bo'lishiga ishonch hosil qilish uchun
   • Ishlab chiqarishdagi nuqsonlarning oldini olish uchun
   • O'quv hujjati sifatida foydalanish uchun
     • O'zingizning SOP-da nimani ta'kidlash kerakligini bilish, ushbu nuqtalar atrofida hujjat tuzilishini osonlashtiradi. Sizning SOP qanchalik muhimligini ko'rish osonroq.

3-qismning 2-qismi: SOP-ni yozish

1. Kerakli materialni tavsiflab bering. Texnik SOPlar, odatda, protseduraning o'ziga "qo'shimcha ravishda" to'rtta elementdan iborat:
   • Sarlavha sahifasi. Bunga 1) protsedura sarlavhasi, 2) SOP identifikatsiya raqami, 3) chiqarilgan yoki o'zgartirilgan sana, 4) SOP tegishli bo'lgan kompaniya, bo'lim yoki bo'lim nomi va 5) imzolar kiradi. SOPni tayyorlagan va tasdiqlaganlarning. Ushbu sahifani xohlaganingizcha o'rnatishingiz mumkin, agar bu ma'lumot aniq bo'lsa.
   • Indeks. Bu sizning SOPingiz uzoq bo'lsa, uni osongina qidirib topishingiz uchun kerak bo'ladi. Oddiy standart sozlash - bu erda sizga kerak bo'lgan narsa.
   • Sifat va sifat nazorati. Agar tekshirib bo'lmaydigan bo'lsa, protsedura yaxshi emas. O'quvchi kerakli natijaga erishilganligini tekshirishi uchun kerakli materiallar va tafsilotlar mavjudligiga ishonch hosil qiling. Bu boshqa hujjatlar shaklida bo'lishi mumkin, masalan, baholash misollari.
   • Malumot. Sizda keltirilgan yoki keltirilgan ma'lumotnomalarning ro'yxati mavjudligiga ishonch hosil qiling. Boshqa SOP-lar haqida gap ketganda, kerakli ma'lumotlarning ilovaga kiritilganligiga ishonch hosil qiling.
     • Ehtimol, sizning tashkilotingiz ulardan boshqa protokollardan foydalanishi mumkin. Agar siz allaqachon mavjud bo'lgan SOPlarga murojaat qilishingiz mumkin bo'lsa, ushbu tuzilmani qo'yib yuboring va u erda mavjud bo'lgan narsalarga rioya qiling.
2. Jarayonning o'zida quyidagilarga rioya qilganingizga ishonch hosil qiling.
   • Qo'llash sohasi va qo'llanilishi. Boshqacha qilib aytganda, jarayonning maqsadi, chegaralari, shuningdek undan qanday foydalanilishini tasvirlab bering. Standartlar, qoidalar, rollar va mas'uliyatlar, shuningdek kirish va natijalarni qo'shing.
   • Uslubiyat va protseduralar. Bu suyaklardagi go'sht - barcha qadamlarni, shu jumladan kerakli ma'lumotlarni va barcha kerakli jihozlarni sanab o'ting. Keyingi protseduralar va qaror qabul qilish omillarini qo'shing."Nima ... bo'lsa" nuqtalarini va har qanday buzilishlarni yoki xavfsizlik bilan bog'liq muammolarni aniqlang.
   • Terminologiyaga aniqlik kiritish. Umumiy tilda bo'lmagan qisqartma va iboralarni aniqlang.
   • Sog'liqni saqlash va xavfsizlik bo'yicha ogohlantirishlar. Bularni alohida bobda ko'rsating, shuningdek, ular bilan bog'liq bo'lgan qadamlar yonida yozing. Bu narsalarni ahamiyatsiz qilmang.
   • Uskunalar va materiallar. Kerakli narsalarni ro'yxatlang va qanday uskunalar yoki jihozlarning standartlarini qachon va qaerdan topishingiz mumkin.
   • Ogohlantirishlar va muammolar. Shunday qilib, muammolar bo'limi. Nosozliklar yuz berishi mumkin bo'lgan narsalar, nimalarga e'tibor berish kerakligi va yakuniy, mukammal mahsulot uchun muammo bo'lishi mumkinligi haqida suhbatlashing.
     • SOP-ni juda lingvistik va chalkash bo'lishiga yo'l qo'ymaslik va narsalarning mavjudligini ta'minlash uchun har bir mavzuga o'z bobini bering (odatda raqamlangan).
     • Bu to'liq ro'yxat emas; bu protsessual aysbergning faqat uchi. Sizning tashkilotingiz qaysi jihatlar e'tiborni talab qilishini ko'rsatishi mumkin.
3. Yozganlaringizni ixcham va oson o'qing. Ehtimol, auditoriyangiz ularni o'yin-kulgi uchun o'qimaydi. Qisqa va shirin qilib saqlang - aks holda siz e'tiboringizni yo'qotasiz yoki ular hujjatni olish qiyin va tushunishga qiynalishadi. Jumlalaringizni iloji boricha qisqa qiling.
   • Mana bitta yomon misol: Havo kirish joylaridagi barcha changlarni ishlatishdan oldin ularni olib tashlaganingizga ishonch hosil qiling.
   • Mana bitta yaxshi misol ": Ishlatishdan oldin havo kiradigan barcha changlarni vakuum bilan tozalang.
   • Umuman olganda, "siz" haqida gapirmang. Bu o'zi uchun gapiradi. Faol gapiring va gapingizni buyruq bilan boshlang.
4. Agar kerak bo'lsa, jarayonda ishtirok etgan xodimlardan ishni qanday bajarishi haqida intervyu oling. Siz xohlagan oxirgi narsa - bu mantiqiy bo'lmagan SOP yozish. Siz o'zingizning jamoangizning xavfsizligi, samaradorligi va vaqtiga xavf tug'dirasiz va amaldagi tartiblarni hisobga olmaysiz - hamkasblaringiz sizga minnatdorchilik bildirmaydilar. Agar kerak bo'lsa savol bering! Buni to'g'ri bajarish kerak!
   • Agar narsalar tushunarsiz bo'lsa, turli xil odamlardan barcha rol va mas'uliyatni o'z zimmalariga olishlarini so'rang. Jamoaning bir a'zosi SOPga rioya qilmasligi mumkin, boshqasi faqat ba'zi harakatlarida qatnashishi mumkin.
5. Matnning katta qismlarini diagrammalar va oqim jadvallari bilan qismlarga ajratib oling. Agar siz juda qiyin bo'lgan bir yoki ikkita qadam bilan ishlayotgan bo'lsangiz, uni diagramma yoki diagramma yordamida o'quvchilaringizga osonlashtirasiz. O'qish osonroq bo'ladi va bu ongga hamma narsani tushunish uchun barcha sa'y-harakatlardan tanaffus beradi. Va sizga u to'liqroq va yaxshi yozilgan ko'rinadi.
   • Ularni shunchaki ziravorlash yoki SOP-ni yanada ta'sirchan qilish uchun ishlatmang; buni mantiqiy ma'noga ega bo'lsa yoki til to'sig'ini engishga harakat qilsangizgina qiling.
6. Har bir sahifada to'g'ri kodlash mavjudligiga ishonch hosil qiling. Sizning SOPingiz shubhasiz ko'plab SOPlardan biridir. Shu sababli, sizning tashkilotingiz ma'lumotlar bazasini saqlashi kerak, unda hamma narsa ma'lum bir indeksatsiya tizimiga asoslangan holda saqlanadi. Sizning SOPingiz bu indekslashning bir qismidir va shuning uchun uni olish uchun ba'zi bir kodlash turlari kerak. Shuning uchun uni aniq bayon qilish kerak.
   • Har bir sahifada qisqa sarlavha yoki ID raqami, sanasi va sahifa raqami bo'lishi kerak. Sizga izohlar kerak bo'lishi mumkin; bu sizning tashkilotingizning ushbu masaladagi siyosatiga bog'liq.

3-qismning 3-qismi: Muvaffaqiyat va aniqlikni ta'minlash

1. Jarayonni sinovdan o'tkazing. Agar siz o'zingizning protsedurangizni sinab ko'rishni xohlamasangiz, ehtimol siz uni etarli darajada yozmagan bo'lishingiz mumkin. Jarayonni "cheklangan darajada tushunadigan" odamdan (yoki oddiy o'quvchining vakilidan) o'zingizning SOP-dan foydalanishni va unga amal qilishni so'rang. Ular qanday muammolarga duch kelishmoqda? Agar mavjud bo'lsa, ularga murojaat qilishingiz va kerakli o'zgarishlarni kiritishingiz kerak.
   • O'zingizning SOP-ni bir necha kishining tekshiruvidan o'tkazganingiz ma'qul. Turli xil odamlar turli xil narsalarga duch kelishadi, bu sizga ko'p (umid qilamanki foydali) javoblarni beradi.
   • Jarayonni hech qachon bunday qilmagan kishi tomonidan sinovdan o'tganligiga ishonch hosil qiling. Oldindan biladigan kishi sizning ishingizda birinchi o'rinda emas, ilgarilab ketishga ishonadi, shunda u belgini o'tkazib yubormaydi.
2. SOPni protsedurani aslida bajaradiganlar tomonidan baholang. Oxir-oqibat bu muhim emas haqiqatdan sizning xo'jayinlaringiz SOP haqida nima deb o'ylashadi. Gap o'sha erda bo'lganlar haqida aslida hamkorlik qilish kerak. Shuning uchun uni yuqori qavatdagi boshliqlarga yuborishdan oldin, qalamingizning mevasini ishni bajaradigan yoki bajaradiganlarga ko'rsating. Nima toping u undanmi?
   • Ularni jalb qilish va ularni jarayonning bir qismiga aylantirish orqali ular ushbu SOPni qabul qilishlari mumkin. Va ularning shubhasiz ajoyib g'oyalari bor!
3. SOP-ni maslahatchilaringiz va sifat nazorati bo'limi tomonidan tekshirib ko'ring. Jamoa yaxshi bo'lsa, uni maslahatchilaringizga yuborishingiz mumkin. Ular ishning o'zi haqida kamroq gapirishlari mumkin, ammo agar ular sozlamalari yaxshi bo'lsa, agar siz biron bir narsani unutgan bo'lsangiz, sizga xabar berishadi va sizga hamma narsani rasmiy va tizimning bir qismi qilish haqida xabar berishadi.
   • Hujjatlarni tasdiqlash uchun rasmiy marshrut tizimlaridan foydalaning, shunda tasdiqlash jarayoni to'g'ri imzolanganligiga ishonch hosil qiling. Bu har bir tashkilotdan farq qiladi. Siz shunchaki har kimning o'z so'zini aytganiga va barcha qoidalarga rioya qilinganligiga ishonch hosil qilishni xohlaysiz.
   • Pastda imzolar bo'lishi kerak. Aksariyat kompaniyalar endi elektron imzo bilan muammoga duch kelmaydilar.
4. SOP tasdiqlangandan so'ng uni ishlatishni boshlang. Ehtimol siz jalb qilingan xodimlar uchun treningni tashkil qilishingiz kerak bo'lishi mumkin, ammo bu sizning qog'ozingiz hojatxonada osilganligini anglatishi mumkin. Mumkin bo'lganidek, sizning ishingiz ishlatilganligiga ishonch hosil qiling! Siz buni qildingiz. Biroz tan olinadigan vaqt!
   • SOP-ning yangilanganligiga ishonch hosil qiling. Agar endi bunday bo'lmasa, darhol yangilanishni tashkil qiling, yangilanishlarni tasdiqlash va hujjatlashtirilganligini tekshiring va SOP-ni qayta yuboring. Sizning jamoangiz xavfsizligi, samaradorligi va muvaffaqiyati bunga bog'liq.

Maslahatlar

• Qadamlarni tushuntirish uchun shunchaki golland tilidan foydalaning.
• Yozma jarayon haqiqiy jarayonga mos kelishi uchun iloji bo'lsa, manfaatdor tomonlarni jalb qilishni unutmang.
• SOP ning eski versiyasi mavjudligini tekshiring. Ehtimol, siz o'zingizni bir nechta tezkor o'zgartirishlar bilan cheklashingiz mumkin. Ularni to'g'ri hujjatlashtirganingizga ishonch hosil qiling!
• Har bir yangi versiyada hujjat tarixiga ega bo'ling.
• O'quvchi jarayonni to'g'ri kuzatishi uchun oqim jadvallari va rasmlaridan foydalaning.
• Aniqlikka e'tibor bering. Ko'p izohlash mumkin emasligiga ishonch hosil qiling. Notanish odamga protsedurani ko'rsating va undan nima deb o'ylayotganini so'rang: siz hali ham kutilmagan hodisalarga duch kelishingiz mumkin.
• Hujjatni tasdiqlashdan oldin uni tekshirib ko'ring.